Guida alla registrazione delle fatture elettroniche: procedura e requisiti

Il processo di emissione e ricezione delle fatture elettroniche inaugura una serie di ulteriori adempimenti per i titolari di partita IVA e, tra questi, vi è l’obbligo di registrazione secondo specifiche regole e tempistiche.

È quindi importante sapere come effettuare la registrazione delle fatture elettroniche, distinguendo i documenti emessi da quelli ricevuti.

Sono due i registri che i titolari di partita IVA sono obbligati a tenere e compilare: il registro delle vendite accoglie le fatture emesse, mentre il registro degli acquisti è predisposto per le fatture passive.

Dai tempi per la registrazione alle procedure da seguire, tutte le informazioni per procedere correttamente.

La registrazione delle fatture emesse: il registro delle vendite

Le operazioni attive effettuate da titolari di partita IVA devono essere documentate mediante annotazione nel registro delle fatture emesse.

Il registro delle vendite, disciplinato dall’articolo 23 del DPR n. 633/1972, è obbligatorio per tutti i soggetti passivi IVA. Sono invece esonerati dalla tenuta i contribuenti che, in applicazione di regimi speciali, non sono soggetti all’applicazione dell’IVA, come i forfettari o coloro che effettuano esclusivamente operazioni esenti IVA.

Ai fini della corretta registrazione delle fatture, è quindi bene soffermarsi in primo luogo sui tempi da rispettare e sulle procedure specifiche da seguire.

Le fatture emesse, sia immediate che differite, devono essere registrate entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.

Per i titolari di partita IVA trimestrali, la registrazione potrà essere effettuata entro la fine del mese successivo al trimestre di riferimento. Ad esempio quindi, per un’operazione relativa al mese di febbraio, la registrazione potrà avvenire entro la fine del mese di aprile.

Il rispetto delle tempistiche di cui sopra è importante per due ragioni: i registri IVA assolvono all’importante funzione di consentire la corretta liquidazione dell’imposta, così come si tratta dell’adempimento sulla base del quale si determina la detrazione spettante per ciascun mese o trimestre.

È inoltre importante conoscere le regole relative ai dati obbligatori che dovranno essere inseriti nel registro delle fatture emesse. Secondo quanto previsto dalla normativa IVA, per ogni fattura bisognerà indicare le seguenti informazioni:

• numero progressivo e data di emissione della fattura;
• imponibile dell’operazione o delle operazioni e l’importo dell’IVA, distinta secondo l’aliquota applicata;
• i dati relativi al destinatario della fattura, ossia ditta, denominazione o ragione sociale per imprese società o enti o, per i privati, il nome e il cognome.

La registrazione delle fatture passive: il registro degli acquisti

La registrazione delle fatture passive è disciplinata dall’articolo 25 del DPR n. 633/1972 e anche in relazione alla documentazione degli acquisti una delle finalità principali dell’adempimento è di consentire al contribuente di determinare correttamente la detrazione IVA spettante.

Anche in questo caso quindi il rispetto dei tempi previsti è di fondamentale importanza. Ai fini della detrazione dell’IVA, le fatture dovranno essere registrate prima della liquidazione periodica nella quale è esercitato il diritto alla detrazione IVA o, ad ultimo, entro la scadenza della dichiarazione IVA dell’anno di riferimento.

Per quel che riguarda le regole di compilazione, è importante che in sede di registrazione delle fatture relative agli acquisti vengano inseriti i seguenti dati:

• la data della fattura o della bolletta doganale,
• la ditta,
• denominazione o ragione sociale del cedente del bene o prestatore del servizio,
• nome e cognome se non si tratta di imprese, società o enti,
• l’ammontare dell’imponibile e l’ammontare dell’imposta distinti secondo l’aliquota applicata (per le operazioni esenti, non imponibili o non soggette all’applicazione dell’IVA, bisognerà indicare il titolo di inapplicabilità dell’imposta).

Registrazione delle fatture: le regole per la corretta tenuta dei registri IVA

I registri IVA rientrano tra i documenti contabili obbligatori per imprese e professionisti, che secondo quanto previsto dal Codice Civile all’articolo 2219 devono essere tenuti “secondo le norme di una ordinata contabilità”, senza spazi in bianco, interlinee e trasporti di margini. In caso di cancellazioni, è inoltre necessario che le parole restino in ogni caso leggibili.

Se quindi il DPR n. 633/1972 detta regole e tempi dal punto di vista della normativa fiscale, nel Codice Civile si trovano le regole da seguire di modo da garantire che i registri IVA fotografino l’attività esercitata in maniera chiara e trasparente.

Due le vie a disposizione per la tenuta: anche dopo l’avvio della fatturazione elettronica, resta possibile avvalersi di registri cartacei in formato analogico, con numerazione progressiva su ciascuna pagina.

Alla luce dell’ormai rodato processo di digitalizzazione degli adempimenti fiscali, anche la tenuta dei registri IVA avviene nella maggior parte dei casi in modalità elettronica, grazie alle funzionalità dei software gestionali che consentono di importare in automatico i dati relativi alle fatture emesse e ricevute.

La gestione in digitale dei registri IVA minimizza il rischio di errori, oltre a semplificare il rispetto di regole e tempistiche.

Registrazione fatture elettroniche: gli obblighi di stampa e conservazione

Uno degli errori più comuni quando si parla di registrazione delle fatture elettroniche riguarda le regole in materia di conservazione e stampa.

Ad oggi, per i registri IVA tenuti in modalità elettronica non è più obbligatoria la stampa.

Se infatti l’articolo 7, comma 4-ter del decreto legge n. 357/1994 prevede l’obbligo di stampa entro tre mesi dalla scadenza della dichiarazione dei redditi, il successivo comma 4-ter, introdotto dall’articolo 1, comma 2-bis del Decreto Semplificazioni n. 73/2022, ha introdotto l’esonero dalla stampa per i registri IVA tenuti e conservati in modalità elettronica su qualsiasi dispositivo. Dovranno in ogni caso poter essere stampati su richiesta in caso di ispezioni o verifiche.

Cosa si intende quindi con conservazione elettronica dei registri IVA? Non si tratta della mera archiviazione su dispositivi come PC o memory card, bensì di un processo articolato che dovrà rispettare le regole previste dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e dal decreto MEF del 17 giugno 2014, e dovrà quindi garantire i requisiti di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.

La procedura di conservazione dovrà concludersi con l’apposizione di una marca temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione, entro i tre mesi successivi alla presentazione della dichiarazione dei redditi.

TeamSystem Digital Invoice: la soluzione per la registrazione delle fatture

TeamSystem Digital Invoice è la soluzione avanzata per la gestione della fatturazione elettronica, progettata per semplificare il processo di emissione, ricezione e conservazione delle fatture digitali. Il software in Cloud è ideale per automatizzare la fatturazione, riducendo al minimo gli errori e garantendo la piena conformità alle normative italiane.

La funzionalità Registrazione in contabilità di TeamSystem Digital Invoice rappresenta una soluzione completa per la gestione automatizzata della registrazione delle fatture, sia emesse che ricevute, nei registri contabili.

Questa funzionalità si integra perfettamente con il sistema di fatturazione elettronica, semplificando notevolmente il rispetto delle normative vigenti in materia di IVA. Attraverso l’importazione automatica dei dati, il modulo permette di ridurre il rischio di errori e garantisce la corretta e tempestiva annotazione delle fatture, rispettando le scadenze stabilite. Inoltre, consente di personalizzare i parametri di registrazione, adattandosi alle esigenze specifiche di ogni attività, e di ottenere una gestione fluida e conforme dei registri IVA.