Come ed entro quando inviare la fattura elettronica allo SdI?

Per una corretta gestione delle fatturazioni, le aziende devono ben comprendere come ed entro quanto inviare la fattura elettronica allo SdI. Ci sono al momento delle regole precise che le imprese sono tenute a rispettare, soprattutto per evitare di incappare in spiacevoli sanzioni. Ecco tutto quello che c’è da sapere per rispettare le regole di invio della fattura elettronica allo SdI.

Fattura elettronica: i nuovi termini di invio

La più recente modifica al regolamento è strettamente legata al Decreto Crescita, l’ultimo provvedimento in termini di tempo riguardante la regolamentazione delle fatture elettroniche. Non solo, con la circolare numero 14/E del 17/06//2019 l’Agenzia delle Entrate ha provveduto anche a chiarire cosa succede in caso di invio tardivo e di omissione.

Ma quali sono i nuovi termini di invio delle fatture elettroniche?

Oggi il termine massimo è di 12 giorni, indicazione che modifica il termine precedente al Decreto Crescita, ovvero 10 giorni.

Cos’è lo SdI

SdI è l’acronimo di Sistema di Interscambio ed è un Sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate e svolge principalmente tre compiti:

• Riceve i file che contengono la FatturaPA (l’unica modalità di fattura elettronica accettata dall’Agenzie delle Entrate);
• Controlla i file ricevuti;
• Inoltra le fatture ricevute verso i destinatari, che possono essere la pubblica amministrazione o committenti privati, sia B2B che B2C.

Entro quanto inviare la fattura? Distinzione tra fattura immediata e fattura differita

Quando si cerca di capire come ed entro quanto inviare la fattura elettronica allo SdI è importante comprendere la differenza tra fattura immediata e fattura differita.
L’articolo 21 del d.p.r. numero 633/1972 ci viene in soccorso per fare chiarezza sulla differenza tra le due tipologie di fatture:

Fattura elettronica immediata: si tratta di una fattura la cui produzione coincide con l’effettuazione dell’operazione. Significa quindi che la data riportata dalla fattura è la stessa del giorno in cui è avvenuta la prestazione lavorativa. Per questa tipologia di fattura l’invio presso l’SdI deve avvenire entro 12 giorni dall’emissione (e conseguente effettuazione della prestazione).

Fattura elettronica differita: diverso il discorso per le fatture elettroniche differite, le quali possono essere inviate all’SdI entro il giorno 15 del mese successivo all’effettuazione dell’operazione. Questa tipologia di fattura è ammessa per i seguenti casi, come previsto dal comma 4 dell’articolo 21 del d.p.r. 633/1972:

• Quando vi è una cessione di beni per la quale la consegna e la spedizione avviene in più tranche, nei confronti della stessa persona fisica o giuridica, nell’arco dello stesso mese solare. In questi casi è possibile formulare una fattura elettronica differita che sia riepilogativa di tutte le transazioni avvenute nel mese. Ovviamente per correttezza vanno indicati i riferimenti ai documenti di consegna e alle rispettive date.
• Quando vi sono più prestazioni differite nel tempo. In questo caso è possibile fare una fattura elettronica differita, riportando comunque i dettagli delle prestazioni, nonché le date e le parti contraenti.

Nuovi termini di invio fattura elettronica: cosa è importante sapere

Come già accennato nei paragrafi precedenti il Decreto Crescita ha esteso a 12 giorni il termine di invio della fattura elettronica al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Questo provvedimento governativo ha modificato il comma 2 dell’articolo 21 del d.p.r 633/1972, già precedentemente ritoccato dall’articolo 11 del decreto-legge 119/2018. Oggi, dopo tutte le modifiche, ecco le principali cose da sapere per l’emissione della fattura elettronica:

