Cos’è un e-mail di benvenuto e come scriverla

È necessario prestare molta attenzione a un particolare tipo di messaggio del quale, ancora in troppi casi, vengono sottovalutate le possibili conseguenze, sia positive che negative: si tratta dell’e-mail di benvenuto, altrimenti nota come welcome e-mail.

Non sono in molti a conoscere cos’è precisamente una e-mail di benvenuto e a cosa serve. Questa guida si propone di far chiarezza su tutto quello che c’è da sapere sulla welcome e-mail e, in particolare, sugli step da seguire per scriverla in modo corretto e, soprattutto, efficace.

Cos’è l’e-mail di benvenuto e a cosa serve

L’e-mail di benvenuto, anche conosciuta come welcome e-mail, è un messaggio di posta elettronica che viene inviato automaticamente a chi si iscrive alla newsletter aziendale, si registra al blog oppure completa un acquisto sul sito.
L’e-mail in questione può contenere al suo interno un semplice messaggio di benvenuto con la presentazione del brand per instaurare una relazione amichevole con l’utente, ma anche, in alcuni casi, un modulo di iscrizione a un servizio, un’offerta speciale, video o altri contenuti.

Al giorno d’oggi il termine “e-mail di benvenuto” è talvolta sostituito dal termine “messaggio di benvenuto” perché sono aumentati i canali comunicativi tramite il quale un’azienda può stabilire questo primo contatto (uno di questi è WhatsApp). La finalità, però, è sempre la stessa: stabilire un primo contatto con il cliente per presentare la migliore versione del brand, cercando al contempo di incuriosire e sorprendere positivamente il destinatario del messaggio.
L’occasione è più ghiotta che mai: generalmente, infatti, i tassi di apertura delle e-mail di benvenuto sono più alti rispetto a quelli delle altre email e gli utenti, nel momento in cui ricevono questo tipo di messaggio, sono al picco del loro entusiasmo nei confronti del brand.

Come scrivere una e-mail di benvenuto in modo corretto ed efficace

Adesso che è più chiaro a cosa serve e perché è così importante l’e-mail di benvenuto, è giunto il momento di capire in che modo bisogna costruire questo messaggio per renderlo efficace ed evitare errori.

Prima ancora di approfondire come costruire il messaggio di posta elettronica di benvenuto è necessario prestare attenzione a un altro aspetto: il mittente della e-mail, cioè il primo elemento, assieme all’oggetto dell’e-mail, che il destinatario si trova davanti quando riceve un messaggio di posta elettronica. Deve essere ben riconoscibile e identificabile col brand o con una persona collegata al marchio. Utilizzare il nome di una persona, per esempio [(nome di persona) di (nome del brand)], contribuisce a umanizzare il messaggio.
Poco fa è stato citato l’oggetto dell’e-mail: si tratta di un altro elemento essenziale, che va curato alla perfezione perché, spesso, è proprio dall’oggetto della e-mail che dipende se l’utente aprirà o meno la mail. Il consiglio è quello di non esagerare con i caratteri e di personalizzare il messaggio col nome del destinatario. Ovviamente, affinché ciò sia possibile, è necessario prima aver raccolto i nominativi degli utenti durante il processo di registrazione. A questo proposito, giova ricordare che con la Marketing Automation è possibile offrire un’offerta ancora più personalizzata a ogni contatto.

Per quanto riguarda più propriamente il contenuto della e-mail, nel messaggio con cui si dà il benvenuto a un nuovo iscritto o a un nuovo cliente non può, innanzitutto, mancare un ringraziamento per la fiducia accordata al brand. Dire “grazie” aggiunge un fondamentale tocco di umanità al messaggio e predispone il nuovo contatto a adottare un atteggiamento più positivo nei confronti del brand. Bisogna, però, anche sapere come dire “grazie”: per rendere davvero efficace il messaggio di ringraziamento, infatti, è fondamentale, anche in questo caso, personalizzarlo col nome del destinatario, così da aumentare il suo interesse e il suo coinvolgimento.

Dire “grazie”, però, non basta: nel caso in cui, per incentivare la registrazione dell’utente, si è promesso di dargli un vantaggio (come, per esempio, un coupon sconto o l’accesso a un contenuto esclusivo), è assolutamente necessario mantenere la promessa. Alcuni brand, nella loro welcome e-mail, propongono uno sconto con data di scadenza, così da far leva sul senso di urgenza e spingere l’utente a completare l’azione quanto prima.
Anche e soprattutto nel momento in cui si scrive una e-mail di benvenuto non bisogna, poi, sottovalutare il potere evocativo dello storytelling. C’è modo e modo per presentare il proprio brand, cioè per raccontare chi si è, cosa si fa e perché lo si fa: mostrare la personalità del brand e incentrare il racconto sui suoi valori fondanti rende il messaggio più memorabile. Allo stesso modo, in linea con il tone of voice del brand, può essere utile sorprendere il lettore con un aneddoto curioso e divertente, allo scopo di ridurre ulteriormente la distanza tra il brand e l’utente.

Oltre che per presentare il brand raccontando la sua storia e i suoi valori, una e-mail di benvenuto può rivelarsi anche estremamente utile per anticipare in che modo si ha intenzione di portare avanti la relazione “epistolare” con l’utente.

Inondare di messaggi l’utente non è mai una buona idea perché si rischia di indispettirlo e spingerlo a cancellare l’iscrizione alla mailing list; pertanto, è necessario essere chiari fin da subito sulla frequenza e sul contenuto delle comunicazioni che saranno inviate all’utente, concentrandosi in modo particolare sui vantaggi di cui può beneficiare leggendo i vari messaggi della newsletter o utilizzando i prodotti o servizi del brand. Altrettanto necessario, ovviamente, sarà poi mantenere quanto promesso, sia per quanto riguarda la frequenza dei messaggi di posta elettronica sia per quanto concerne i benefici illustrati.

Un utile espediente per far sì che le future e-mail non siano contrassegnate come spam è quello di chiedere esplicitamente all’utente di aggiungere l’indirizzo email nella cosiddetta “whitelist”. Ovviamente, anche in questo caso deve essere spiegato in modo chiaro il vantaggio che l’utente ha nel completare questa procedura, cioè quello di assicurarsi, in questo modo, di non rischiare di perdere sconti e altre informazioni importanti.

All’interno di una e-mail di benvenuto, infine, è necessario inserire una Call to Action, cioè un invito esplicito a completare un’azione. Gli obiettivi di un messaggio di benvenuto possono essere molteplici e, dallo scopo principale di questo particolare strumento, dipende anche, ovviamente, il tipo di invito. Nello specifico, una e-mail di benvenuto può, per esempio:
prestarsi a spingere un nuovo iscritto alla mailing list a completare il suo primo acquisto (magari mostrando i prodotti più venduti o di tendenza);

• a leggere o scaricare una risorsa sul sito;
• a fornire più informazioni su di lui;
• a unirsi a una community sui social;
• a fornire un feedback affinché l’azienda possa migliorare il suo servizio.