Come correggere la fattura elettronica

La fattura elettronica trasmessa tramite il SdI è sottoposta ad alcuni controlli preventivi. In caso di errori, incongruenze o dati mancanti, il documento è scartato ed è quindi necessario correggerlo.

Per correggere la fattura elettronica scartata è necessario passare dal Sistema di Interscambio, mediante l’emissione di una nuova fattura da inviare entro i successivi cinque giorni. Si tratta di un passaggio fondamentale: le e-fatture per le quali è stata notificata una ricevuta di scarto si considerano non emesse.

Così come indicato dall’Agenzia delle Entrate nella circolare numero 13/E/2018, a seguito dello scarto è preferibile che la nuova fattura elettronica venga emessa con la stessa data e lo stesso numero del documento originario.

Qualora questo non fosse possibile, sarà necessario procedere alternativamente con:

• l’emissione di una fattura con un nuovo numero e data, per la quale risulti in ogni caso un collegamento con il precedente documento scartato dal SdI e stornato con variazione contabile interna, per evidenziare la tempestività della fattura rispetto all’operazione documentata;
• l’emissione di una fattura con una specifica numerazione, che faccia emergere che si tratta di un documento rettificativo del precedente, da inserire in un apposito sezionale.

Correggere una fattura elettronica può però essere necessario anche qualora il file abbia superato tutti i controlli del SdI, come ad esempio nelle ipotesi di errori nell’importo del corrispettivo relativo alla cessione di beni o alla prestazione di servizi oggetto dell’operazione.

In tal caso si passa dall’emissione di note di variazione.

Questo documento, disciplinato dall’art.26 del D.P.R. 633/1972, permette di rettificare eventuali importi sbagliati o altri possibili errori presenti nella fattura originaria. Vediamo insieme quando è necessaria l’emissione di una nota di debito o di credito e come utilizzarle per correggere importi, imposte o applicare sconti non precedentemente indicati in fattura.

Quando è necessaria la Nota di Variazione?

È l’articolo 26, del DPR n. 633/1972 a disciplinare regole e casistiche in cui si rende necessaria l’emissione di una Nota di Variazione, in caso di necessità di modificare fatture regolarmente emesse sul fronte dell’imponibile o dell’imposta.

La Nota di Variazione è quindi uno strumento fondamentale nel mondo delle transazioni commerciali. Questa può essere richiesta in molteplici situazioni, come errori nel calcolo delle imposte, nell’imponibile o nell’applicazione dell’IVA, inoltre rappresenta un modo rapido ed efficace per applicare al cliente uno sconto non incluso in fattura, in caso di rescissione o annullamento di un contratto, e quando è necessario effettuare il reso di un bene.

Le due forme della nota di variazione: Nota di Debito e Nota di Accredito

La Nota di Variazione si presenta in due forme principali: Nota di Debito e Nota di Credito.

Nota di Debito

La Nota di Debito, secondo quanto previsto dal comma 1, articolo 26 del DPR n. 633/1972,  deve essere utilizzata quando, dopo l’emissione di una fattura, è necessario aumentare l’imponibile o l’imposta di un’operazione. Per esempio, se si vende un prodotto per 100 euro + IVA ma si emette erroneamente una fattura per 10 euro + IVA, basta creare una Nota di Debito di 90 euro + IVA per correggere l’errore.

Emettere la Nota di Debito in caso di fattura elettronica errata è obbligatorio al fine di evidenziare il maggior debito legato all’incremento dell’imponibile e della relativa imposta.

Nota di Credito

La Nota Credito, disciplinata dai commi 2 e 3 dell’articolo 26 del DPR 633/72, al contrario, viene utilizzata quando è necessario ridurre l’imponibile della fattura.

Un caso tipico è il reso di un bene, ma può accadere anche che vi sia un errore nelle quantità o nei prezzi in fattura, che rendano opportuno rettificare i valori del documento originario.

In questo caso, si emette una Nota di Credito, specificando sul documento la motivazione e indicando la fattura alla quale si fa riferimento. È essenziale inserire correttamente i riferimenti alla fattura originaria e specificare chiaramente il motivo della correzione, così da tracciare ogni passaggio e avere sempre un quadro chiaro dei vari movimenti.

Nota di Variazione e fattura elettronica: cosa cambia

La Nota di Variazione rappresenta uno strumento fondamentale anche dopo l’introduzione delle fatture elettroniche, garantendo massima efficienza e trasparenza delle operazioni eseguite tra i soggetti.

Anche nel contesto digitale, infatti, la Nota di Variazione consente di apportare correzioni in modo rapido, eliminando la necessità di emettere nuove fatture cartacee. Ciò semplifica la gestione delle correzioni fiscali, riduce il rischio di errori e migliora la tracciabilità delle transazioni.

La digitalizzazione del processo consente inoltre un’archiviazione più agevole e una maggiore conformità alle normative fiscali in vigore, non solo per ciò che riguarda i documenti principali ma anche per le note correttive in aumento o in diminuzione. I meccanismi di base restano sostanzialmente gli stessi, ma la procedura di emissione e invio viene gestita attraverso gli appositi software oggi a disposizione, che permettono per l’appunto di inviare e ricevere documenti in formato elettronico.

Nota credito oltre l’anno IVA: un esempio di come comportarsi

Un’ultima considerazione va fatta in merito all’emissione di note credito oltre l’anno dall’operazione principale, un’eventualità che richiede una particolare attenzione per non incorrere in errori.

In particolare, secondo quanto previsto dal comma 2, articolo 26 del DPR IVA, se l’emissione della nota di credito è legata a dichiarazione di nullità, annullamento, revoca, risoluzione o ancora in caso di applicazione di abbuoni o sconti previsti da contratto, non vi sono particolari limiti temporali per la rettifica della fattura.

L’emissione senza limitazioni si applica inoltre anche in caso di mancato pagamento del corrispettivo dovuto dal cessionario o dal committente, in caso di procedure concorsuali o di procedure esecutive individuali rimaste infruttuose.

Al contrario, la nota di credito non potrà essere emessa dopo un anno se la rettifica è legata al sopravvenuto accordo tra le parti o in caso di rettifiche di errori nella fattura.

L’emissione della nota di variazione oltre l’anno deve però fare necessariamente i conti con la possibilità di detrarre l’IVA corrispondente alla rettifica operata.

Secondo quanto chiarito dall’Agenzia delle Entrate con la circolare n. 1/E/2018, ai fini dell’esercizio del diritto alla detrazione dell’imposta la nota di credito deve essere emessa entro la data di presentazione della dichiarazione IVA relativa all’anno in cui si è verificato il presupposto per operare la variazione in diminuzione.