NSO: l’ordinazione completa e pre-concordata

L’ordinazione (ordini di acquisto) è il processo attraverso cui sono definiti l’oggetto e gli altri elementi della fornitura, come il prezzo, il luogo, il periodo di consegna ecc. Questo processo sarà automatizzato per gli enti del SSN e i loro fornitori e dovrà avvenire tramite il Nodo Smistamento Ordini (NSO)

Come già avvenuto per la Fatturazione Elettronica si stima che, via via che il processo sarà reso sempre più automatizzato, si genereranno benefici quali maggiore trasparenza, efficientamento, riduzione di costi e tempi di esecuzione di tutte le attività operative collegate. Ma vediamo cosa dice la normativa per quanto riguarda gli ordini di acquisto.

Le regole tecniche pubblicate sul sito della Ragioneria dello Stato definiscono l’ordinazione semplice come il processo, avviato dal Cliente pubblica amministrazione, in cui l’ordine è emesso e trasmesso in formato elettronico, mentre eventuali altri documenti sono prodotti e scambiati nei modi tradizionali (telefono, fax, e-mail, ecc.).  È prevedibile quindi che questo “processo semplice” sarà il più diffuso all’avvio dell’obbligo di legge ma non sarà certamente il più completo, in quanto una parte delle comunicazioni e dell’operatività sarà gestita ancora in modalità tradizionale e con documenti analogici.

Per ottenere la massima tracciabilità ed efficientamento degli ordini di acquisto tramite NSO è pertanto utile iniziare a comprendere il processo di ordinazione completo e pre-concordato, entrambi facoltativi e definiti da regole tecniche, e che potranno essere adottati fin da subito sulla base di un accordo tra Cliente pubblica amministrazione e fornitore di beni e servizi.

Più nel dettaglio, l’ordinazione completa, è uno scenario in cui:

• l’Ordine è emesso e trasmesso in formato elettronico dal Cliente al Fornitore
• è possibile produrre e scambiare in modalità telematica anche la Risposta trasmessa dal Fornitore al Cliente
• eventualmente, si ha anche l’Ordine di riscontro trasmesso dal Cliente al Fornitore.

L’ordinazione pre-concordata è invece uno scenario di processo in cui c’è una pre-autorizzazione all’ordine da parte del Cliente. In questo processo possono essere utilizzati due tipi di documento:

• l’ordine pre-concordato trasmesso dal Fornitore al Cliente
• l’eventuale ordine di riscontro trasmesso dal Cliente al Fornitore.

Anche in questi due scenari la normativa di riferimento prevede il ruolo dell’intermediario – come Teamsystem Digital – delegato a fasi del processo di ordinazione per facilitare la conformità alla norma e l’ottenimento di vantaggi operativi.