Come fare una fattura elettronica
Con il termine fatturazione elettronica si definisce un sistema digitale che regola emissione, trasmissione e successiva conservazione delle fatture. Nel presente articolo verranno presi in esame l’ambito normativo di riferimento, le caratteristiche principali e le indicazioni su come fare una fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione.
Normativa fatturazione elettronica alla PA
Il 6 giugno 2014 rappresenta una data fondamentale per la fatturazione elettronica.
Da quel giorno è entrato in vigore l’obbligo, per chi fornisce prestazioni, si occupa della cessione di beni ad Agenzie fiscali, Ministeri, Enti nazionali di previdenza ed assistenza fiscale, di utilizzare tale nuovo strumento. Nella primavera del 2015 l’obbligo si è esteso ai Comuni e agli uffici di Pubblica Amministrazione, includendo anche tribunali, ospedali e scuole.
Da quanto appena indicato emerge come i soggetti interessati dalla nuova normativa siano imprese e professionisti che, nello svolgimento della propria attività, intrattengono rapporti con qualunque ente pubblico.
Fattura elettronica alla PA: I vantaggi
La fattura elettronica presenta dei vantaggi innegabili rispetto alla classica fattura cartacea. Innanzitutto, i contribuenti beneficiano della riduzione dei termini di decadenza aventi per oggetto gli accertamenti. Perché sia possibile, tuttavia, è necessario che i pagamenti siano tracciabili. Questo significa adottare strumenti come bonifico (bancario o postale), carte di credito (e di debito), assegni bancari, postali e circolari.
Ulteriori vantaggi sono il ridotto utilizzo di carta grazie alla digitalizzazione dei processi amministrativi, la sparizione dell’invio mezzo posta delle fatture stesse, un’archiviazione più semplice e veloce (non è necessario avere spazio a disposizione in magazzino). Questo porta ad una riduzione degli errori e degli sprechi.
Fattura elettronica alla PA: come fare e cosa occorre
L’unico formato accettato dal Sistema di Interscambio è il formato .XML.
Prima di procedere all’invio allo stesso SdI occorre verificare che la fattura presenti la firma elettronica della persona che la emette; questo al fine di assicurare sia l’autenticità dell’origine che l’integrità del contenuto.
Importante è anche l’assegnazione della data di emissione, che deve corrispondere alla data apposta sulla ricevuta di avvenuta consegna.
Ogni fattura presenta un codice identificativo univoco, un codice CIG (Codice Identificativo di Gara che entra in gioco nei casi di obbligo di tracciabilità) e, in alcuni casi particolari, il codice CUP (Codice Unico di Progetto).
Per trasmettere i file relativi alla fattura elettronica al Sistema di Interscambio è necessario fare ricorso alla PEC (acronimo di Posta Elettronica Certificata). Alla PEC è riconosciuto il medesimo valore di una raccomandata con avviso di ricevimento. Per poter utilizzare la Posta Elettronica Certificata è sufficiente farne richiesta ai gestori indicati nell’elenco presente sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale.
I software per la fattura elettronica
Per snellire il processo e le operazioni necessarie a fare una fattura elettronica, sono stati sviluppati specifici software, essenziali per una gestione semplice e veloce del nuovo strumento. Attraverso un software per la fatturazione elettronica è possibile generare il file .XML conforme alle normative, verificare l’effettiva conformità della fattura, utilizzare la firma digitale, effettuare la trasmissione al sistema di interscambio e archiviare in formato digitale corrispondenza, notifiche ed esito delle trasmissioni. Questo avendo a disposizione, nella maggior parte dei casi, anche un servizio di assistenza pronto a rispondere ad ogni dubbio.
