Prove della cessione intracomunitaria di beni in digitale, perché no!

Sono tantissime le aziende italiane che hanno rapporti commerciali con altri partner dell’Unione Europea e cedono beni intraUE sfruttando la non imponibilità dell’operazione ai fini IVA e tutte hanno l’esigenza operativa di organizzarsi e tutelarsi nell’acquisizione delle giuste prove per la presunzione legale della non imponibilità dell’IVA, in coerenza con le disposizioni dell’art. 45-bis del Regolamento UE n. 282/2011, modificato e integrato dal Regolamento di esecuzione (UE) n. 1912 del 4 dicembre 2018.

Infatti, con l’intento di armonizzare le regole e i comportamenti adottati dagli operatori dei diversi Stati membri, a decorrere dal 1° gennaio 2020, le modifiche e le integrazioni intervenute sull’art. 45-bis del Regolamento n. 282/2011 hanno individuato un elenco di documenti ritenuti idonei a dimostrare l’avvenuto trasporto o spedizione dei beni in un altro Stato membro UE sulla base di una cosiddetta “presunzione refutabile”.

Tra i processi e le soluzioni che si stanno diffondendo ci sono proprio procedure che permettono l’acquisizione e gestione completamente digitale dei documenti di prova. E ciò è assolutamente ammesso e chiarito dalle Note esplicative della Commissione Europea del 20 dicembre 2019 sull’ammissibilità nell’utilizzo della forma digitale per la dichiarazione di avvenuta ricezione merce, ma in generale per tutti i documenti comprovanti la presunzione richiesta, così come chiarito in una delle risposte alle domande riportate nelle Note: “Non esistono disposizioni specifiche nel Regolamento Europeo (RE) per quanto riguarda il formato in cui devono essere forniti i documenti da accettare come prova della spedizione o del trasporto di cui all’articolo 45 bis, paragrafo 3, del RE. Sarebbe ragionevole aspettarsi che gli Stati membri siano flessibili al riguardo e non impongano limitazioni rigorose, ad esempio accettando solo documenti cartacei, ma accettino anche una versione elettronica di tali documenti.”

La digitalizzazione delle prove della cessione intracomunitaria, inoltre, deve essere considerata in un più ampio scenario di adozione di strumenti innovativi per tracciare le spedizioni in tempo reale e gestire la raccolta e la firma dei documenti di trasporto e della dichiarazione di ricezione merci in modalità digitale.

Requisiti richiesti per le prove nel trasporto franco destino e franco fabbrica

La comprova dell’effettivo trasferimento intracomunitario dei beni può essere fornita grazie alla combinazione di una pluralità di documenti con modalità differenti a seconda della tipologia di trasporto effettuato. In particolare, l’art. 45-bis definisce due gruppi di documenti probatori, che a seconda della modalità di trasporto, sono utili per dimostrare l’effettiva fuoriuscita dei beni dal territorio dello Stato:

• GRUPPO A Gruppo di documenti di cui al paragrafo 3, lettera a) del Regolamento, tra cui ad esempio il Documento o lettera CMR firmato o la Polizza di carico (Bill of Lading – B/L) o la Fattura emessa dallo spedizioniere.
• GRUPPO B Gruppo di documenti di cui al paragrafo 3, lettera b) del Regolamento, tra cui ad esempio i documenti bancari attestanti il pagamento per la spedizione o il trasporto dei beni.

Il regolamento europeo stabilisce, quindi, la combinazione dell’idoneo set documentale che il fornitore deve essere in grado di conservare ed esibire, in modo differenziato a seconda della circostanza che i beni oggetto di cessione siano spediti o trasportati:

• dal cedente (o da terzi per suo conto come un vettore) e quindi modalità di trasporto «franco destino»,
• oppure dal cessionario (o da terzi per suo conto come un vettore), e quindi modalità di trasporto “franco fabbrica” o “ex works”.

La dichiarazione di ricezione merci nel franco fabbrica o ex works

Nel caso di trasporto/spedizione dei beni da parte dell’acquirente, direttamente o tramite vettori terzi per suo conto, il regolamento introduce una presunzione relativa alla certezza della prova documentale secondo cui si ritiene che i beni siano stati trasportati o spediti da uno stato membro UE ad un altro se il fornitore è in grado di conservare ed esibire, oltre alla combinazione di alcuni documenti, anche una Dichiarazione di avvenuta ricezione merci dell’acquirente, ricevuta entro il decimo giorno del mese successivo alla cessione, che attesti che i beni siano stati spediti/trasportati direttamente dall’acquirente o da parte di un terzo per suo conto e che identifica lo stato membro di destinazione dei beni. Tale dichiarazione scritta dall’acquirente deve contenere:

• la data di rilascio;
• nome e indirizzo dell’acquirente;
• la quantità e la natura dei beni;
• la data e il luogo di arrivo dei beni;
• nel caso di mezzi di trasporto, il numero di identificazione del mezzo di trasporto;
• identificazione della persona che accetta i beni per conto dell’acquirente.

Sul termine temporale per acquisire la dichiarazione di avvenuta ricezione merce resa dall’acquirente per le cessioni «franco fabbrica» si sono generati dubbi e allarmismi, ma il capitolo 5 delle Note esplicative della Commissione UE del 20 dicembre 2019 chiarisce a riguardo che “anche se l’acquirente fornisce al venditore la dichiarazione scritta dopo la scadenza del termine, sarà possibile per il venditore avvalersi della presunzione, purché siano soddisfatte tutte le altre condizioni rilevanti di cui all’articolo 45 bis del Regolamento.”

Anche l’Amministrazione finanziaria italiana ha emanato vari documenti di prassi dell’Agenzia delle Entrate per chiarire gli elementi oggettivi di prova necessari (es. la Risposta AE n. 141 del 3 marzo 2021, la Circolare n. 12/E del 12 maggio 2020, la Risposta AE n.117 del 23 aprile 2020 e la Risposta AE n. 100 del 8 aprile 2019).

L’attuazione della digitalizzazione delle prove e conservazione digitale

L’attuazione concreta di gestire le prove in modalità completamente informatica, intanto, passa dalla consapevolezza che oggi la tecnologia permette:

• di tracciare tutto il trasporto di beni,
• la messa a disposizione dei documenti della spedizione su una piattaforma web,
• l’invio di notifiche via mail o sms con link autologganti,
• l’acquisizione della firma attraverso tavolette digitali per la presa in carico del vettore, delle firme elettroniche online con o senza OTP per le firme dell’acquirente cessionario

e quindi di acquisire la dichiarazione di ricezione merci dell’acquirente comunitario direttamente da un processo digitale remoto governato dal fornitore stesso.

In ultimo, si ricorda che per tutte le evidenze, le prove e i documenti nativi informatici che per leggi o regolamenti vanno conservati occorre seguire le regole tecniche della conservazione digitale ai sensi dell’art. 43 del Codice dell’Amministrazione Digitale.

Quindi, se le imprese intendono acquisire e gestire tutte o parte delle prove previste per le cessioni intracomunitarie di beni esclusivamente in modalità digitale possono farlo, traendone vantaggi in termini di efficienza, riduzione di costi e maggiore trasparenza. Anzi questa sembra essere, sempre più, la strada tracciata per il futuro delle aziende, al fine di mantenere la competitività richiesta ed investire in innovazioni di processo.