Pagamenti con modello F24: le regole per la conservazione

Quali obblighi sono previsti in materia di conservazione per i modelli F24 dei pagamenti? I documenti sono considerati fiscalmente rilevanti. Si applicano le disposizioni previste dal decreto ministeriale 17 giugno 2014 e dal CAD.

È previsto l’obbligo di conservazione per i modelli F24 che sono stati utilizzati per il pagamento di imposte e tributi?

I documenti rientrano tra quelli considerati fiscalmente rilevanti e la conservazione implica il rispetto del decreto ministeriale 17 giugno 2014 e delle regole previste dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale.

Imprese e intermediari abilitati sono chiamati alla conservazione dei modelli F24 generalmente per cinque anni. Si deve in ogni caso tenere in considerazione il termine di accertamento relativo al periodo d’imposta in cui è stato effettuato il pagamento.

Pagamenti con modello F24: quando è utilizzato

Il modello F24 deve essere utilizzato dai contribuenti per il versamento di imposte, tributi e contributi.

Tale modello è utilizzato sia dai titolari che dai non titolari di partita IVA e permette di effettuare il versamento delle somme dovute anche compensandole con eventuali crediti.

La modalità da utilizzare è quella telematica, direttamente da parte del contribuente o dell’impresa o attraverso un intermediario abilitato.

Il modello può essere utilizzato per il pagamento delle imposte sui redditi, per le ritenute sui redditi da lavoro e da capitale, ma anche per l’IVA, l’IRAP, i tributi locali e le somme per servizi ipo-catastali o registrazione di atti.

Lo stesso modello può essere utilizzato anche per il pagamento dei contributi INPS e delle altre casse previdenziali o per i premi INAIL. È probabilmente il modello più utilizzato dalle imprese e dai professionisti.

Per diverse tipologie di versamenti ha preso il posto del modello F23, che deve essere utilizzato per il versamento di tipologie residuali di imposte, tasse e sanzioni.

Nonostante l’ampio utilizzo del modello F24 in alcuni casi sono sottovalutati gli obblighi di conservazione per imprese e intermediari.

Pagamenti con modello F24: conservazione secondo le regole del CAD e del decreto ministeriale 17 giugno 2014

I modelli F24 utilizzati per il pagamento di imposte e contributi, così come i modelli F23, sono a tutti gli effetti documenti fiscalmente rilevanti.

Imprese e intermediari devono quindi provvedere alla conservazione a norma di tali documenti.

Nello specifico devono essere rispettate le disposizioni contenute:

• nel decreto ministeriale 17 giugno 2014;
• del Codice dell’Amministrazione Digitale, CAD.

Potrà quindi essere utilizzata qualunque procedura che si conformi ai principi espressi.

Chiarimenti a riguardo sono stati forniti dalla stessa Agenzia delle Entrate, tra le altre, nella risposta all’interpello numero 217/2022. Il documento di prassi fornisce delucidazioni in merito agli obblighi di sottoscrizione e conservazione delle dichiarazioni fiscali e degli altri documenti trasmessi dagli intermediari abilitati.

Nel documento chiarificatore viene sottolineato quanto segue:

“Va evidenziato, peraltro, che il rispetto delle disposizioni del richiamato d.m. 17 giugno 2014 non riguarda solo le dichiarazioni dei redditi (e le relative copie), ma anche tutti gli altri documenti rilevanti ai fini tributari che gli intermediari trasmettono all’Agenzia delle entrate e/o gestiscono in adempimento degli obblighi assunti nei confronti dei contribuenti, curandone per qualsiasi ragione la conservazione.”

A titolo esemplificativo vengono successivamente citati:

• le comunicazioni delle opzioni relative agli interventi edilizi e al superbonus, di

cui agli artt. 119 e 121 del DL 34/2020;

• le comunicazioni dei dati delle operazioni transfrontaliere (c.d. “esterometro”);
• le dichiarazioni d’intento, ai fini di acquistare o importare beni e servizi senza

applicazione dell’IVA;

• i modelli di variazione dei dati IVA;
• le richieste di registrazione dei contratti di locazione e affitto di immobili

(modelli RLI);

• i modelli F24.

Quali sono i termini da rispettare per la conservazione? In linea generale gli intermediari devono essere conservati per cinque anni, ossia fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione dei redditi.

Tuttavia, la durata non può essere considerata in modo fisso. Si deve infatti tenere in considerazione il termine per l’accertamento del periodo d’imposta di riferimento nel quale è stato effettuato il pagamento. Possono infatti essere previsti termini diversi a seconda delle specifiche regole previste per il versamento effettuato.

Inoltre, sebbene non specificamente previsto dalla legge, la conservazione per periodi di tempo più ampi permette di avere a disposizione i documenti nel caso di contenziosi o di dispute legali, ad esempio, tra l’impresa e i dipendenti nel caso di versamento dei contributi.

Pagamenti con modello F24: in cosa consistono gli obblighi di conservazione

L’utilizzo della modalità telematica per il pagamento con modello F24 facilita il processo di conservazione digitale.

Fermo restando che è consentita la stampa e l’archiviazione cartacea della documentazione, i processi previsti per la conservazione variano a seconda della tipologia di documenti. Devono essere ad ogni modo rispettate le disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale, istituito dal decreto legislativo n. 82 del 7 marzo 2005 e successivamente modificato a più riprese.

I documenti digitali, se dotati di firma digitale o sigillo elettronico, garantiscono il rispetto dei principi previsti dal CAD:

• autenticità;
• integrità;
• affidabilità;
• leggibilità;
• reperibilità.

Al termine del processo di conservazione dei documenti elettronici si deve apporre la marca temporale o la firma elettronica qualificata o avanzata, così da renderli legalmente validi.

L’apposizione, infatti, garantire l’efficacia probatoria dei documenti informatici in quanto diventano opponibili a terzi.

Per garantire l’immodificabilità e l’integrità di un documento informatico si dovrà utilizzare la firma digitale o della firma elettronica avanzata, in alternativa alle marche temporali.

Pagamenti con modello F24: la conservazione digitale può essere affidata a soggetti terzi

Per la conservazione dei modelli F24, così come per gli altri documenti fiscalmente rilevanti, l’impresa può scegliere di affidare la conservazione digitale a soggetti terzi.

Affidarsi a un conservatore esterno, esternalizzando il processo, è una decisione aziendale che può essere dettata da diverse ragioni.

Tra queste, ad esempio, evitare di impiegare risorse interne o avere maggiori garanzie sulla compliance normativa, che incide sulla validità legale della documentazione.

Qualora un’impresa decidesse di curare i processi internamente dovrà infatti formare il personale apposito, con necessità di tempo e risorse.