Conservazione digitale del Libro Unico del Lavoro (LUL)
La modalità informatica di tenuta e conservazione del Libro Unico del Lavoro (LUL) è stata introdotta con il Decreto Ministeriale del 9 luglio 2008.
Il Decreto introduce la possibilità di tenuta in modalità informatica del LUL, permettendo in tal caso di eliminare l’obbligo di vidimazione ed autorizzazione preventiva dell’Inail in vigore con le modalità di tenuta e conservazione analogiche, in quanto è sufficiente l’invio di una comunicazione preventiva alla Direzione Provinciale del Lavoro competente per territorio, prima della messa in uso del sistema informatizzato di gestione del LUL.
Il processo di registrazione nel LUL deve essere concluso entro la fine del mese successivo al mese paga di riferimento. Concluse le registrazioni, viene generato direttamente, attraverso strumenti software, il LUL informatico in un formato statico ed immodificabile.
Più nel dettaglio, il sistema software gestionale del Tenutario può produrre il LUL in tanti file o in un unico file per periodo paga e nel formato idoneo PDF/A o PDF. Nella generazione del LUL, la facciata (layout) di ogni pagina del LUL deve riportare la numerazione sequenziale e progressiva delle pagine.
Ciascun documento LUL deve essere emesso dal Tenutario (datore di lavoro o consulente abilitato ex art. 5 L. n. 12/1979) con firma digitale e contestuale riferimento temporale al fine di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto e la data e ora in cui il documento viene firmato.
A quel punto i documenti informatici del LUL devono essere conservati in modalità informatica secondo la normativa vigente in materia di sistema di conservazione ed entro la fine del mese successivo al mese paga di riferimento.
Nel sistema di conservazione deve essere garantita per i documenti LUL:
- la leggibilità nel tempo;
- l’ordine cronologico, senza soluzione di continuità per ciascun periodo di paga;
- la ricerca e l’estrazione dei documenti informatici LUL dagli archivi digitali in relazione alle seguenti minime ed obbligatorie chiavi di ricerca: Cognome, Nome, Codice Fiscale del Lavoratore e Data o associazioni di esce.
Il procedimento di conservazione digitale a norma prevede, poi, l’apposizione da parte del Responsabile della Conservazione della firma digitale e della marca temporale sull’Indice del Pacchetto di Archiviazione.
Inoltre, nel predetto processo di conservazione il Legislatore ha richiesto di collegare tra di loro le registrazioni di periodi paga consecutivi e ciò viene generalmente soddisfatto tramite le funzionalità dei sistemi di conservazione.
I documenti informatici LUL vanno conservati a norma di legge per cinque anni dall’ultima registrazione.
Il Responsabile della Conservazione è interno al Tenutario, ma ai sensi dell’art. 6 c. 6 del DPCM 3 dicembre 2013 può delegare alcune delle attività del procedimento di conservazione con preciso atto di nomina ad uno o più soggetti delegati, persone giuridiche e/o fisiche, definendo dettagliatamente i compiti delegati. A tal riguardo, si evidenzia che è obbligatoria per legge la redazione del manuale della conservazione ed il suo aggiornamento nel tempo.
L’art. 3 c. 2 DM 9 luglio 2008 precisa che il LUL deve essere esibito dal Tenutario nella propria sede legale o nel luogo in cui si esegue il lavoro, quest’ultimo solo quando si tratta di sede stabile di lavoro. Quindi, in caso di esternalizzazione di attività e compiti della conservazione ad un soggetto delegato esterno (Conservatore), il Tenutario deve scaricare i Pacchetti di Distribuzione contenenti i LUL conservati entro i termini previsti al fine di garantire l’esibizione.
Per quanto riguarda il LUL, la novellata disposizione normativa del Jobs Act in merito al LUL Telematico, prevede che la tenuta, l’aggiornamento e la conservazione dei dati in esso contenuti avvengano in modalità telematica presso il Ministero del Lavoro. Il termine di entrata in vigore della predetta norma è stato rimandato dal Decreto Milleproroghe al 1 gennaio 2018, in quanto ad oggi non è stato ancora emanato il decreto attuativo del Ministero del Lavoro per l’individuazione delle regole per la tenuta e conservazione dei dati in modalità telematica.
In attesa dell’attuazione e dell’avvio effettivo della nuova disposizione, tutti i Tenutari devono continuare ad adottare le disposizioni del D.M. 9 luglio 2008, tra cui quelle sulla tenuta e conservazione informatica del LUL.
