Conservazione dati delle liquidazioni periodiche IVA e delle fatture
A partire dal 2017 e per le operazioni rilevanti ai fini IVA, i contribuenti sono obbligati ad inviare all’Agenzia delle Entrate nuove comunicazioni fiscali.
In particolare, l’art. 1 comma 3 del D.Lgs. 127/2015 in caso di opzione e l’art. 21 del D.L. n. 78/2010, così come modificato dall’art. 4 comma 1 del D.L. 193/2016, hanno introdotto l’obbligo di trasmettere al Sistema Ricevente dell’Agenzia delle Entrate i dati delle fatture emesse nel corso del periodo d’imposta, delle fatture ricevute e registrate ai sensi dell’art. 25 del D.P.R. n. 633/72, ivi comprese le bollette doganali, nonché delle relative note di variazioni.
Altresì, l’art. 21-bis del D.L. n. 78/2010 ha introdotto l’obbligo di comunicare i dati riepilogativi delle liquidazioni periodiche IVA sempre al medesimo Sistema Ricevente dell’Agenzia delle Entrate.
Le specifiche relative ai nuovi adempimenti comunicativi prevedono la generazione di documenti informatici (file nel formato XML generalmente firmati digitalmente) e la successiva trasmissione telematica all’Agenzia tramite i canali accreditati al Sistema di Interscambio, già in uso per i processi di fatturazione elettronica.
Una volta trasmessi all’Agenzia, quest’ultima controlla i file XML e genera una notifica di esito firmata elettronicamente che mette a disposizione del soggetto trasmittente.
È necessaria la conservazione a norma dei file delle comunicazioni e degli esiti?
I dati comunicati all’Agenzia, sia nel caso delle fatture emesse e ricevute che delle liquidazioni periodiche IVA rappresentano la prova e l’evidenza di quello che è stato davvero trasmesso, così come la notifica di esito che traccia eventuali scarti o segnalazioni dell’Agenzia al contribuente.
I dati acquisiti dall’Agenzia delle Entrate vengono utilizzati dalla stessa al fine di controllarne la coerenza, supportare la predisposizione delle dichiarazioni dei redditi e dell’IVA nonché al fine della valutazione della capacità contributiva dei soggetti che li hanno trasmessi.
Potenziali incoerenze che dovessero emergere dall’analisi delle fatture emesse e ricevute con i versamenti effettuati rispetto all’importo dell’IVA da versare, indicato nella comunicazione dei dati della liquidazione periodica, saranno rese disponibili al contribuente.
Lo scopo di questi nuovi adempimenti è quello di contrastare l’evasione fiscale ai fini Iva e di ridurre drasticamente i tempi legati all’invio delle comunicazioni di irregolarità (avvisi bonari), quindi è oltremodo opportuno conservare le evidenze di ciò che si è trasmesso.
Inoltre, l’art. 2220 del Codice Civile obbliga le imprese a conservare la documentazione aziendale (dalle scritture contabili, alle lettere, ai telegrammi ed in generale alla corrispondenza, ecc.) quindi è auspicabile che si osservi l’obbligo di conservazione anche rispetto alle comunicazioni tra aziende ed amministrazione finanziaria. Essendo dei documenti elettronici, generalmente firmati digitalmente, è conveniente conservare digitalmente i file trasmessi e ricevuti nello scambio telematico con l’Agenzia.
In conclusione, il contribuente ha tutta la necessità di conservare elettronicamente le nuove comunicazioni fiscali trasmesse all’Agenzia e le relative notifiche di esito, documenti elettronici che attestano l’assolvimento di un adempimento.
La conservazione può essere effettuata trasferendo i file XML ad un sistema di conservazione digitale conforme al D.M. 17 giugno 2014 e al D.P.C.M. 3 dicembre 2013.
