Il luogo di conservazione degli archivi elettronici

L’introduzione sempre più diffusa di processi di digitalizzazione e dematerializzazione relativamente a tutta quella documentazione di natura fiscale-tributaria che tradizionalmente veniva conservata in formato cartaceo, porta inevitabilmente a rivedere il concetto di conservazione e di archivi elettronici. Infatti, in caso di documenti fiscalmente rilevanti in formato digitale, il concetto di conservazione non coincide più con il concetto di deposito, inteso come luogo fisico di conservazione, ma piuttosto deve essere inteso come luogo di esibizione, che in quanto tale può essere gestito anche da remoto.

Da questo punto di vista, la risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 81/E del 25 settembre 2015 ha sicuramente fornito un’importante semplificazione nei processi di dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti, in quanto ha eliminato l’obbligo di comunicare, con i modelli AA7 – AA9, il luogo di tenuta (deposito) degli archivi elettronici, nel caso di affidamento della conservazione ad un soggetto terzo Conservatore elettronico che non assume la veste di depositario delle scritture contabili.

Si tratta, quindi, di una novità interpretativa in merito all’adempimento della comunicazione del luogo di conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari, disposto dall’art. 35, comma 2, del D.P.R. 633/72, nel caso di gestione con la modalità elettronica.

L’Agenzia delle Entrate nel suo parere, in risposta all’interpello, afferma che il concetto di “conservazione” dei documenti fiscalmente rilevanti e i relativi modelli comunicativi (modelli AA7 e AA9) fanno riferimento in origine alla gestione dei soli documenti cartacei, ove sostanzialmente il concetto di “conservazione” è coincidente con il concetto di “deposito”.

In un processo di dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti è necessario tener conto dell’assenza del concetto di luogo fisico di conservazione a favore invece di un LUOGO DI ESIBIZIONE che può essere gestito anche da remoto.

L’Agenzia delle Entrate spiega che il Conservatore, ossia il soggetto che svolge il processo di “conservazione elettronica” dei documenti fiscali, individuato formalmente nel manuale di conservazione, può:

• coincidere con il contribuente,
• assumere la veste del depositario (ossia di colui che gestisce la contabilità e che, ai fini fiscali, assume specifiche responsabilità),
• essere un soggetto terzo.

Nel caso in cui la conservazione sia affidata ad un Conservatore soggetto terzo, che non assume la veste di depositario delle scritture, il contribuente non è tenuto a darne comunicazione mediante i modelli comunicativi del luogo di conservazione (in ogni caso gli estremi identificativi del conservatore sono riportati nel manuale della conservazione).

Presupposto di tutto questo è che in caso di accesso i verificatori siano messi in condizione di visionare e acquisire direttamente, presso la sede del contribuente ovvero del depositario delle scritture contabili, la documentazione fiscale, compresa quella che garantisce l’autenticità ed integrità delle fatture, al fine di verificarne la corretta conservazione.

In ultimo, viene precisato dall’Agenzia delle Entrate che la mancata esibizione dei documenti fiscalmente rilevanti comporta gli effetti previsti dagli articoli 39 del D.P.R. n. 600 del 1973 e 52 del D.P.R. n. 633 del 1972.