• La fattura elettronica può essere emessa entro 12 giorni dall’effettuazione della prestazione, come specificato dall’articolo 6 del d.p.r. 633/1972;
• L’emissione della fattura elettronica, di conseguenza, non dovrà per forza di cose avvenire entro le ore 24 del giorno della prestazione ma anche entro i 12 giorni successivi;
• All’interno del campo “Data”, presente nella sezione “Dati Generali” dello scheletro della fattura elettronica, va inserita la data di effettuazione dell’operazione. Questa precisazione aiuta gli imprenditori che non hanno così problematiche di fraintendimento. Nel campo “Data” si inserisce la data della prestazione e i seguenti 12 giorni sono il tempo necessario per inviare il file all’SdI;
• Per la fattura elettronica differita, la quale come già specificato può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo all’ultima operazione, è possibile indicare come “Data” la data dell’ultima prestazione. Prendiamo in esempio un caso pratico. Immaginiamo 4 cessioni che un’impresa fa ad un terzo soggetto nelle seguenti date: 3 marzo, 6 marzo, 25 marzo, 27 marzo. La fattura e il seguente invio all’SdI possono essere generate nelle date dal primo aprile fino al 15 aprile. Per quanto concerne la “Data” da inserire nella fattura elettronica deve essere indicato il 27 marzo, ossia il giorno dell’ultima cessione.

Come verificare la correttezza della fattura elettronica

Davanti a queste nuove indicazioni spesso le imprese manifestano titubanza ad ogni produzione di nuova fattura. Per eliminare queste paure è bene verificare la correttezza della fattura elettronica.

Per le aziende che utilizzano un software gestionale per la produzione di fatturazione elettronica il compito è facilitato. Questi software operano tramite controlli preventivi in modo da evitare di inviare all’SdI una fattura che possa ritornare con un messaggio di scarto.

Ma non tutte le aziende utilizzano software gestionali appositi, pertanto l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione degli utenti una funzione denominata “controlla fattura”, disponibile all’interno della sezione “Fatture e Corrispettivi”.

Quando inviare la fattura elettronica: le sanzioni per tardiva emissione

A fronte di queste normative relative a come ed entro quanto inviare la fattura elettronica allo SdI, il mancato rispetto dei termini conduce inevitabilmente le aziende ad incappare in sanzioni.

Inizialmente, per favorire il processo di fatturazione, il legislatore aveva previsto una finestra temporale in cui non vi era nessuna applicazione di sanzioni. Questo era stato possibile grazie all’articolo 10 del DL numero 119/18 ed era attuabile solamente in caso di fatturazione elettronica comunque prodotta entro il termine di effettuazione della liquidazione IVA. Questa finestra temporale è scaduta il 30 settembre 2019.

Oggi il sistema sanzionatorio prevede invece delle sanzioni per tardiva emissione così come specificate nell’art. 6 del comma 1 del DLgs numero 471/97. Eccole nel dettaglio:

• Un importo compreso fra il 90% e il 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato, con un importo minimo pari a 500 euro;
• Un importo compreso tra 250,00 e 2.000,00 nel caso la violazione della fatturazione non sia incidente sulla corretta liquidazione del tributo. Si parla in questo caso di violazione formale.

Cessionario o committente: come essere in regola

Un altro elemento importante da sapere per chi si appresta ad operare con la fattura elettronica è relativo alle conseguenze sanzionatorie in cui può incappare il cessionario.

Per essere in regola il cessionario o committente deve:

• Produrre la cosiddetta “autofattura da regolarizzazione”, comunicandola al Sistema di Interscambio, qualora non abbia ricevuto la fattura entro quattro mesi dall’operazione. In questo caso deve inserire i propri dati nella sezione cessionario/committente ed i dati del fornitore nella sezione cedente/prestatore.
• In caso di ricezione di fattura irregolare deve trasmettere sempre l’“autofattura da regolarizzazione” entro 30 giorni dalla sua registrazione nell’SdI.

Solamente rispettando queste indicazioni, e quindi attenendosi a questi obblighi documentali da inviare al Sistema di Interscambio, il committente/cessionario può evitare di incorrere nelle sanzioni previste dall’art. 6 co. 8 del DLgs numero 471/97.

Come pagare la sanzione per emissione tardiva

Le sanzioni derivanti da omissioni, ritardi o errori all’interno della fattura elettronica sono da regolarizzare tramite l’istituto del pagamento delle sanzioni.

Questo avviene tramite la presentazione di un modello F24, specificatamente compilato nella sezione erario. Il codice tributo da utilizzare è il numero 8911 mentre nella sezione relativa all’anno vi è da inserire l’anno in cui si è verificata la violazione.