Regole e consigli generali per le spedizioni all’estero

Spedire all’estero i prodotti potrebbe rivelarsi un’operazione un po’ ostica per chi gestisce un eCommerce.
Gli aspetti da tenere in considerazione, infatti, sono molteplici e spaziano dalla scelta del corriere a quella del packaging, passando per le tempistiche, i costi di spedizione e per le possibili restrizioni con cui si potrebbe dover fare i conti. Di seguito, sono riportati i migliori consigli e le regole da conoscere per spedire all’estero in maniera economica e senza rischi.

Spedire in Italia o all’estero: le differenze

Innanzitutto, è necessario capire quali sono le differenze più importanti tra spedire all’estero e in Italia. La maggiore distanza legata alle spedizioni internazionali, ovviamente, ha un impatto sui costi. La regola generale è: più è distante il luogo in cui deve essere spedito il pacco, più la spedizione sarà costosa, ma è opportuno sottolineare che ci sono delle eccezioni dovute a possibili accordi comunitari o bilaterali tra Paesi.
In base alla destinazione finale dei propri pacchi, cambiano anche le procedure di spedizione a seguito delle diverse discipline normative. Nello specifico, se l’iter per l’organizzazione della spedizione rimane sostanzialmente identico (preparare il pacco, stampare la lettera di vettura, prenotare il ritiro e attendere l’arrivo del corriere), ciò che cambia in caso di spedizione internazionale è la documentazione di accompagnamento.

Quando si tratta di spedire all’estero potrebbero spuntare alcune restrizioni collegate a particolari prodotti, perciò, diventa fondamentale informarsi su cosa può o no entrare nel Paese di destinazione (e cosa può essere trasportato in aereo). Per completare con successo una spedizione internazionale, inoltre, potrebbe rivelarsi necessario ricorrere all’uso di flotte speciali o corrieri specializzati.

Cosa serve per spedire all’estero

Per spedire all’estero le merci bisogna fare una distinzione tra:

• Spedizioni internazionali verso Paesi dell’Unione Europea;
• Spedizioni internazionali verso Paesi extraeuropei.

Nel primo caso non è necessaria una particolare documentazione, bensì basta stampare in tripla copia la lettera di vettura: una da applicare sul pacco, una da consegnare al corriere che si occupa della spedizione e una da conservare firmata.
In caso di spedizione internazionale verso un Paese che non fa parte dell’Unione Europea, invece, in linea di massima bisogna avere:

• la fattura o la nota proforma;
• la dichiarazione di libera esportazione, cioè un particolare documento che include tutte le informazioni obbligatorie per spedire fuori dall’Ue (tra cui anche il motivo dell’esportazione e la dichiarazione di conformità della merce alle norme del Paese verso cui è spedito il pacco) e che a livello pratico consente che il pacco passi la dogana;
• il codice identificativo EORI (per gli operatori commerciali).

Nel maggio del 2016 è entrato in vigore il nuovo Codice Doganale dell’Unione Europea, che, tra le varie novità, ha introdotto la cosiddetta origine preferenziale delle merci e la relativa dichiarazione da consegnare al corriere. Questa novità è stata studiata per consentire riduzioni o esenzioni a livello di dazi quando si esportano merci che soddisfano alcuni precisi requisiti. Tutto ciò è subordinato alla presenza di un accordo bilaterale tra due o più Paesi che si riconoscono a vicenda un “trattamento preferenziale”. I prodotti in questione richiedono il rilascio del certificato EUR1.

Come scegliere il packaging per le spedizioni all’estero

Per spedire all’estero le proprie merci in totale sicurezza, cioè senza che riportino danni o che vadano perse, è necessario studiare un packaging ad hoc.
La scelta, ovviamente, dipende da diversi fattori. In primis dal mezzo con cui verranno spedite (aereo o nave, per esempio) e dalla loro fragilità. In ogni caso, però, è buona regola utilizzare scatole rigide e robuste e nastro adesivo resistente, imballare singolarmente i prodotti all’interno della scatola e prevedere una doppia etichetta di spedizione con i recapiti di consegna e spedizione (una all’esterno e una all’interno).

Come scegliere il corriere per un eCommerce che deve spedire all’estero

Decidere a priori quale sia il corriere giusto per spedire all’estero è impossibile: la scelta, infatti, dipende dalle specifiche esigenze del mittente e da molti altri fattori.
Le soluzioni a disposizione sono tante: da Poste Italiane a UPS, passando per BRT e DHL, è possibile scegliere tra diversi servizi ad hoc dedicati alle spedizioni internazionali. Il servizio di Poste Italiane per le spedizioni all’estero, per esempio, si chiama Poste Delivery International Standard e consente di spedire pacchi fino a 20 chilogrammi di peso e 105 centimetri di lunghezza massima.

I consigli per ridurre i costi di spedizione

Come evidenziato poc’anzi, sono tanti i corrieri che propongono soluzioni specifiche per le spedizioni internazionali, ciascuno con differenti tariffe.
Il consiglio per risparmiare, quindi, è ovviamente quello di valutare caso per caso le varie opzioni a disposizione e scegliere la più vantaggiosa in termini di costi, ma anche di affidabilità e velocità. Scegliere il packaging giusto, come abbiamo già visto, è un altro “trucco” per evitare di correre il rischio di veder danneggiata la propria merce e dover provvedere a una nuova spedizione. È utile ribadire anche un ulteriore consiglio: prima di spedire all’estero è sempre opportuno studiare la normativa in vigore nel Paese in cui sarà consegnata la merce, al fine di accertarsi gli eventuali costi ulteriori legati ai dazi doganali.