Conservazione digitale delle fatture: tutto quello che c’è da sapere
La conservazione digitale è un obbligo di legge qualora si facesse la fatturazione elettronica; diversamente, per tutte le fatture cartacee, la conservazione digitale è fortemente consigliabile e raccomandabile in quanto enormi sono i benefici che ne derivano. Passiamo in rassegna le domande più frequenti in tema di conservazione digitale e cerchiamo di darne esaustive risposte, utili a fare chiarezza sulla tematica in questione.
#1. Quali sono le fatture che possono essere portate in conservazione digitale?
Sia fatture attive sia quelle passive. La Legge impone vincoli di formato solo per le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione: infatti, esse devono essere conservate in formato XML. In generale, per tutte le altre fatture, il suggerimento è quello di adottare il formato PDF per la conservazione.
#2. Serve apporre la firma digitale?
Assolutamente sì. Su ogni fattura da conservare va apposta la firma digitale e il relativo riferimento temporale – utile ad indicare il momento esatto in cui è stata apposta la firma. La firma digitale assieme alla marca temporale garantiscono il rispetto dei requisiti di autenticità e di integrità del contenuto della fattura.
#3. A che cosa servono i metadati associati ad ogni file fattura?
I metadati sono obbligatori: sono associati a ciascuna fattura e hanno lo scopo di rendere facilmente consultabile l’archivio fiscale in caso di controlli da parte delle Autorità. I metadati obbligatori sono: nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA e data.
#4. Che cos’è il Pacchetto di Versamento?
Il Pacchetto di Versamento è un insieme di dati da portare in conservazione. Ciascuna fattura viene inserita nel Pacchetto di Versamento, il quale viene inviato al sistema di conservazione. Il Pacchetto di Versamento può, ovviamente, raggruppare più fatture.
#5. Che cos’è il Pacchetto di Archiviazione?
Il Pacchetto di Versamento deve essere “cristallizzato” in Pacchetto di Archiviazione. Questo passaggio avviene con l’apposizione della firma digitale da parte del Responsabile della conservazione e della marca temporale. I documenti racchiusi così nel Pacchetto di Archiviazione non potranno più subire modifiche di alcun tipo.
#6. Chi è il Responsabile della conservazione?
Nelle aziende private, è una persona fisica, la cui nomina deve essere formalizzata. Il Responsabile ha ampie facoltà di delega e deve attenersi ad una serie di impegni ed obblighi contenuti all’interno dell’art.7 del DPCM 3 Dicembre 2013.
#7. Che cos’è il Manuale della conservazione?
Il Manuale della conservazione è stato reso obbligatorio dal DCPM del 3 Dicembre 2013. Esso illustra le fondamenta della conservazione: i soggetti coinvolti, i ruoli degli stessi, il modello di funzionamento, la misure di sicurezza e ogni altra informazione in tema di conservazione digitale. La redazione del Manuale è una delle mansioni più importanti del Responsabile della conservazione.
