Fattura elettronica PA: processo e attori coinvolti
Il processo di fatturazione elettronica alla Pubblica Amministrazione vede coinvolti tre figure chiave: il trasmittente della fattura, il Sistema di Interscambio e il destinatario PA.
Che cos’è la fatturazione elettronica alla Pubblica Amministrazione? E’ quel processo mediante il quale i fornitori degli enti pubblici devono emettere ed inviare le fatture in formato elettronico. Infatti, l’obbligo della fatturazione elettronica alla PA è entrato in vigore dal 6 giugno 2014 – data a partire dalla quale i Ministeri, le Agenzie Fiscali e gli Enti Nazionali di Previdenza sono obbligati ad accettare le fatture soltanto in formato digitale, e non più cartaceo. Il 31 marzo 2015 tale obbligo è stato esteso a tutte le Pubbliche Amministrazioni, tra cui comuni, province, regioni, albi professionali, Forze dell’Ordine, ecc.
Quali sono le caratteristiche del processo di fatturazione elettronica alla PA? Innanzitutto, il fornitore della Pubblica Amministrazione emette la fattura – in formato XML, unico formato riconosciuto dalla Legge. La fattura elettronica viene intercettata dal Sistema di Interscambio, il quale effettua un primo controllo relativo all’integrità e alla correttezza. Qualora il controllo abbia esito positivo, e quindi non vi siano errori, la fattura viene trasmessa all’ufficio PA destinatario. Nello stesso momento, il SdI invia al trasmittente della fattura – il fornitore della PA – una notifica di consegna. Quest’ultima funge da ricevuta di avvenuta consegna, ma non assicura sull’accettazione della fattura da parte dell’ufficio PA destinatario. Sarà l’ufficio della PA, dopo aver effettuato un secondo controllo, ad inviare – qualora non vi siano anche in questo caso errori – una notifica di esito positivo al trasmittente della fattura, entro 15 giorni dall’avvenuta consegna.
Che cosa succede se la fattura elettronica non supera i controlli del SdI? Il Sistema di Interscambio comunica al trasmittente della fattura il codice dell’errore, per il quale la fattura stessa è stata scartata e, di conseguenza, il processo interrotto. Di seguito, sono riassunti gli errori più frequenti per cui una fattura viene rifiutata dal SdI:
- Codice Errore 00001, ossia Nome file non valido. Il nome infatti deve essere conforme alle richieste e alle normative della Pubblica Amministrazione.
- Codice Errore 00002, ossia Nome file duplicato. Quando il SdI riconosce nella fattura lo stesso progressivo di una fattura già trasmessa.
- Codice Errore 00102, ossia File non integro – firma non valida. Quando il SdI rileva una incongruenza tra documento inviato e documento firmato.
- Codice Errore 00100, ossia Certificato di firma scaduto.
- Codice Errore 00101, ossia Certificato di firma revocato.
- Codice Errore 00104, ossia Certificato di autenticità non affidabile.
- Codice Errore 00107, ossia Certificato di autenticità non valido.
- Codice Errore 00200, ossia File non conforme al formato.
- Codice Errore 00305, ossia un errore nell’anagrafica dell’ufficio della PA destinatario.
- Codice Errore 00311, ossia Codice Destinatario non valido. Quando il Codice con cui viene indicato l’ufficio PA è errato.
- Codice Errore 00404, ossia la duplicazione della fattura. E il Codice Errore 00409, ossia Fattura duplicata nel lotto.
La fattura, anche se supera il controllo del SdI, può essere scartata dall’ufficio PA destinatario? Sì, può succedere. In questo caso, la fattura è perfetta dal punto di vista tecnico (per questo motivo supera il controllo del SdI) ma vi sono degli errori negli importi, nella ritenuta d’acconto o in altre delle voci, il cui dettaglio è conosciuto solo dall’ufficio destinatario PA.
