Le procedure di E-Procurement

Come funziona una piattaforma di E-procurement

Nell’era dell’industria 4.0 il web e le comunicazioni ultra-veloci sono un fattore molto importante per tutte le aziende. Grazie a internet infatti è nato l’E-Procurement (Electronic Procurement), un sistema con il quale è possibile procacciare e acquisire beni e servizi in pochi click.

Si tratta di strumenti digitali che fungono da supporto per il sistema di acquisto e gestiscono al meglio la spesa di beni e servizi. Questo sistema è governato da regole, procedure e metodi organizzativi che vengono gestiti con pratici software e tecnologie digitali di ultima generazione, strumenti che mettono l’imprenditore e i lavoratori in una posizione privilegiata per fare affari e ottimizzare i costi.

L’E-Procurement risponde al movimento di innovazione digitale – sia nel pubblico che nel privato – attraverso un sistema che mira a modernizzare e digitalizzare il processo amministrativo e di business.

Sono due i processi basilari di questo sistema: l’eSourcing e l’eCatalog. Il primo fa riferimento alle attività che partono dalla ricerca dei prodotti, la loro classificazione e la negoziazione nella vendita. L’eCatalog invece è il processo di acquisto di un determinato servizio di cui si conosce già le caratteristiche e le specifiche.

L’E-Procurement nella Pubblica Amministrazione (Public E-Procurement)

Nella pubblica amministrazione l’E-Procurement semplifica e pone in totale trasparenza l’aggiudicazione e la gestione dei contratti pubblici, mettendo sotto la lente d’ingrandimento il controllo e la riduzione della spesa pubblica.

La Commissione Europea ha come obiettivo di digitalizzare il processo di approvvigionamento delle pubbliche amministrazioni sia prima che dopo la fase di aggiudicazione dei bandi. Questo permetterebbe la fruizione di appalti elettronici end-to-end in modo da razionalizzare la spesa pubblica. In Italia il tutto è regolamentato dal Decreto legislativo n.50 del 19 aprile 2016 o Codice dei Contratti Pubblici che, recependo le direttive europee, spiega le azioni che vanno a regolamentare i nuovi processi e le procedure dell’E-Procurement.

Nel pubblico vi sono numerosi processi e procedure che riguardano l’Electronic Procurement, come ad esempio la spesa presidiata, il ribasso medio, l’erogato e il transato, il risparmio medio e potenziale, tutti valori che riguardano ambiti specifici della spessa della pubblica amministrazione.

In Italia vi sono una serie di strumenti di Public E-Procurement, diversi rispetto alle singole procedure di gara: ogni processo viene interamente gestito grazie ai sistemi telematici, garantendo la trasparenza e il rispetto delle condizioni stabilite.
Per esempio, il Nodo Smistamento Ordini (NSO) è un progetto governativo importante riguardante le aziende del Servizio Sanitario Nazionale e i loro fornitori di beni e servizi che dovrebbe entrare in vigore a breve.

L’E-Procurement nel settore privato

In questi casi si parla di eCommerce b2b, ovvero di come le aziende organizzano i loro affari, in una nuova veste digitale, nei confronti dei partner business. Elemento fondamentale per essere competitivi in un mercato che presenta confini sempre meno definiti, l’E-Procurement nel settore privato è legato a doppio filo con gli strumenti di eSupply Chain Management.

A giocare i ruoli più importanti sono le grandi imprese che possono adottare piattaforme informatiche sofisticate che riescono a gestire quasi in completa autonomia tutta la parte operativa dell’ufficio acquisti, comprese le fatturazioni elettroniche.

Nelle Piccole e Medie Imprese (PMI) invece l’E-Procurement e l’innovazione digitale si  concretizzano nell’utilizzo di sistemi gestionali per migliorare gli aspetti del processo di approvvigionamento o per archiviare in digitale e conservare a norma di legge i documenti. Nell’epoca della globalizzazione e della rivoluzione digitale perciò il processo di dematerializzazione assume un ruolo fondamentale: è grazie a questo strumento che si può facilmente elaborare e fruire di dati e informazioni all’interno di un sistema che solo fino a qualche anno fa era molto più complesso.

Con le procedure di E-Procurement è possibile implementare i sistemi gestionali, gli investimenti, minimizzare o annullare i costi di infrastruttura tecnologica, risolvere errori e bug nello sviluppo, creare business community e sistemi eccellenti di sicurezza informatica. Con la diffusione delle piattaforme gestionali Cloud la linea è tracciata ma sono ancora diversi i passi da compiere, soprattutto per le PMI, per godere al meglio della digital transformation.

In Italia attualmente vi sono circa 250 portali di E-Procurement, la maggior parte dei quali appartenenti alle grandi imprese, che vengono generalmente utilizzati per il processo di selezione e qualifica dei fornitori. Il settore più digital in tal senso è quello “Utility” seguito da quello di largo consumo e da quello metalmeccanico.