Certificazione Unica: l’obbligo di conservazione per il datore di lavoro

In tema di conservazione a norma e in relazione alla certificazione unica, il datore di lavoro deve rispettare precisi obblighi. La documentazione è considerata fiscalmente rilevante e devono essere rispettate le regole stabilite dal CAD e dal decreto ministeriale 17 giugno 2014.

Quali regole relative alla conservazione della documentazione si devono applicare alla certificazione unica?

Il datore di lavoro deve rispettare specifiche norme in merito ai documenti prodotti per i propri dipendenti, sulla base di quanto stabilito dal decreto ministeriale 17 giugno 2014 per i documenti considerati fiscalmente rilevanti.

Devono inoltre essere applicate le regole previste dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale.

In linea generale il periodo di tempo per la conservazione a norma dei documenti è di cinque anni ma la finestra è variabile e dipende dal periodo di tempo in cui può essere notificato l’accertamento.

Certificazione Unica, le regole per la conservazione: CAD e decreto ministeriale 17 giugno 2014

Così come altri documenti rilevanti, anche la certificazione unica consegnata ai propri dipendenti e trasmessa all’Agenzia delle Entrate deve essere conservata a norma da parte del datore di lavoro, o di eventuali soggetti terzi dallo stesso incaricati.

Devono infatti essere rispettate le regole stabilite dai due principali riferimenti normativi, oltre a quelle del codice civile:

• il decreto ministeriale 17 giugno 2014;
• il CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale.

Le procedure per la conservazione digitale (o, in casi sempre più rari, cartacea) devono essere conformi al quadro normativo richiamato.

Inoltre possono essere richiamati i chiarimenti sulla prassi, forniti dall’Agenzia delle Entrate nella risposta all’interpello n. 217/2022. Sebbene il documento chiarificatore interessi principalmente gli obblighi degli intermediari abilitati, le indicazioni sono valide anche per i datori di lavoro.

I termini richiamati dall’Amministrazione finanziaria riguardano diversi adempimenti tra i quali l’esterometro, le dichiarazioni d’intento e i modelli di pagamento unificato F24 ma anche “tutti gli altri documenti rilevanti ai fini tributari”.

In merito ai tempi di conservazione è opportuno un chiarimento. il termine ordinario è di cinque anni, la documentazione deve essere quindi conservata fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione.

Tuttavia la durata è variabile dal momento che dipende da quello entro il quale può essere notificato l’accertamento in relazione al periodo d’imposta in cui è stata trasmessa la certificazione unica e, in generale, il termine può variare a seconda dell’adempimento.

In ultimo è bene sottolineare che anche in assenza di uno specifico obbligo di legge il datore di lavoro potrebbe scegliere tempi più ampi per la conservazione della documentazione, per tutelarsi in caso di azioni legali o contenziosi tra l’impresa e i propri dipendenti.

Certificazione Unica: gli obblighi di conservazione per i datori di lavoro

Il processo di conservazione ha avuto un passo in avanti con la digitalizzazione delle procedure dell’Agenzia delle Entrate.

In linea generale, per la certificazione unica inviata dai datori di lavoro ai propri lavoratori dipendenti è permessa anche l’archiviazione cartacea. Sarà sufficiente la stampa della documentazione nel caso di controlli, al momento del controllo stesso.

Le regole da rispettare sono quelle stabilite dal Codice dell’Amministrazione Digitale, introdotto dal decreto legislativo n. 82 del 7 marzo 2005 e modificato successivamente.

Nel caso in cui venga apposta una firma digitale o un sigillo elettronico ai documenti digitali, sono rispettati i principi del CAD, indicati nel seguente elenco:

• autenticità;
• integrità;
• affidabilità;
• leggibilità;
• reperibilità.

Inoltre è bene ricordare che la validità legale dei documenti è data esclusivamente dall’apposizione di una marca temporale o della firma elettronica qualificata o avanzata.

In tali casi i documenti si possono considerare opponibili a terzi ed acquisiscono valenza probatoria.

Certificazione unica: la conservazione digitale può essere affidata a soggetti terzi

Il datore di lavoro, per assicurarsi il rispetto degli obblighi di conservazione digitale della documentazione (compreso quello relativo alla certificazione unica), può optare per l’affidamento delle procedure a soggetti terzi.

La scelta può rappresentare un’ottimizzazione dei costi ad esempio rispetto alla necessità di formare personale apposito, con dispendio di risorse e tempo per la formazione dei dipendenti.

Tale scelta può rendere più semplice la compliance alla normativa e potrebbe permettere una maggiore sicurezza rispetto alle procedure per la validità legale della documentazione.

Tale aspetto è importante non solo nel caso di eventuali accertamenti da parte dell’Amministrazione finanziaria ma anche nel caso di contenzioso con dipendenti.