Fattura elettronica: in che senso l’obbligo è anche un’opportunità?

L’obbligo spazza via le modalità tradizionali di registrazione ma apre la porta a cambiamenti molto importanti per l’attività di PMI e professionisti, attraverso la digitalizzazione dei processi di emissione e ricezione delle fatture elettroniche.Dal primo gennaio 2019 questo riguarderà tutti gli operatori economici. La fatturazione elettronica è quindi già una realtà ed è fondamentale capirne di più.

Cosa cambia in concreto

Le aziende private dovranno emettere fatture elettroniche in formato XML, come già era avvenuto per la fattura elettronica verso la PA. Dovranno poi veicolarle attraverso il sistema di interscambio, detto SDI. Questo sia che si fatturi verso privati cittadini che verso altri operatori economici. Una fattura non in formato XML e non trasmessa tramite sistema di interscambio, viene considerata come non emessa e si rischiano multe che variano dal 90% fino al 180% dell’imposta relativa all’imponibile non registrato in modo adeguato.
Il destinatario, una volta ricevuta la fattura in formato elettronico, ottiene però un grande vantaggio operativo, perché potrà importare dati – e non più solo documenti – all’interno dei propri sistemi gestionali, per contabilizzarli in modalità quasi automatica. Questa è la grande innovazione che si si porta dietro la digitalizzazione: far risparmiare tempo e aumentare la produttività. Il lavoro quotidiano sarà più fluido e veloce, oltre che più puntuale e preciso.

Nello specifico quali sono i benefici?

I benefici della Fatturazione elettronica e, più in generale, quelli della digitalizzazione di tutti i processi dell’attività di imprese e professionisti, sono stati illustrati in molte ricerche condotte dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica ed eCommerce B2B della School of Management del Politecnico di Milano e sono descritti anche nei siti istituzionali come www.agendadigitale.eu

Derivano dal risparmio nell’impiego di manodopera per l’attività di gestione della fatturazione:

• stampa e imbustamento
• riduzione dei tempi dedicati a capire se la fattura è effettivamente arrivata, se è stata presa in carico, se e quando verrà pagata ecc.
• eliminazione dei costi di tenuta dell’archivio cartaceo

Ma anche dalla riduzione degli errori dell’attività manuale di data entry, con possibilità di impiegare il personale in attività più produttive. Fonti autorevoli stimano un risparmio di circa 10 euro per ogni fattura gestita digitalmente anziché in formato cartaceo.

Tuttavia, i benefici maggiori si ottengono quando è l’intero processo di fatturazione sia attiva che passiva, ad essere gestito digitalmente. Ogni documento commerciale infatti, dagli ordini alle conferme d’ordine ai documenti di trasporto fino agli stati di avanzamento lavori può essere gestito in formato elaborabile da un sistema gestionale, con progressiva estensione di tutti i benefici elencati a buona parte dell’attività d’impresa.

Le aziende e i professionisti che hanno intrapreso il proprio percorso di trasformazione digitale, per farsi trovare pronti, ad esempio, all’entrata in vigore della Fatturazione Elettronica, stanno già  sperimentando una correlazione molto positiva in termini di crescita, competitività e capacità di differenziazione del business. Investire nella digitalizzazione si concretizza in efficienza, risparmio di tempo e minori costi di gestione.

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