La Conservazione Sostitutiva degli Adempimenti Telematici
Le recenti evoluzioni in materia fiscale, che vedono l’introduzione di nuove modalità operative e strutturali nella trasmissione delle Liquidazioni periodiche IVA e dei Dati Fattura (più comunemente noto come “Spesometro”) ci portano ad interrogarci sulla necessità di conservare i file trasmessi all’Agenzia delle Entrate per tramite del Sistema di Interscambio.
I dubbi, dettati dalla novità, non trovano risposte inequivocabili nella regolamentazione in materia di conservazione, che al contrario, è rimasta inalterata. Tuttavia a ben vedere l’impianto normativo vigente è già sufficientemente chiaro: difatti, se è vero che non vi è alcuna esplicita citazione verso i suddetti adempimenti telematici, al pari non vi è alcuna buona ragione per ritenerli esclusi dalle previsioni dell’art. 2220 CC, che recita testualmente:
Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.
Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
Che tu sia un intermediario abilitato alla trasmissione per conto dei tuoi clienti, o un contribuente che esegue in proprio l’invio del file, l’obbligo di conservazione sussiste come già avviene per qualsiasi altra spedizione telematica. Al pari non bisogna dimenticare le necessità operative: nei casi di controversie, con la Pubblica Amministrazione o con il proprio cliente, disporre celermente di evidenze inconfutabili su quanto posto in essere rappresenta certamente un’esigenza diffusa.
La conservazione sostitutiva figura la soluzione ottimale sia in considerazione delle recenti evidenze di frodi/virus, peraltro molto diffusi, sia per il formato natio dei files. Non sono da trascurare gli aspetti esecutivi: come espressamente suggerito dall’AdE è buona regola conservare anche la ricevuta rilasciata dal fisco, attestante l’esito della trasmissione. Considerato che quest’ultima non contiene alcun esplicito riferimento al file da cui ha origine e che l’associazione è possibile unicamente per “omonimia”, l’archiviazione dei files in formato originale risulta inevitabile affinchè si possa, all’occorrenza, esibire l’inconfutabile prova di assoluzione dell’adempimento.
Sempre sulla base dei consigli pubblicamente rilasciati da AdE sottolineiamo che nei casi di reiterato invio, giustificato da scarto dall’autorità competente per quanto concerne i Dati Fattura, la conservazione di entrambi i files (originario e rettificativo) comprensivi di ricevute, è buona norma soprattutto per provare l’avvenuta presentazione nei termini ove la rettifica venga eseguita oltre la scadenza ma nei cinque giorni lavorativi successivi allo scarto.
Doveroso in conclusione ricordare le tempistiche massime previste per l’esecuzione della conservazione di tutta la documentazione in formato digitale. In generale, il quadro è tracciato dall’art 3, comma 3 del DM 17 Giugno 2014: la conservazione è da eseguirsi entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi annuale del corrispondente periodo d’imposta. Più specificatamente riferita ai modelli dichiarativi, comunicativi e di versamento, nel quale ambito ricadono gli adempimenti oggetto del presente articolo, è la recente risoluzione 9/E, datata 29/1/2018, con la quale l’AdE chiarisce che, ai fini del calcolo della scadenza per la conservazione, occorrerà considerare l’anno di produzione e trasmissione del documento.
