Funzione e vantaggi dell’organigramma aziendale

Realizzare l’organigramma aziendale è un ottimo metodo per avere il pieno controllo delle attività, stabilire gerarchie e individuare precisi ruoli per ogni risorsa facente parte dell’organizzazione. Non importa se si tratta di grandi realtà o di PMI in fase di crescita: organizzare settori e dipendenti apporta notevoli vantaggi e rende maggiormente efficienti i processi produttivi. Ma perché (e come) aziende e PMI dovrebbero impegnarsi nella realizzazione di uno schema di questo tipo? In questo articolo, forniamo alcune linee guida per capire in che modo l’organigramma può migliorare l’efficienza dell’azienda e come realizzarne uno ben fatto con l’aiuto di un software.

Cos’è l’organigramma aziendale

Quando si parla di organigramma aziendale si fa riferimento a uno strumento essenziale per un’azienda produttiva ed efficiente.

Ma di cosa si tratta esattamente? Un organigramma altro non è che la rappresentazione grafica della struttura gerarchica e delle relazioni all’interno di un’organizzazione.

Con questo vengono illustrati i diversi ruoli, i livelli di autorità e le relazioni di supervisione all’interno dell’azienda. In sostanza, questa rappresentazione aiuta a visualizzare in modo chiaro la catena di comando, le responsabilità dei singoli dipartimenti e il flusso delle comunicazioni all’interno dell’organizzazione.

Visivamente, l’organigramma è composto da rettangoli o caselle, che rappresentano i singoli attori, e linee che stanno a indicare i rapporti tra ognuno di questi. Solitamente, le linee continue rappresentano i rapporti di tipo gerarchico, mentre quelle tratteggiate indicano rapporti in cui non sussiste una vera e propria gerarchia.

In genere, le posizioni di livello più alto sono poste nella parte superiore dell’organigramma, mentre quelle di livello inferiore vengono posizionate nella parte inferiore.

Esempi di organigramma aziendale e diverse tipologie

Per comprendere al meglio la struttura di un organigramma aziendale è opportuno fare qualche esempio. Questo anche perché non tutti gli organigrammi sono realizzati allo stesso modo.

Esistono, anzi, diverse tipologie di organigramma aziendale. Sta poi all’azienda, anche in base alle sue dimensioni, scegliere il tipo di organigramma più funzionale alla propria organizzazione.

In linea generale, possiamo individuare 3 diversi modelli di organigramma aziendale.

• Organigramma funzionale: particolarmente indicato per piccole o medie imprese, questo tipo di organigramma struttura l’azienda in base alle funzioni principali o alle aree di competenza (settori, dipartimenti, uffici) tutte supervisionate da un responsabile o capo.
• Organigramma divisionale: comune nelle grandi aziende con diverse linee di prodotti o aree geografiche, in questo modello di organigramma, l’azienda viene divisa in unità autonome basate proprio su prodotti, servizi o aree geografiche.
• Organigramma a matrice: questo modello di organigramma aziendale può essere considerato come una combinazione dell’organigramma funzionale e dell’organigramma divisionale. In questo caso, dunque, l’organigramma si sviluppa su due diverse direzioni: una funzionale e una su prodotti specifici.

Vantaggi di un organigramma aziendale

Una volta compresa la struttura dell’organigramma aziendale e aver fornito alcuni esempi, comprenderne i vantaggi può risultare più immediato.

Appare evidente che con un organigramma aziendale vi è la possibilità di visualizzare graficamente la struttura dell’azienda, comprendendo i diversi ruoli assegnati, le responsabilità di ogni risorsa e come vengono suddivisi i compiti.

La presenza di un organigramma aziendale si rende ancor più utile in fase di onboarding aziendale (il processo tramite il quale il lavoratore viene a conoscenza dei meccanismi aziendali, delle abilità e del comportamento che gli consentiranno di inserirsi efficacemente in una realtà) perché rende chiaro, sin da subito, qual è il ruolo di ciascun dipendente.

In generale, la realizzazione dell’organigramma aziendale consente di tenere sotto controllo le attività del team (o dei diversi team aziendali).

In questo modo, è possibile individuare eventuali parti dell’organizzazione che necessitano di miglioramenti per il perseguimento degli obiettivi aziendali. Per esempio, ci si può rendere conto che un reparto ha bisogno di maggiore manodopera o, al contrario, che vi è un eccesso di forza lavoro.

Come realizzare un organigramma aziendale

La realizzazione di un organigramma aziendale parte da un’attenta analisi delle esigenze, della struttura e dell’organizzazione dell’azienda.

