Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva
Il passaggio alla fatturazione elettronica non è un semplice adempimento di legge! Il risparmio legato alla dematerializzazione dei documenti, all’uso ridotto di carta, inchiostro e toner e allo spazio guadagnato grazie all’archiviazione digitale è innegabile. Ma non è l’unico vantaggio e sicuramente non il più importante.
Gli elementi a proprio favore nel momento in cui si valuta una strategia di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva sono almeno 5.
Fatturazione elettronica: 5 cose da sapere + 1
1) Lo stato agevola (ancora) la transizione
Lo stato prevede misure di semplificazione oltre che benefici fiscali per le imprese che adottano in anticipo la fattura B2B elettronica. Perché non approfittarne?
Prima si aderisce, maggiori sono i vantaggi:
- esenzioni dagli obblighi di comunicazione per operazioni rilevanti ai fini IVA (il cosiddetto “spesometro”), contratti di leasing e operazioni con Paesi in black list
- accesso ai rimborsi IVA in tre mesi
- semplificazioni nei controlli fiscali.
Il primo segnale che l’obbligo di legge è vicino è dato, purtroppo, dal recente annullamento di uno degli incentivi: la riduzione di un anno dei termini di accertamento riservato ai documenti digitali. Adesso anche le fatture elettroniche sono sottoposte allo stesso regime di quelle cartacee, ovvero quattro anni. Ma per ora restano invariati gli altri.
2) Il risparmio è tangibile
Passare dai documenti fisici a quelli elettronici implica una drastica riduzione della spesa corrente. Una stima? L’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano, ha calcolato che facendo a meno dei processi di stampa, dell’imbustamento, del lavoro di contatto con la PA e di conservazione della propria copia, le aziende possono risparmiare tra i 4 e i 5 euro a fattura. Trasformando i fogli in bit, si possono risparmiare fino a 3,5 euro sui materiali consumabili (carta e inchiostro) ma anche sullo spazio fisico che si viene a liberare. Con un indubbio vantaggio: la dematerializzazione e la conservazione sostitutiva consente di recuperare le informazioni in modo più sicuro e trasparente, grazie a un’indicizzazione messa a sistema e sistemi di interrogazione e di recupero dei file certificati a prova di normativa.
3) La fatturazione elettronica è il driver dell’innovazione
In Italia sono già oltre 50 mila le imprese che condividono e interscambiano informazioni di business all’interno di piattaforme Web based, a partire dalle extranet e dai portali B2B dedicati al ciclo dell’ordine. Solo 5mila imprese, però, portano le fatture in conservazione sostitutiva.
Secondo il Politecnico di Milano, se questa pratica fosse integrata ai pagamenti elettronici, i risparmi toccherebbero quota 6,5 miliardi di euro! L’introduzione della fattura elettronica, del resto, a regime genererà risparmi per 1,6 miliardi di euro l’anno.
Abbracciare questo ecosistema prima dei competitor vuol dire contribuire allo sviluppo del Paese, ma anche risparmiare tempo e soldi.
4) Un nuovo modo di gestire la contabilità
L’adozione della conservazione sostitutiva della fatturazione elettronica è anche la premessa per accedere a un modello di gestione più olistico e integrato definito ILM
L’ Invoice Lifecycle Management è un approccio strutturato che gestisce tutto il ciclo di vita del documento contabile e permette di capitalizzare davvero, in modo semplice e intuitivo, i dati inseriti a sistema. La possibilità di esplorarli con un click attiva livelli di gestione impensabili sui supporti cartacei: archiviazione documentale, ricerca, verifica e controllo automatici diventano rapidi, efficienti e sicuri. Il tutto secondo un principio di condivisione e collaborazione tra tutti gli attori della filiera. L’ILM, inoltre, identifica nuove opportunità di servizio e supporta inedite economie di scala.
5) Massima protezione e accesso ai documenti. Da qualsiasi device.
La rivoluzione del cloud coinvolge anche il mondo della gestione documentale in generale, e della fatturazione elettronica in particolare. Conservare le fatture sulla nuvola significa, ad esempio, garantire la massima sicurezza informatica, ma anche abilitare nuove forme di accesso ai documenti contabili. I file possono essere caricati e inviati ai destinatari in modo automatico e trasparente e fruiti in modalità multicanale: chi li riceve, può visualizzarli su qualsiasi dispositivo, dal desktop allo smartphone (e c’è già chi parla di wearable device!). Il cloud consente anche di accedere a specifici hub tecnologici grazie ai quali aziende e studi professionali possono rivoluzionare gran parte dei loro processi come registrare gli estratti conto bancari dei clienti. Un altro aspetto innovativo è la trasformazione del sistema dei costi per l’impresa: superata la logica della licenza, infatti, il cloud permette di scegliere e pagare solo i servizi che vengono effettivamente utilizzati.
A questi consigli ne aggiungiamo un sesto: muoversi in anticipo rispetto ai termini di legge (che daranno il via all’interscambio tra privati a partire dal primo gennaio 2017) significa cominciare a godere prima dei vantaggi della fatturazione elettronica sia sul piano operazionale che su quello competitivo.
Le soluzioni TeamSystem per l’Azienda Digitale
Fatturazione Elettronica P.A. – B2B
Le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione sono completamente
gestite in cloud: acquisizione della fattura dal sistema gestionale, invio, firma
elettronica, ritorno e conservazione a norma.
A breve il servizio sarà disponibile anche per i rapporti tra privati con la possibilità di scambio elettronico dei documenti, invio via PEC o tradizionale. Il tutto in modalità cloud.
Conservazione Cloud TeamSystem
TeamSystem ha ottenuto la certificazione e accreditamento Agid per garantire al proprio Servizio Conservazione Cloudgli standard di qualità e sicurezza a norma di legge.
La digitalizzazione dei documenti aziendali offre risparmi nei tempi di gestione dei documenti e nei costi collegati al cartaceo. Inoltre l’azienda delega la responsabilità della conservazione dei
documenti a TeamSystem evitando complessi processi interni.
