Conservazione digitale: domande frequenti sulla normativa
Stanco dei vecchi faldoni in cui archiviare scartoffie infinite? Con la conservazione digitale puoi dimenticarti dei documenti e dei dossier cartacei e puoi crearti un archivio moderno!
Che cos’è la conservazione digitale o sostitutiva? E’ quel processo normato che garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti nel tempo. Se diciamo, della conservazione digitale, essere un processo normato, quali sono i principali interventi di legge che sono stati fatti in merito a tale questione? Vediamo i più significativi:
- il decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 (G.U. n.27 del 3/2/2004) disciplina la conservazione digitale dei documenti ritenuti fiscalmente rilevanti;
- la circolare esplicativa dell’Agenzia delle Entrate n. 36/E e le successive costituiscono un consolidamento degli aspetti pratici e operativi della conservazione delle scritture contabili obbligatorie;
- le nuove Regole Tecniche, DCPM del 3 dicembre 2013, nella Gazzetta Ufficiale, in riferimento all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale, definiscono le nuove caratteristiche del sistema di conservazione digitale;
- il Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014 definisce le modalità di conservazione dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie.
Una volta affrontato e compreso il valore normativo del processo di conservazione digitale, quali sono i due elementi che attribuiscono effettiva validità legale al documento? La firma digitale e la marca temporale. La firma digitale è la firma elettronica che si applica ai documenti informatici (corrisponde alla firma autografa su carta); la marca temporale è rappresentata da data ed orario.
Infine, perché aderire a questo tipo di conservazione? Quali sono i principali vantaggi?
- Rapidità di reperimento dei documenti e delle relative informazioni;
- Efficienza dell’organizzazione dell’archivio;
- Riduzione dei costi degli spazi dedicati all’archivio;
- Diminuzione del tempo dedicato alla gestione dell’archiviazione;
- Immediate disponibilità e diffusione dei documenti.
Cosa stai aspettando? Liberati da cumuli di carta con la conservazione digitale!
