Digitalizzazione documenti: normativa e vantaggi
L’innovazione tecnologica, il Web e le soluzioni software hanno un ruolo primario nel rendere più efficiente la gestione documentale. In particolare, attraverso le operazioni di digitalizzazione dei documenti e di conservazione sostitutiva o conservazione a norma, è possibile archiviare documenti di qualsiasi tipologia, mantenendo inalterato il loro valore ai fini legali, civili o fiscali.
Il ciclo vita del documento, la sua archiviazione o la sua trasmissione tracciata sono operazioni necessarie per gli enti pubblici e per molte aziende private impegnate nel settore finanziario o in altre aree di business. Conservare e gestire documenti cartacei costa molto in termini di risorse impiegate e anche di eventuali rischi da affrontare. Le soluzioni professionali di digitalizzazione dei documenti e conservazione, sono soluzioni vantaggiose e conformi alle normative vigenti, per fare un passo avanti nel futuro e rispetto ai competitor.
Conservazione sostitutiva: la normativa
La normativa sulla conservazione digitale dei documenti garantisce che, attualmente, i documenti digitalizzati e conservati con procedure automatiche abbiano, in tutto e per tutto, lo stesso valore dei loro omologhi cartacei. Comunicazioni ufficiali, registri fiscali, bilanci, dichiarazioni e fatture sono solo alcuni degli esempi di documenti che, una volta digitalizzati e conservati, mantengono inalterato il loro valore.
In Italia il meccanismo di digitalizzazione dei documenti e conservazione a norma è regolamentato dal CAD. L’acronimo sta per Codice dell’Amministrazione Digitale, derivante dal DL numero 82 del 2005 e dalle sue successive evoluzioni. Il CAD – che si occupa degli aspetti giuridici dell’attività di conservazione – viene integrato anche con normative tecniche in continua evoluzione, vista la natura altamente tecnologica del compito da svolgere. Il regolamento tecnico ultimo in materia di conservazione dei documenti è del 2014 e individua tutti i requisiti tecnologici e le procedure necessarie per far sì che la conservazione dei documenti digitali sia conforme alla legge, mantenendo la loro validità per qualsiasi possibile impiego.
Inoltre, ai fini fiscali, la conservazione è regolata dal Dm 17 giugno 2014 che ha sostituito il precedente Decreto Ministeriale del lontano gennaio 2004 mentre ai fini civilistici è l’art 2215-bis del Codice Civile a regolamentarla.
I vantaggi della digitalizzazione dei documenti
Il passaggio alla dematerializzazione dei documenti e conservazione digitale è un passo fondamentale per enti o aziende. Ecco alcuni dei benefici principali di questo investimento.
Costi e rischi di archiviazione abbattuti
Grandi moli di documenti richiedono archivi fisici di dimensioni opportune. I locali adibiti all’archiviazione devono, inoltre, avere caratteristiche tali da poter garantire la durata dei documenti cartacei nel tempo, al netto del rischio di fenomeni naturali, di incidenti o di azioni dolose che possono letteralmente cancellare l’archivio in parte o per intero. La digitalizzazione dei documenti permette di trasferire i documenti in uno storage sicuro, protetto con soluzioni di archiviazione e backup professionali in cloud, e quindi sempre disponibile nel tempo.
Reperimento e trasmissione dei documenti in tempo reale
In caso di archiviazione cartacea analogica, trovare e spostare un documento richiede tempo, sforzi e costi extra. I documenti digitali viaggiano in tempo quasi reale attraverso la rete, con protocolli sicuri.
Costi di stampa ridotti
I documenti conservati in digitale rendono non necessarie le stampe, a beneficio dei consumi di carta, toner ed energia. In questa maniera, chi sceglie la digitalizzazione offre anche un piccolo ma significativo contributo alla tutela dell’ambiente.
Risultato: tutti i processi vengono ottimizzati quando i documenti si conservano e viaggiano sfruttando le migliori tecnologie del momento. Il loro valore legale rimane inalterato, così come la consistenza della data certa nelle comunicazioni, a chiaro vantaggio dell’efficienza complessiva. Inoltre, nel momento in cui i documenti vengono digitalizzati diventano anche “parlanti”, ovvero accessibili dai software gestionali aziendali che utilizzano e condividono in vario modo le informazioni che contengono.
Conservazione a norma e fatturazione elettronica
Le fatture elettroniche sono particolari documenti di ultima generazione che nascono già in formato digitale (file XML). Il DM 55/2013 rende obbligatoria la fatturazione elettronica nei rapporti con enti della Pubblica Amministrazione dal 31 marzo 2015, mentre resta per il momento facoltativa negli scambi tra aziende private così come previsto dal DLgs 125/2015. La conservazione delle fatture elettroniche (non stampabili) deve necessariamente avvenire ricorrendo ad una delle possibili soluzioni di archiviazione digitale.
Software di gestione documentale
Le più innovative piattaforme software professionali per la gestione documentale, offrono tutti gli strumenti necessari per produrre, digitalizzare, conservare e scambiare documenti digitali, in conformità con le normative attuali e futuri aggiornamenti.
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