Fatture digitali e fatture cartacee: come conservarle
Sei un’azienda e i tuoi clienti sono la Pubblica Amministrazione e i Privati? Come gestisci la conservazione delle fatture, se hai fatture elettroniche e cartacee?
Infatti, se sei un fornitore PA, hai l’obbligo di emettere fatture elettroniche, in formato XML. Tale obbligo è entrato in vigore a partire dal 31 marzo 2015, data a partire da cui tutti i fornitori PA non possono più emettere fatture cartacee e gli Enti Pubblici possono accettare soltanto fatture elettroniche.
Invece, verso tutti i tuoi clienti privati (non quindi Enti Pubblici) non hai alcun tipo di costrizione normativa che ti obbliga ad aderire ad un processo di fatturazione elettronica. Infatti, puoi scegliere liberamente se adottare la modalità elettronica anche verso i Privati oppure continuare ad emettere fatture cartacee.
Nel caso in cui tu emetta fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione e fatture cartacee, invece, verso i privati, ti trovi a dover gestire fatture in formati differenti. La domanda sorge spontanea: “Se conservi fatture emesse in digitale ed altre su carta, sono necessarie due diverse numerazioni progressive delle fatture emesse?”.
La risposta è Sì. Infatti, devi avere due distinti sezionali: uno riferito alle fatture elettroniche emesse alla Pubblica Amministrazione e conservate in digitale; l’altro riguardante le fatture emesse ai clienti privati e conservate su supporto cartaceo.
Tale questione è chiara nella Circolare n.36/E del 6 Dicembre 2006, in cui si legge: “Tuttavia, ove il contribuente intenda adottare la conservazione elettronica delle sole fatture elettroniche, è consentita la conservazione con le modalità tradizionali delle fatture in formato analogico a condizione che le stesse siano annotate in un apposito registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico, senza soluzione di continuità per periodo di imposta”.
In sostanza, quindi, se la tua azienda emette fatture elettroniche in formato XML agli Enti Pubblici e fatture cartacee ai clienti privati, sono indispensabili due diversi sezionali aventi serie progressive di numerazioni diverse: ad esempio, sezionale “Digitale” (fattura di vendita numero 1, 2, 3, 4, ecc.) per le fatture PA; sezionale “Cartaceo” (fattura di vendita numero 1, 2, 3, 4, ecc.) per le fatture ai privati.
