Nota spese: perché scriverla

La nota spese è l’elenco delle spese sostenute da un dipendente, rimborsate dall’azienda sulla base delle ricevute allegate che attestano gli effettivi costi.

Ti sarà capitato spesso di dover andare in trasferta per lavoro. E la maggior parte delle volte la trasferta non viene pagata in anticipo dal committente. Succede quasi sempre che, dopo aver terminato il lavoro, devi consegnare la nota spese alla società o alla persona che ti ha commissionato il lavoro in trasferta. Scopo della stesura e consegna della nota spese è farti rimborsare le spese sostenute.

Come scrivere una nota spese? I modi di redazione di una nota spese sono differenti. A volte puoi dover compilare un modulo pre-impostato che ti è stato dato: in questo caso non devi far altro che stampare il modulo e compilarlo in ogni sua voce. Altre volte, invece, può esserti chiesto di impostare in autonomia la nota spese. In questo caso, puoi scegliere di usare un documento Word o Excel, in modo da avere già pronto il modulo da utilizzare. In ogni caso, per compilare una buona nota spese è necessario indicare alcuni dati. Quali?

• I riferimenti dell’azienda committente: nome, ragione sociale, codice fiscale o numero di partita IVA.
• Dati identificativi della persona che ha effettuato la trasferta.
• La data in cui la trasferta è avvenuta e lo scopo della missione.

E’ importante la massima precisione nell’indicare le varie spese sostenute. Presentare infatti una nota spese con la somma totale, senza i dettagli dei costi, è da escludere. Al contrario, vanno indicate le varie voci e i relativi costi, allegando gli scontrini, le ricevute o le fatture.

Facciamo un esempio per le spese di viaggio. Se per la trasferta di lavoro utilizzi un aereo, un treno, uno o più autobus, un taxi o un’auto noleggiata, devi conservare il biglietto, la ricevuta, la fattura. Nel caso in cui non hai utilizzato nessuno di questi mezzi, ma hai sostenuto il viaggio e gli spostamenti con un mezzo proprio, allora devi avanzare come rimborso la spesa relativa al costo del carburante. Meglio se utilizzi una scheda carburante, quella che le aziende rilasciano ai propri dipendenti per registrare i costi sostenuti per lo svolgimento del loro lavoro. In alternativa, è preferibile fare benzina pagando con una carta bancomat, carta di credito o altro mezzo di pagamento tracciabile, in modo da avere l’evidenza dei costi.
Lo stesso accade anche per le spese di vitto e alloggio: dovresti sempre prestare attenzione nel farti rilasciare fatture e ricevute.

Infine, quando compili una nota spese, fai attenzione poi a non inserire voci di spesa fuori luogo o poco attinenti allo scopo della missione. Facciamo un altro esempio: quanto speso per le sigarette non può assolutamente essere inserito nella nota.