Il libro giornale tenuto e conservato digitalmente a norma

La completa digitalizzazione del libro giornale è un processo che genera una serie di vantaggi per le imprese, in quanto la sua tenuta e conservazione informatica garantisce risparmio di costi e tempo, ma anche una maggiore certezza giuridica e fiscale.

Come digitalizzare nativamente un libro giornale?

• Per prima cosa è necessario generare i documenti dal proprio gestionale contabile in un formato idoneo e conforme alla normativa, quali ad esempio PDF/A, PDF o TXT.
• Il libro giornale può essere generato come un unico file ma anche mediante n file, ad esempio relativi a ciascun mese o anche più file per ogni mese in caso di libro di dimensione rilevante e quindi con molte registrazioni.
• L’importante è che su ciascun file sia apposta una firma digitale da parte dell’imprenditore o di un suo delegato al fine di rispettare le disposizioni dell’art. 2215-bis del Codice Civile in merito alla corretta tenuta con strumenti informatici.
• Per il libro giornale la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura tributaria, il termine dell’apposizione della firma digitale opera secondo le norme in materia di conservazione digitale di cui all’art. 3 comma 3 del D.M. 17 giugno 2014 e quindi entro massimo tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.
• I predetti file del libro giornale generati secondo formato idoneo e con l’apposizione di una firma digitale poi devono essere conservati in un sistema di conservazione digitale conforme alle regole tecniche vigenti.
• La conservazione può essere affidata contrattualmente ad un conservatore outsourcer se si desidera esternalizzare l’attività e la responsabilità operativa.
• Il processo di conservazione prevede anche la generazione di un pacchetto di archiviazione contenente uno o più file firmati relativi al libro giornale ed un indice del pacchetto di archiviazione nel formato XML firmato digitalmente dal Responsabile della Conservazione e a cui è associata una data certa elettronica mediante marca temporale. Anche la conservazione va completata entro massimo tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa a quel periodo d’imposta.

Come assolvere l’imposta di bollo in modalità informatica?

L’imposta di bollo a cui è assoggettato il libro giornale si assolve secondo le disposizioni di cui all’art. 6 del D.M. 17 giugno 2014 ed è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse. L’Agenzia delle Entrate ha chiarito con la risoluzione n. 161/E del 9 luglio 2007 che per registrazione si intende ogni singolo accadimento contabile, quindi nel caso del libro giornale ogni singola registrazione a prescindere dalle righe di dettaglio.
Il versamento dell’imposta deve essere effettuato telematicamente utilizzando il modello F24 in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

È possibile dematerializzare il libro giornale relativo a periodi pregressi e buttare la carta?

È sicuramente possibile e il primo step è generare un file copia fedele e veritiera nel contenuto fiscalmente rilevante rispetto all’originale cartaceo del libro giornale riferito ad un periodo pregresso. La copia fedele può essere di due tipi:

• copia informatica: estraggo dal mio gestionale contabile il file copia in un formato idoneo (es. PDF/A o PDF o TXT);
• copia per immagine: scansiono il documento cartaceo producendo uno o più file copia immagine in un formato idoneo (es. PDF immagine o TIFF o JPEG).

La scelta è generalmente dipendente dalla modalità di assolvimento dell’imposta di bollo adottata per il libro giornale cartaceo: se assolta con la modalità virtuale è possibile generare la copia informatica, più pratica e meno costosa, mentre se assolta con il contrassegno adesivo ogni 100 pagine è necessaria la scansione per non perdere l’evidenza dell’assolvimento eseguito.
Una volta generata la copia corretta la procedura si completa con l’apposizione di una firma digitale sul file copia, come previsto dall’art. 4 comma 1 del D.M. 17 giugno 2014, per attestare ai fini fiscali la conformità della copia all’originale. Il file copia firmato deve quindi essere conservato in modalità informatica.

In ultimo, la distruzione del libro giornale analogico è consentita soltanto dopo il completamento della conservazione.