Conservazione Cloud: i vantaggi del digitale
La Conservazione Digitale è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
La normativa in merito alla conservazione ha quindi legalizzato il documento informatico, equiparandolo a quello cartaceo, rendendolo non alterabile, autentico e integro nel tempo.
Perché allora percorrere la strada della digitalizzazione? Quali sono i vantaggi per le organizzazioni?
Qualsiasi sia la dimensione dell’azienda, approcciarsi oggi al digitale significa ottenere diversi vantaggi:
- Recupero degli spazi fisici
- Riduzione di costi e tempi tipici del trattamento della carta
- Risparmio di tempo uomo nelle ricerche della documentazione (esibizione)
- Minori costi del personale o reindirizzamento in attività a valore aggiunto
- Accesso condiviso alle informazioni e maggior integrazione fra soggetti
- Miglioramento dell’immagine aziendale e tutela dell’ambiente
- Riduzione degli errori tipici umani
- Snellimento ed ottimizzazione dei processi operativi
Per ottenere appieno questi benefici la soluzione più vantaggiosa è quella di rivolgersi a servizi Cloud di Conservazione digitale. E così facendo si aggiungono ulteriori aspetti non trascurabili:
- Nessun costo di infrastruttura
- Nessun costo di manutenzione
- Nessun costo per il tempo uomo
- Delega al conservatore
Secondo le nostre analisi interne (su una base clienti di dimensioni standard) il risparmio tra costi materiali, fisici e temporali si aggira sul 30% e 40% del costo annuale della gestione tradizionale del cartaceo.
Non dobbiamo poi trascurare il percorso che sta seguendo il Paese Italia in merito normativo che prevede sempre più documenti originali digitali come la fattura elettronica PA che portano notevoli risparmi sia in ambito pubblico che privato.
Tutti questi aspetti ci fanno capire che nel nostro futuro la Conservazione Digitale sarà l’archivio di tutti.
Fondamentale quindi è pianificare la propria trasformazione digitale approcciando per gradi e scegliendo il Conservatore giusto!
