Comunicare con i dipendenti
I nuovi scenari organizzativi spesso comportano la distanza fisica dei dipendenti dalla sede aziendale e dalle funzioni di HR e amministrazione. Essenziale quindi investire in strumenti di comunicazione adeguati tra azienda e dipendenti.
Azienda verso Dipendenti
L’azienda si trova a gestire numerose comunicazioni nei confronti del proprio personale, come ad esempio:
- trasmettere mensilmente ai dipendenti copia della loro busta paga
- recapitare annualmente la certificazione unica (CU)
- garantire in tutti i casi la riservatezza dei dati.
Nelle organizzazioni complesse inoltre i responsabili di team possono dover dare visibilità, inquadramento e retribuzione dell’intero gruppo. A loro è inoltre certamente demandata la verifica e prima accettazione di richieste di ferie o permessi. Ma anche loro non sono necessariamente a contatto fisico con il proprio team.
E’ del tutto anacronistico pensare di trasmettere documentazione cartacea ai propri dipendenti, oltre che rischioso per i possibili ritardi e la perdita di informazioni. Anche la e-mail sta diventando sempre meno interessante: troppo spamming, phising, alto rischio di trasmettere virus e malware.
Dipendenti verso Azienda
Anche i dipendenti possono aver necessità di inviare comunicazioni all’azienda, ad esempio:
- per variazioni di residenza, stato civile, composizione del nucleo familiare ai fini delle detrazioni
- per richieste di ferie o permessi da autorizzare (e l’amministrazione del personale deve essere messa al corrente).
La soluzione TeamSystem: la Console del dipendente
Per dare risposta a queste esigenze è nata la Console del dipendente di TeamSystem Studio. Un’area dedicata alla comunicazione tra l’amministrazione del personale (sia che venga gestita internamente in azienda sia che se ne occupi uno studio di consulenza del lavoro) e i dipendenti.
Lo studio o la funzione aziendale che elabora buste paga e Certificazione Unica non dovrà fare alcuna attività in più rispetto il normale ciclo operativo: una semplice impostazione sui dipendenti attiva automaticamente la Console del dipendente e pubblica al suo interno i documenti.
Il dipendente ha la possibilità di sfruttare questo strumento per comunicare con l’amministrazione e con il diretto superiore in base alla propria necessità (segnalare un cambio di residenza, richiedere un periodo di ferie…).
È inoltre possibile configurare l’organigramma aziendale ed attraverso questo attribuire permessi di gestione o visualizzazione delle informazioni ai soggetti interessati (ad esempio dare ad un direttore la visione delle informazioni dell’intera sua Business Unit).
Nel mondo digitale non esistono distanze
Grazie a soluzione come questa vengono virtualmente azzerate le distanze e così dipendenti che sfruttano opportunità di smart working o telelavoro o che appartengono a filiali distanti anche centinaia di km godono della certezza ed immediatezza del flusso di comunicazioni. E della sicurezza garantita dal prelevare le informazioni direttamente dal server aziendale anche attraverso una comoda, veloce ed intuitiva APP per tablet e smartphone.
Efficienza e produttività decollano!
Console del dipendente migliora efficienza e produttività perché:
- non richiede alcun lavoro aggiuntivo a chi effettua le elaborazioni
- crea un archivio storico al quale accedere per recuperare qualsiasi elemento senza doverlo richiedere (interrompendone il lavoro) a chi lo ha elaborato
- garantisce lo scambio di informazioni evitando errori, dimenticanze e perdite di tempo per verificare l’avvenuta ricezione
Parafrasando Enrico Brizzi possiamo dire che “nessun posto è lontano” per chi utilizza la Console del dipendente di TeamSystem Studio.
