Come organizzare il lavoro di un team vendita: 5 cose da sapere

La pianificazione del lavoro è un concetto spesso associato a grandi realtà, i cui processi di vendita sono lunghi e complessi, ma organizzare le attività in base alle priorità è fondamentale anche per il team commerciale delle PMI. Infatti, spesso le piccole e medie imprese sottovalutano l’importanza di dedicare del tempo alla pianificazione degli obiettivi per mancanza di risorse o consapevolezza del valore di quest’azione. 

Pianificare il lavoro del team commerciale significa senz’altro riuscire a ritagliare del tempo all’azienda, ma consente di risparmiarne molto nel corso dell’anno. Attraverso un’adeguata organizzazione, inoltre, si permette ai venditori di focalizzarsi su specifici obiettivi, senza distrazioni inutili, e di conseguenza, ottenendo anche un importante risparmio in denaro. 

I vantaggi della pianificazione del lavoro del team vendita

Il successo e la crescita di una PMI dipendono da molti fattori, uno dei quali è proprio la pianificazione del lavoro del team commerciale. Mettere “su carta” gli obiettivi, specificando le attività e le tempistiche di ciascuna attività, porta infatti numerosi vantaggi, connessi a una maggiore efficienza complessiva del lavoro. In particolare, l’attività di pianificazione e gestione del team vendita consente di ottenere benefici in termini di: 

• ottimizzazione delle risorse, poiché, avendo un piano chiaro degli obiettivi e delle attività, i lavoratori possono focalizzarsi sulle priorità, evitando perdite di tempo ed energie; 

• miglioramento della produttività, in termini quantitativi e qualitativi; 

• maggiore flessibilità, grazie a previsioni più mirate sull’andamento del business, che rendono dirigenti e lavoratori pronti ad affrontare eventuali imprevisti; 

• maggiore controllo sulle attività in corso e sui progressi, che facilita l’identificazione di problemi e l’adozione di provvedimenti correttivi; 

• miglior servizio al cliente: dal momento che una buona pianificazione permette di gestire al meglio le diverse richieste, stabilendo in anticipo tempi di consegna e assegnazione delle attività. 

Come si può intuire, dunque, una buona attività di pianificazione aiuta l’organizzazione nel suo complesso a ridurre le criticità e a rendere più efficienti i servizi, tagliando tempi e costi e orientando lo sguardo su obiettivi e risultati. 

5 consigli per il team commerciale delle PMI

Gestire un team vendita in maniera ottimale significa avere sempre un quadro preciso della situazione e sapere come agire in qualsiasi situazione, prevenendo possibili problemi e rendendo più veloci ed efficienti le operazioni pratiche. 

La pianificazione dell’attività commerciale in una PMI dovrebbe includere, però, questi 5 elementi fondamentali: 

1. Tempo: la pianificazione del lavoro del team commerciale di una PMI non è una perdita di tempo, tutt’altro, consente di risparmiarne molto di più durante l’anno. È importante, per questo motivo, ritagliare qualche ora a settimana o al mese per pianificare le azioni future, nel breve e nel lungo periodo; 
2. Prioritizzazione: la prioritizzazione è un altro punto essenziale poiché consente di capire in quanto tempo e con quali attività raggiungere un obiettivo. Gli obiettivi devono essere sempre SMART, ossia specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e limitati nel tempo, e sebbene questa possa rappresentare la parte più complessa dell’intera pianificazione, in realtà questa fase aiuta a capire concretamente su quali attività deve puntare il team commerciale entro un determinato lasso di tempo per ottenere i migliori risultati possibili; 
3. Monitoraggio: pianificare il lavoro senza monitorare i risultati è inutile. Il monitoraggio consente infatti di comprendere gli errori e correggere il tiro in futuro, approntando di volta in volta strategie e misure utili per ottimizzare le attività. 
4. Comunicazione interna: la gestione efficace di un team passa anche attraverso una comunicazione chiara e costante al suo interno, proprio perché ciò consente di tenere sempre tutti ben allineati su obiettivi da raggiungere e strategie da adottare; 
5. Formazione continua: investire, infine, nella formazione dei membri del team commerciale permette di mantenere alta la competitività e l’efficienza. Per esempio, corsi di aggiornamento sulle tecniche di vendita e l’uso di nuovi strumenti tecnologici possono aiutare i venditori a migliorare le proprie competenze e ad adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato. 

Perché utilizzare CRM in Cloud come software di pianificazione del lavoro

Ma come può la tecnologia aiutare le imprese che vogliono pianificare le attività del proprio team vendita in maniera efficiente? Le soluzioni oggi non mancano e possono essere facilmente adottate anche dalle aziende di piccole e medie dimensioni, che attraverso appositi software hanno la possibilità di ottimizzare ogni singola azione. Se in passato gran parte del lavoro veniva svolto tramite fogli Excel, attualmente è infatti molto più efficace l’utilizzo di sistemi progettati sulle specifiche necessità di queste realtà. 

Oggi la maggior parte delle PMI si avvale infatti di gestionali per la pianificazione delle vendite come CRM in Cloud di TeamSystem, un software che consente all’azienda di avere un controllo a 360 gradi della rete di vendita, semplificando una serie di attività fondamentali, come: 

• realizzare un organigramma dell’azienda nella sua interezza e dei singoli team per gestire immediatamente i singoli agenti o l’intero team di vendita; 

• pianificare appuntamenti e attività grazie a un planner di facile consultazione; 

• monitorare la cronologia delle interazioni con i clienti e delle attività previste in futuro; 

• assegnare obiettivi e relative tempistiche ai singoli team (per fatturato, numero attività o opportunità); 

• assegnare a ogni collaboratore una o più attività legate a un progetto; 

• monitorare l’avanzamento delle attività e comunicare costantemente con il team di vendite; 

• avere report e statistiche dettagliate per analizzare le performance del team e l’andamento generale delle vendite. 

Con CRM in Cloud di TeamSystem, si dispone dunque di un’unica piattaforma per gestire e avere il pieno controllo della propria attività. In altre parole, come evidenziano anche coloro che sono già clienti TeamSystem, CRM in Cloud aiuta a semplificare, ottimizzare e ridurre i tempi di pianificazione del lavoro, migliorando l’efficienza e la produttività del team vendita.