La PEC: come e perché conservarla

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è caratterizzata da un processo che certifica l’invio e la ricezione del messaggio: al mittente viene inviata una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata; allo stesso modo, al mittente viene inviata anche la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna del messaggio con precisa indicazione temporale.

Il processo prevede le seguenti fasi:

• Il mittente si collega al gestore, crea il messaggio e lo predispone per l’invio.
• Il gestore, dopo aver controllato le credenziali del mittente e le caratteristiche formali del messaggio, invia al mittente la ricevuta di accettazione contenente data e ora dell’invio, mittente, destinatario, oggetto del messaggio.
• Il messaggio viene “imbustato” in un altro messaggio, chiamato “busta di trasporto” che il gestore provvede a firmare digitalmente per certificare ufficialmente l’invio e la consegna del messaggio. La busta di trasporto contiene l’intero messaggio originale (completo di intestazione, corpo ed eventuali allegati) e viene corredata anche di un file xml (denominato “daticert.xml”) che specifica in formato elaborabile i dati di certificazione e le informazioni aggiuntive sul tipo di messaggio e tipo di ricevuta richiesta (id del messaggio PEC, la consegna e chi ha spedito la PEC).
• Il gestore del destinatario riceve la “busta”, controlla la validità della firma del gestore del mittente e la validità del messaggio; se i controlli hanno esito positivo, invia una ricevuta di presa in carico al gestore del mittente.
• Successivamente invia il messaggio alla casella di posta del destinatario e contemporaneamente invia una ricevuta di avvenuta consegna alla casella del mittente, che contiene il messaggio inviato, la ricevuta, la firma elettronica e il file daticert.xml.
• Il processo si conclude anche se il destinatario non ha ancora letto il messaggio di posta.

La PEC dunque, pur rientrando all’interno della corrispondenza aziendale, ha un suo specifico valore di prova legale attribuito dalla legge e può quindi diventare determinante per l’azienda in caso di contenzioso, accertamenti tributari, procedure concorsuali, e così via.

Rappresenta quindi una corrispondenza con rilevanza giuridica e di conseguenza la sua conservazione a norma diventa fondamentale.

Conservare la PEC non è solo utile a fini probatori, ma è anche un adempimento previsto dalla normativa civilistica e fiscale.

Infatti il Codice Civile all’articolo 2214 prevede l’obbligo per l’imprenditore di conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite; all’articolo 2220 dispone inoltre la conservazione per dieci anni delle lettere e dei telegrammi ricevuti, nonché delle copie delle lettere e dei telegrammi spediti. Naturalmente, in via interpretativa, queste regole si possono estendere alle e-mail rilevanti per l’impresa e quindi anche alla PEC.

Inoltre, i messaggi PEC che presentano un contenuto rilevante ai fini commerciali devono essere conservati dieci anni anche per soddisfare la normativa fiscale secondo l’art. 22 del D.P.R. 600/73.

In relazione all’obbligo di conservazione per dieci anni, bisogna anche ricordare che tale obbligo non è previsto per i gestori di Posta Elettronica Certificata, i quali di solito offrono certificati di validità dei messaggi PEC per un periodo limitato, senza un processo di consolidamento probatorio che renda le PEC opponibili ai terzi, pur essendo conservate nella web mail.

Il gestore, infatti, è obbligato a conservare su supporto ottico, per un periodo minimo di 30 mesi, i log dei messaggi, ma non i messaggi, quindi solo le informazioni relative allo scambio di mail ma non il loro contenuto.

Un’altra importante connotazione delle PEC diventa rilevante ai fini della conservazione: essendo i messaggi PEC dei documenti informatici, l’art. 43 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) dispone che la conservazione degli stessi venga eseguita nella modalità digitale secondo le regole tecniche in materia di sistema di conservazione, in modo da garantire il rispetto delle caratteristiche di paternità, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e immodificabilità, caratteristiche che garantiscono nel tempo valore legale al documento stesso.

Delle PEC ricevute, ai fini della conservazione, può essere opportuno eliminare la busta di trasporto e conservare il messaggio originale (tipicamente in formato .eml), con il file xml.

Delle PEC spedite è necessario conservare la “ricevuta di consegna completa” in quanto contiene tutti gli elementi atti a garantire la conservazione nel tempo, ovvero il messaggio inviato, la ricevuta, la firma elettronica e il file daticert.xml.