Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale

La conservazione digitale dei documenti è fondamentale per la trasformazione digitale delle imprese e dei professionisti – commercialisti, avvocati, consulenti del lavoro, ecc. Nella più vasta ottica di “dematerializzazione” dei processi, la digitalizzazione dell’archivio documentale porta con sé differenti vantaggi. Tra i tanti, vanno ricordati:

• maggior efficienza dei processi;
• riduzione dei costi operativi (carta, stampante, ecc.);
• maggior efficacia e qualità dei servizi.

Un ruolo importante, nel contesto della digitalizzazione e della conservazione digitale dei documenti, è ricoperto dalla fatturazione elettronica. Secondo i dati dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, nel 2015 sono state 650 mila le imprese che hanno portato le fatture in conservazione digitale. Ma la fattura non è l’unica tipologia di documento a cui poter applicare la dematerializzazione. Essa può, infatti, riguardare:

• gli ordini,
• le conferme d’ordine,
• gli avvisi di consegna,
• i documenti di trasporto.

A dare la prima importante spinta al percorso di dematerializzazione è stato l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, entrato in vigore da marzo 2015. A metà del 2016 oltre 750 mila imprese avevano inviato 38,5 milioni di fatture in formato XML a oltre 56 mila uffici pubblici.

Riguardo, invece, alla fatturazione elettronica tra aziende, i dati del 2015 parlano di 80 milioni di fatture scambiate: soltanto il 6% degli 1,3 miliardi di fatture scambiate ogni anno. Quello che si evidenzia è la “paura” o la “pigrizia” delle aziende ad aderire alla digitalizzazione del processo di fatturazione, oltre ad una mancata consapevolezza dei vantaggi che tale processo implica: più alta efficienza dei processi lavorativi, riduzione dei costi di gestione della carta, maggior efficacia, maggior qualità dei servizi, riduzione degli spazi, eliminazione di sprechi di tempo, di attività ripetitive e a basso valore aggiunto, ricollocazione delle risorse in processi più gratificanti e a più alto valore.

[nota]* Dati dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, 2015[/nota]