Fattura elettronica rifiutata dalla Pubblica Amministrazione: cosa fare

La fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione è un processo ormai rodato. In vigore dal 2015, l’e-fattura verso la PA ha fatto da apripista rispetto ai nuovi obblighi di digitalizzazione degli adempimenti fiscali, ma ancora oggi restano alcune criticità sul fronte operativo.

Tra queste, le procedure da seguire in caso di fattura elettronica rifiutata da parte della Pubblica Amministrazione.

Può accadere, infatti, che per alcune regioni anche la fattura elettronica venga rifiutata. Vediamo meglio quando ciò accade e cosa bisogna fare.

Fatture elettroniche verso la P.A.: come funzionano

La fatturazione elettronica alla P.A. è un processo oggi obbligatorio, attraverso il quale i fornitori degli enti pubblici inviano i propri documenti relativi a beni e prestazioni di servizi offerti. Lo scambio documentale vede coinvolti in realtà tre soggetti: il fornitore, il Sistema di Interscambio e la Pubblica Amministrazione destinataria.

Il funzionamento del sistema è comunque piuttosto semplice e può essere così schematizzato:

• il fornitore emette la fattura elettronica alla P.A.;
• la fattura viene intercettata dal SdI e, successivamente, inoltrata all’Ente Pubblico, che ha richiesto il bene o commissionato il servizio;
• il Sistema di Interscambio effettua un controllo sulla icorrettezza della fattura;
• se la fattura non presenta errori, essa viene inviata alla Pubblica Amministrazione – la quale effettua una seconda verifica.

Fattura elettronica rifiutata: cosa fare

Una volta creato il documento e inviato al Sistema di Interscambio, viene effettuato un primo controllo di regolarità. Esistono dunque dei casi specifici in cui la fattura viene scartata, o per problemi di natura tecnica o per dati errati.

Nella gestione delle fatture nei confronti di amministrazioni pubbliche, bisogna tuttavia tener presenti anche le regole relative alle ipotesi di rifiuto di documenti regolarmente trasmessi tramite il SdI.

A definire nel dettaglio le casistiche e le cause che possono portare al rifiuto delle fatture elettroniche da parte della PA è stato il decreto MEF n. 132/2020. Si tratta di cinque circostanze specifiche:

• la fattura elettronica è relativa a operazioni non poste in essere in favore del soggetto destinatario della trasmissione;
• è stato indicato in maniera errata, o è stato omesso, il CIG (codice identificativo di gara) o il CUP (codice identificativo di progetto);
• è stato omesso l’inserimento del codice di repertorio o è stato indicato in maniera errata;
• è stato omesso l’inserimento del codice di autorizzazione all’immissione al commercio (AIC) o è stato inserito in maniera errata;
• è stato omesso o è stato inserito in maniera errata il numero e la data della determinazione dirigenziale d’impegno di spesa, in relazione alle fatture emesse verso Regioni ed enti locali.

In ogni caso, la P.A. non può respingere le fatture se gli errori possono essere corretti con l’emissione di note di variazione, come da art. 26 del DPR n. 633/1972.

Se la fattura elettronica viene rifiutata, si consiglia di seguire questi passaggi.

• Verifica il motivo del rifiuto e controlla se la fattura elettronica contiene dati errati o omessi.
• Correggi gli errori: se la fattura elettronica contiene dati errati o omessi, correggili e invia nuovamente la fattura.
• Invia una nota di variazione IVA: se gli elementi informativi possono essere corretti emettendo una nota credito, basta creare un documento di questo tipo e inviarlo alla pubblica amministrazione.
• Contatta il supporto tecnico: se non riesci a risolvere il problema da solo, contatta il supporto tecnico per ricevere assistenza da parte di un esperto.

Quando e come arriva la notifica di rifiuto fattura elettronica

Il rifiuto della fattura elettronica da parte della Pubblica Amministrazione, da un punto di vista gestionale, deve essere innanzitutto distinto dai casi di scarto da parte del SdI.

Successivamente all’inoltro delle e-fatture, il Sistema di Interscambio effettua infatti dei controlli preventivi. In caso di errori, incongruenze o dati mancanti, il documento è scartato, si considera non emesso ed è quindi necessario correggerlo emettendo una nuova fattura, entro i cinque giorni successivi all’invio della notifica di scarto.

Se non ci sono problemi dal punto di vista dello SDI, però, la P.A. può a sua volta individuare errori nel documento e contattare il fornitore per richiedere la correzione.

Il flusso di accettazione o rifiuto della fattura elettronica da parte della PA segue quindi un iter diverso rispetto ai casi di scarto. L’amministrazione ricevente avrà 15 giorni di tempo dal suo ricevimento per il rifiuto.

Il documento rifiutato, così come specificato dall’Agenzia delle Entrate con il principio di diritto n. 17/2020, risulterà in ogni caso effettivamente emesso ai fini fiscali e quindi per la rettifica di errori od omissioni segnalati dall’amministrazione interessata bisognerà procedere con l’emissione di una nota di variazione o di una nuova fattura.

Successivamente alla “decorrenza dei termini”, ovvero una volta trascorsi 15 giorni senza alcuna comunicazione di esito positivo o negativo – per decorrenza dei termini appunto – se l’ufficio PA si accorge di un errore si metterà direttamente in contatto con il fornitore del bene o del servizio.

Fattura rifiutata dalla P.A.: perché accade

Riepilogando, una fattura per la P.A. può essere rifiutata dall’ente per alcuni specifici motivi, come:

• importo ed esigibilità IVA;
• importi ed errori di calcolo;
• ritenuta d’acconto;
• cassa previdenziale;
• errata indicazione del Codice identificativo di Gara (CIG), del Codice unico di Progetto (CUP) o di altri codici richiesti a monte;

A seconda del tipo di errore rilevato, l’operazione da fare affinché il problema venga risolto e l’ente possa registrare regolarmente il documento una volta decorsi i termini è quella di emettere una nota di credito – sempre in formato elettronico – a storno totale della fattura elettronica errata, quindi emettere nuovamente la fattura elettronica con le correzioni richieste dalla Pubblica Amministrazione. In questo caso, il nuovo documento avrà numero e data diversi da quello originario. Laddove il caso specifico lo renda possibile, la nota credito da inviare all’Agenzia delle Entrate può essere emessa per un importo parziale a correzione della differenza eventualmente riscontrata.