Guida al programma di fatturazione elettronica

Dopo l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica si è reso necessario l’utilizzo di appositi software che permettono di generare, trasmettere, ricevere e conservare le fatture in formato digitale.

Un buon software di fatturazione elettronica svolge tutte queste funzioni in maniera efficiente, rivelandosi un importante alleato per le aziende, che in questo modo:

• rispettano la normativa in vigore;
• semplificano la gestione delle transazioni finanziarie;
• riducono l’uso della carta;
• abbattono tempi ed errori manuali legati alle operazioni.

Come scegliere dunque il programma di fatturazione elettronica più adatto alle proprie esigenze? Quali sono i vantaggi connessi all’uso di questi software?

Cos’è un programma di fatturazione elettronica

Un programma di fatturazione elettronica è un software che automatizza il ciclo di vita delle fatture, dalla loro creazione fino alla registrazione nei sistemi contabili e alla conservazione digitale a norma di legge. Si tratta insomma di uno strumento che non solo facilita la conformità alle normative fiscali, ma offre anche numerosi vantaggi in termini di efficienza operativa.

L’adozione di un software può trasformare radicalmente il modo in cui l’azienda gestisce le fatture, assicurando:

• efficienza operativa, grazie all’abbattimento dei tempi necessari per gestire manualmente le operazioni;
• riduzione degli errori manuali e dunque, anche minori costi aggiuntivi legati a correzioni e rielaborazioni;
• piena conformità fiscale e rispetto di tutti i requisiti legali previsti;
• massima accessibilità e conservazione sicura dei documenti in formato digitale;
• migliore gestione del cash flow e delle scadenze;
• possibilità di integrazione con altri sistemi gestionali e contabili.

Come funziona un programma di fatturazione elettronica

Ma come funziona un software di fatturazione elettronica? In che modo riesce a gestire tutti i passaggi chiave in maniera automatizzata e semplice? Innanzitutto, permette di creare fatture digitali inserendo i dati essenziali, come i dettagli del cliente, la descrizione dei prodotti o servizi forniti, i prezzi e le tasse applicabili, e consentendo la personalizzazione delle fatture secondo le specifiche esigenze dell’azienda.

Per quanto riguarda l’emissione delle fatture attive il software permette di creare le fatture digitali inserendo i dati necessari, come dettagli del cliente, descrizione dei prodotti o servizi forniti, prezzi e tasse applicabili. Le fatture possono essere personalizzate secondo le esigenze specifiche, garantendo un’immagine professionale e conforme agli standard. Una volta creata, la fattura viene trasmessa al destinatario tramite canali digitali sicuri, come e-mail o Sistema di interscambio elettronico (SDI), rispettando tutti i requisiti normativi per evitare errori e garantire una comunicazione rapida e sicura.

Quando invece si riceve una fattura passiva, il software la importa automaticamente nel sistema, ne verifica la correttezza e la conformità agli standard fiscali e la registra nei sistemi contabili interni. La fattura viene quindi archiviata digitalmente, in modo sicuro e in conformità con le normative di conservazione. Questo processo automatizzato riduce la necessità di controlli manuali e garantisce che tutte le fatture passive siano accessibili e consultabili in qualsiasi momento.

Caratteristiche chiave di un programma di fatturazione elettronica

Ogni azienda può avere esigenze specifiche in fatto di fatturazione e gestione dei documenti. Tuttavia, ci sono delle caratteristiche chiave che permettono di individuare i programmi più efficienti.

Un buon programma deve garantire:

• facilità d’uso e un’interfaccia intuitiva e user-friendly;
• conformità normativa;
• sicurezza dei dati;
• integrazione con altri sistemi gestionali;
• flessibilità e scalabilità;
• un buon servizio di supporto e assistenza clienti.

TeamSystem ha racchiuso tutto questo nel suo software di fatturazione elettronica, TeamSystem Digital Invoice, che permette di automatizzare la gestione contabile delle fatture, semplificare incassi e pagamenti e, ovviamente, di comunicare in maniera diretta con lo SDI.