Come già accennato quando abbiamo analizzato le diverse tipologie e modelli di organigramma, anche per le PMI l’organigramma aziendale può migliorare e velocizzare i processi, nonché contribuire a una corretta gestione del team.

Che si tratti di piccole o grandi imprese, il processo di realizzazione dell’organigramma si compone di alcuni semplici, ma fondamentali passaggi.

Di seguito elenchiamo quelli più importanti.

1. Raccolta delle informazioni

Il primo step per la realizzazione di un organigramma aziendale efficace prevede la raccolta di tutte le informazioni necessarie alla sua compilazione. È necessario, dunque, acquisire una conoscenza approfondita della struttura dell’organizzazione, individuando i diversi dipartimenti, i settori, le funzioni, i livelli gerarchici e le relazioni tra i ruoli.

2. Determinazione del modello di organigramma aziendale
   Come abbiamo visto, esistono diverse tipologie di organigramma aziendale. Ognuna di esse può essere più o meno adatta per una specifica azienda. Gli organigrammi funzionali, per esempio, sono maggiormente indicati per piccole o medie imprese, mentre organigrammi divisionali o a matrice possono essere maggiormente utili alle realtà più strutturate.
3. Inserimento delle informazioni
   Una volta raccolte le informazioni fondamentali e aver individuato il tipo di struttura per l’organigramma aziendale, è possibile cominciare a lavorare alla compilazione dell’organigramma. È necessario individuare le posizioni chiave, le diverse gerarchie tra le diverse posizioni, i ruoli nell’azienda e i rapporti di supervisione, esprimendoli visivamente con linee continue o discontinue.
4. Revisione
   Una volta aggiunte tutte le informazioni ed eventuali dettagli, è sempre consigliabile revisionare il lavoro svolto. Una buona idea può essere condividere l’organigramma con altre persone all’interno dell’azienda, tra dirigenti e responsabili dei diversi dipartimenti.
   In seguito, e se lo si ritiene opportuno, è anche possibile condividere il lavoro svolto con i dipendenti dell’organizzazione. La condivisione dell’organigramma, infatti, è un buon metodo per sollecitare il lavoro dei dipendenti e creare interesse verso il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
5. Aggiornamento
   In qualsiasi tipo di azienda, benché con tempi che variano da un’organizzazione all’altra, spesso la struttura o le relazioni gerarchiche possono subire dei cambiamenti nel tempo.
   Ciò rischia di rendere obsoleto un organigramma. Ecco perché è fondamentale dedicarsi regolarmente all’aggiornamento del proprio organigramma aziendale, tenendo conto e tracciando tutti i cambiamenti avvenuti nell’ultimo periodo.

Quale software utilizzare per realizzare l’organigramma aziendale

Oggi la tecnologia viene in aiuto per molte delle attività aziendali e, anche quando si parla di organigrammi, vi sono alcuni strumenti che consentono di velocizzare e migliorare il lavoro. L’ottimizzazione del lavoro è tanto più evidente se si tratta di strumenti integrati con il software gestionale utilizzato dall’azienda stessa.

È il caso di CRM in Cloud di TeamSystem, software gestionale che affianca imprenditori e PMI nelle attività di gestione e organizzazione aziendale.

Il software, in pochi e semplici step, permette di:

• realizzare un organigramma aziendale;
• creare al suo interno i team commerciali e i profili degli agenti per avere una visione chiara dei ruoli;
• definire le autorizzazioni di visualizzazione dei dati e delle statistiche presenti nel sistema personalizzandole in base alle gerarchie.

Ma non è tutto. CRM in Cloud permette, inoltre, di:

• organizzare e monitorare il lavoro della rete vendita;
• agevolare il lavoro del team commerciale e degli agenti i quali, in base a specifiche autorizzazioni, avranno la possibilità di accedere al software per gestire le proprie attività (dagli appuntamenti di lavoro ai risultati di vendita);
• assegnare obiettivi e le relative tempistiche ai team o ai singoli commerciali e monitorare i risultati nel tempo;
• controllare i risultati e le performance di vendita di ogni collaboratore;
• con lo strumento di chat integrata, è possibile mantenere costante la comunicazione con i vari membri del team per aggiornarli sulle novità e migliorare il lavoro di squadra;
• grazie ad una dashboard condivisa e di facile consultazione è possibile mettere a confronto i risultati sei singoli collaboratori e dei vari team.

Dunque, con CRM in Cloud, le PMI che intendono ottimizzare i processi aziendali, a partire dalla realizzazione di un organigramma, possono non solo individuare gli obiettivi e perseguirli in minor tempo e con maggiore efficienza, ma anche fare un importante passo verso la digitalizzazione della propria organizzazione.