Come funziona la fattura elettronica

L’obbligo di emettere fattura elettronica è entrato in vigore il primo gennaio 2019. Da allora, sulla scorta della normativa europea, il legislatore ha deciso di mandare in pensione la classica fattura cartacea e di sanzionare chi non si adegua a questo cambiamento. Tale innovazione, con il passare del tempo, è stata estesa praticamente a tutti. La fatturazione elettronica, infatti, è ormai una realtà quotidiana per la maggior parte delle aziende e delle Partite Iva, compresi i contribuenti in regime forfettario.

Dal gennaio 2024, infatti, l’obbligo è stato esteso anche a tutti i forfettari, che fino ad allora erano esonerati. Ma di cosa si tratta? La fatturazione elettronica è un sistema digitale che ha rivoluzionato l’emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture tra clienti e fornitori, garantendo maggiore efficienza e trasparenza.

Cos’è la fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica consiste in una fattura in formato digitale che deve essere redatta osservando precisi standard informatici. In caso contrario, non può essere ricevuta e trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SDI).

Tale modalità di invio e di ricezione rappresenta una delle caratteristiche più importanti della fatturazione elettronica che la distingue da quella tradizionale. Lo scopo è quello di abbandonare definitivamente lo strumento cartaceo e di rendere la gestione delle fatture più semplice e, forse soprattutto, più trasparente.

La fattura PA

La fattura elettronica PA è una fattura elettronica, ai sensi dell’art. 21 comma 1 del DPR 633 del 1972, ed è l’unica che, ad oggi, viene accettata da parte delle Amministrazioni pubbliche le quali, in virtù di quanto dispone la legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.

Per quanto concerne le caratteristiche della fattura in esame, il contenuto è rappresentato in un file formato XML, secondo quanto stabilito per il formato della fattura elettronica PA, il quale, tra l’altro, è l’unico ad essere accettato dal Sistema di Interscambio.

L’autenticità della fatturazione elettronica e l’integrità del contenuto vengono garantite mediante apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura. Infine, la trasmissione della stessa è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario così come riportato dall’indice delle Pubbliche Amministrazioni.

Come funziona la fattura elettronica

Se ci si chiede come emettere la fattura elettronica allora è bene sapere che ci sono degli step da seguire per emetterla correttamente.

• Compilazione: per emettere una fattura elettronica correttamente, è necessario inserire tutti i dati obbligatori: la data di emissione, le informazioni sui prodotti e servizi oggetto della fattura, il numero progressivo, i dati del mittente e del destinatario, ecc. Inoltre, è fondamentale riportare il codice destinatario, noto anche come codice SDI, che permette di identificare correttamente il destinatario della fattura all’interno del sistema telematico.
• Firma elettronica: la firma digitale serve a garantire l’origine e il contenuto della fattura elettronica, e a conferire validità legale alla stessa. Utilizzando un software di fatturazione elettronica, non bisogna preoccuparsi di apporre personalmente la firma, poiché il programma la applica automaticamente alle fatture. In alternativa, è necessario dotarsi di un kit per la firma digitale, che permette di apporre una firma elettronica qualificata sulle fatture. Per ottenerlo occorre autenticare la propria firma presso un ufficio del comune ed effettuare il pagamento di una marca da bollo.
• Invio della fattura al SDI: quando la fattura elettronica è stata compilata e firmata, deve essere inoltrata al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Si tratta di un sistema informatico che agisce come un “postino”, gestendo l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche tra i soggetti interessati. L’invio deve essere effettuato entro termini specifici a partire dal momento in cui è stato erogato il prodotto o servizio a cui fa riferimento la fattura.
• Recapito al destinatario: il Sistema di Interscambio verifica che tutti i requisiti formali siano soddisfatti, assicurando la validità del documento emesso e riducendo il rischio di problematiche successive. Una volta superati i controlli, il SDI provvede all’inoltro della fattura alla Pubblica Amministrazione o al privato, fungendo da intermediario tra l’emittente e il destinatario della stessa.
• Ricezione: la fattura viene recapitata al destinatario attraverso il canale da lui scelto. Se un utente la riceve ed utilizza un software di fatturazione, il documento può essere ricevuto direttamente all’interno del programma, garantendo così un’organizzazione più efficiente.
• Conservazione: giunta a destinazione, la fattura deve essere conservata in formato digitale, seguendo la procedura specifica definita dalla legge. Non è possibile, infatti, stamparla e archiviarla nei classici faldoni. Il file della fattura elettronica deve essere in formato XML, l’unico accettato dalla normativa. Per la conservazione digitale, esistono due soluzioni: utilizzare il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate oppure un software di fatturazione elettronica. Ad ogni modo, secondo quanto stabilito dell’articolo 2220 del Codice Civile, le scritture contabili, comprese queste, devono essere conservate per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione. Questo obbligo riguarda sia le fatture emesse che quelle ricevute.

Software per la gestione delle fatture elettroniche

Dopo aver capito la fatturazione elettronica come funziona è bene capire anche come fare per poterla gestire al meglio. Un metodo molto semplice è quello di optare per un software fatturazione elettronica di ultima generazione, come quello di TeamSystem. Grazie ad esso, infatti, è possibile emettere fatture, trasmetterle nonché conservarle in modalità digitale.

Ciò significa che sarà tutto a portata di mano e il rischio di perderle è quasi nullo. I benefici che derivano dall’utilizzo di un software per la fatturazione elettronica di questo tipo sono diversi. Innanzitutto, è possibile fare affidamento sullo SDI fatture diretto, cioè sulla comunicazione in via diretta con il Sistema di Interscambio che rende possibile avere sempre sotto controllo il flusso delle fatture elettroniche.

Altro vantaggio importante è quello di poter creare, in modo semplice e veloce, le fatture elettroniche e di poterle conservare per un notevole lasso di tempo, ovvero fino a dieci anni. Infine, grazie al software di TeamSystem è possibile collegare automaticamente ogni fattura con l’odine e/o DDT già presente nel gestionale, al fine di ottenere una contabilizzazione immediata, ed avere liquidità subito. Ciò è possibile perché è integrato con Incassa subito, un servizio che permette di cedere le fatture immediatamente ed ottenere liquidità.