Guida alla fattura elettronica per la PA e verso il settore B2B

Come gestire efficacemente la fatturazione elettronica con la Pubblica Amministrazione (PA) e con il settore B2B. Consigli utili e normative aggiornate per il 2024.

La fattura elettronica PA è ormai in vigore da alcuni anni per tutti gli operatori che operano con la Pubblica Amministrazione.

La Fattura PA, introdotta dalla Legge Finanziaria 2008, è divenuta obbligatoria dal 31 marzo 2015 secondo le disposizioni attuative previste dal decreto MEF n. 55 del 3 aprile 2013.

L’obbligo della fatturazione elettronica PA non si limita alla sola emissione, ma anche alla sua trasmissione telematica e conservazione digitale. La Fattura PA, nel formato unico XML (eXtensible Markup Language), è diventata così la sola ed unica tipologia di fattura elettronica accettata dalle Pubbliche Amministrazioni e ha fatto da apripista all’estensione dell’obbligo di e-fattura anche nell’ambito delle operazioni B2B.

Dal 1° gennaio 2024 la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutte le partite IVA. Analizziamo quindi di seguito le regole specifiche da seguire.

Chi deve emettere Fattura Elettronica PA?

A partire dalla data di entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA, Ministeri, Agenzie Fiscali, Enti Nazionali di Previdenza così come la generalità delle pubbliche amministrazioni (comprese le scuole, le Università, i Comuni, le Regioni, le Camere di Commercio, le Aziende Sanitarie, ecc.) non possono più accettare fatture cartacee e, conseguentemente, procedere al pagamento di documenti non emessi in forma elettronica.

Questa la regola prevista a decorrere dal 2015 per la generalità di partite IVA, compresi i forfettari che lavorano per enti della pubblica amministrazione, per i quali invece nell’ambito delle operazioni B2B è stato previsto un regime di esonero generalizzato fino al 30 giugno 2022, con ulteriori deroghe per le partite IVA minori fino alla fine del 2023.

Riepilogando quindi, coloro che sono obbligati ad emettere la Fattura PA sono tutti i titolari di Partita IVA residenti in Italia.

Ecco invece alcuni esempi di pubbliche amministrazioni:

• le amministrazioni dello Stato, compresi gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative;
• le aziende e amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo;
• le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane e loro consorzi e associazioni; le istituzioni universitarie;
• gli istituti autonomi case popolari;
• le camere di commercio;
• gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali (compresi gli ordini professionali);
• le amministrazioni, aziende ed enti del Servizio sanitario nazionale;
• le Agenzie fiscali (Entrate, Dogane);
• il CONI;
• le autorità indipendenti (AGCOM, AEEG, il Garante per la protezione dei dati personali);
• la Siae.

Come si deve emettere una Fattura Elettronica alla PA?

L’emissione delle fatture elettroniche nei confronti della Pubblica Amministrazione avviene tramite il Sistema di Interscambio, ossia l’infrastruttura gestita dall’Agenzia delle Entrate.

Colui che emette una fattura elettronica può crearla, emetterla e trasmetterla autonomamente oppure decidere di avvalersi di un intermediario.

I passaggi fondamentali da seguire sono i seguenti:

• Creare la Fattura PA e nominare il file in modo che possa essere riconosciuto ed accettato dallo SDI, rispettando la nomenclatura corretta;
• Firmare la Fattura PA utilizzando un certificato di firma qualificata o digitale, operazione necessaria per garantire l’integrità delle informazioni contenute e l’autenticità dell’emittente;
• Inviare la Fattura PA passando attraverso lo SDI utilizzando o un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC), via web dal sito www.fatturapa.gov.it, attraverso web services o in ultimo mediante un trasferimento di file secondo il protocollo FTP.

Per Fattura PA s’intende la Fattura Elettronica che, attraverso il Sistema di Interscambio (Sdl), deve essere inviata alle Pubbliche Amministrazioni.

La Fattura PA deve necessariamente contenere alcuni dati specifici:

• Il CUP (Codice Unitario Progetto), che è un Codice che caratterizza i progetti di investimento pubblico e viene gestito dal CIPE (Comitato interministeriale per la programmazione economica)
• Il CIG (Codice Identificativo della Gara)
• Il Codice IPA (Indice Pubbliche Amministrazioni), ovvero il Codice Univoco dell’ufficio di destinazione della fattura composto da 6 caratteri e che può essere reperito tramite il portale IPA (indicepa.gov.it)

Il Sistema di Interscambio, quando riceve la fattura, le assegna un identificativo proprio, effettua i relativi controlli e la inoltra al competente ufficio destinatario.

L’esito dell’inoltro viene poi attestato da specifici messaggi: in caso di esito positivo, viene rilasciata una ricevuta di consegna mentre in caso in cui la trasmissione non fosse possibile (per cause tecniche non imputabili allo SdI) l’esito negativo viene comunicato tramite una notifica di mancata consegna, inviata direttamente al trasmittente.

Fattura elettronica obbligatoria per tutte le operazioni B2B

La fatturazione elettronica, introdotta in prima battuta nell’ambito dei rapporti con le Pubbliche Amministrazioni, dal 1° gennaio 2017 è stata estese anche alle operazioni B2B, con un processo di avvio graduale.

L’obbligo di e-fattura tra privati è entrato in vigore dal 1° gennaio 2019, data a partire dalla quale tutte le fatture tra privati, persone fisiche e giuridiche, residenti in Italia, sono emesse in formato XML,  tramite il Sistema di Interscambio (SDI) sviluppato da Sogei e gestito dall’Agenzia delle Entrate.

Sempre nell’ottica di avvio graduale dei nuovi obblighi, la fatturazione elettronica ha inizialmente lasciato fuori le partite IVA minori, tra cui i contribuenti in regime forfettario. Un esonero venuto meno dal 1° luglio 2022 per i soggetti con ricavi o compensi superiori a 25.000 euro nell’anno precedente e, successivamente, per la generalità dei contribuenti a decorrere dal 1° gennaio 2024.

Dal punto di vista operativo, cosa cambia rispetto alla fatturazione elettronica PA? Non molto fortunatamente.

La fatturazione elettronica tra privati, o fatturazione elettronica B2B, parte da un processo simile, utilizzando lo stesso tracciato della PA, con lievi modifiche, e lo stesso sistema di trasmissione, ossia l’inoltro tramite il Sistema di Interscambio.

Nello specifico per inviare una fattura elettronica ad un privato bisogna specificare nel campo “Codice Destinatario” l’identificativo di 7 cifre del destinatario, se questo è iscritto all’anagrafica del Sistema di Interscambio (SdI), altrimenti inserire un codice univoco composto da 7 zeri (0000000) e valorizzare il campo “PEC Destinatario” con l’indirizzo PEC del destinatario.

Un privato per ricevere la fattura elettronica, deve iscriversi all’anagrafica del Sistema di Interscambio (SDI) nel caso utilizzi un canale di ricezione come web services o ftp e specificarne il codice destinatario; altrimenti può ricevere le fatture direttamente alla propria PEC.

La fatturazione elettronica ha dato e continua a dare un forte contributo alla digitalizzazione di tutto il Paese. Permette di ottenere notevoli agevolazioni accelerando le semplificazioni burocratiche.

In conclusione, possiamo dire che si tratta di uno strumento idoneo all’innovazione digitale, il quale contribuisce allo snellimento delle procedure e dei processi amministrativi, portando con sé grandi vantaggi, sia in termini di miglioramento del lavoro quotidiano sia in termini di risparmio di tempo e costi per la propria attività.