Come annullare una fattura elettronica già inviata

Se già la creazione della fattura elettronica sembra nascondere delle insidie agli occhi di chi è poco pratico, anche il suo annullo in caso di errori comporta degli iter operativi di cui tener conto. Una fattura elettronica inviata allo Sdi e approvata (per assenza di errori formali) viene bollata con un numero identificativo e non è più annullabile. L’unico sistema per apportare delle correzioni, come vedremo in seguito, è l’emissione di una nota di variazione. Come fare quindi per annullarla se è già inviata?

Fattura elettronica già inviata allo SdI: cosa si può fare?

Come già accennato quando sussiste il caso di una compilazione errata di una fattura e del suo seguente invio all’Sdi, non vi è più la possibilità di modificare e/o annullare la fattura. A maggior ragione, se il Sistema d’Interscambio non scarta la fattura per presenza di errori formali. Per sistemare simili inefficienze, che possono tranquillamente capitare nel lavoro di tutti i giorni, è necessario ricorrere all’emissione di una nota di variazione.

Cos’è la nota di variazione

La nota di variazione è una nota di credito o di debito in cui si inserisce la causale dell’errore commesso e l’intenzione di stornare la fattura.

Questo documento di rettifica va inviato al Sistema di Interscambio come una normale fattura elettronica, con tutti i riferimenti del caso alla fattura errata. Il Sistema di Interscambio provvederà poi a inviare la notifica al cliente destinatario della fattura originaria.

Fattura elettronica scartata dall’SdI: cosa succede?

Quando viene inviata una fattura elettronica all’SdI passano solitamente 5 giorni per i controlli formali. Se non vengono superati la fattura viene scartata e rimandata all’emittente con i codici degli errori presenti.

Si tratta di codici errori tecnici, che non dettagliano intuitivamente la motivazione dell’errore. Ecco perché è meglio fare un riepilogo degli errori più comuni per facilitare la comprensione delle motivazioni dello scarto:

• Errore 00305 “id Fiscale Iva del cessionario committente non valido”: significa che sono stati inseriti i dati del cliente non correttamente, come P.Iva e Codice Fiscale;
• Errore 00400 “Sulla riga di dettaglio con aliquota Iva pari a zero deve essere presente il campo natura”: significa che non è stata applicata l’Iva a un determinato imponibile;
• Errore 00311 “Codice destinatario non valido”: semplicemente, non è stato inserito correttamente il codice destinatario;
• Errore 00404 “fattura duplicata”: significa che è stata inserita già una fattura con lo stesso numero, conseguentemente già accettata dal sistema.

Annullo e modifica: cosa fare con una fattura elettronica scartata?

Quando una fattura elettronica viene scartata per gli errori sopracitati è possibile procedere alla modifica e al conseguente re-invio della stessa all’SdI.

Il legislatore prevede uno spazio temporale di 5 giorni di calendario dal giorno di scarto della fattura per procedere alla sistemazione. Rispettando queste tempistiche è possibile re-inviare la fattura con lo stesso numero e la stessa data di emissione.

Spesso succede che alcuni sistemi contabili non prevedano la re-emissione di una fattura con lo stesso numero. In questi casi la procedura di invio all’SdI consente di emettere una nuova fattura, con nuovi numero e data, per cui sia evidente il collegamento alla precedente fattura elettronica scartata dal Sistema di Interscambio.

Ricordiamo inoltre che dal 1° gennaio 2021 l’Agenzia delle Entrate ha previsto delle modifiche alle regole di compilazione delle fatture elettroniche.

Entro il 31 dicembre 2020, tutti i soggetti che utilizzano software gestionali aziendali o di studio sono pertanto chiamati ad effettuare gli aggiornamenti, per recepire le modifiche al tracciato di fatturazione elettronica ed esterometro, evitare lo scarto delle fatture attive o l’impossibilità di registrare automaticamente le fatture passive.