5 consigli per organizzare (bene) gli appuntamenti di lavoro della rete vendita

La gestione degli appuntamenti di lavoro e della propria agenda non è così semplice come si pensa. Molto spesso, infatti, telefonate, e-mail e messaggi si accumulano e rischiano di far perdere grandi occasioni quando la memoria non basta a tenere traccia di ogni appuntamento fissato in settimana. Ecco perché è fondamentale organizzare gli appuntamenti della rete vendite con metodo, scegliendo gli strumenti in grado di offrire un valido contributo. In questo articolo vediamo 5 semplici consigli da seguire e perché utilizzare un gestionale per appuntamenti.

Come organizzare gli appuntamenti di lavoro in modo efficace

Per essere produttivi non bisogna occupare necessariamente ogni singolo momento della giornata. Basta organizzare tutto il tempo che si ha a disposizione nel migliore dei modi.

Questo sistema consente non solo di velocizzare e rendere maggiormente efficiente il lavoro, ma anche di trovare il giusto equilibrio tra la vita professionale e quella personale.

In particolar modo, questo va fatto quando si parla di incontri e appuntamenti di lavoro. In primo luogo, perché il tempo è prezioso sia per se stessi che per la persona che si deve incontrare.

In secondo luogo, perché, per quanto la nostra mente possa essere una macchina perfetta, ricordare una vasta gamma di date e orari, quando gli appuntamenti continuano ad aumentare, diventa impossibile per chiunque.  

Diversi sono i metodi per tenere traccia di ogni incontro fissato e non perdere nessun tipo di opportunità. Vediamo, dunque, 5 modi efficaci per organizzare gli appuntamenti di lavoro.

1. Segnare subito data e ora dell’incontro

Succede più spesso di quanto si pensi: si fissa telefonicamente l’incontro con il cliente e, vuoi perché non si ha a portata di mano carta e penna, vuoi perché non si è in ufficio in quel momento, non si annota immediatamente l’appuntamento in agenda.

Si tratta, però, di un grosso errore. Fare affidamento sulla sola memoria non è mai una buona idea, perciò è fondamentale annotare immediatamente l’appuntamento.

Lo stesso consiglio vale quando un appuntamento già fissato viene rinviato. Una volta appresa (o data) la notizia, è fondamentale stabilire subito un nuovo incontro e segnarlo in agenda.

2. Dare tempo al tempo

La frenesia della vita odierna porta la maggior parte delle persone ad avere impegni per tutto il corso della giornata, talvolta anche a distanza di pochi minuti gli uni dagli altri.

In linea generale, però, non si tratta di una buona abitudine, soprattutto quando si parla di organizzazione di appuntamenti di lavoro.

Bisogna considerare che si possono sempre verificare degli imprevisti. Il consiglio, quindi, è di non prendere appuntamenti troppo vicini tra loro, per evitare che un imprevisto possa far saltare l’incontro successivo. In questo modo, diminuisce la possibilità di fare ritardo e, nel migliore dei casi, ci si può anche concedere una piccola pausa tra un appuntamento e l’altro.

3. Attivare notifiche e promemoria

Benché possa apparire persino banale, non è affatto scontato che ci si ricordi di attivare notifiche e promemoria per ricordare un appuntamento giornaliero.

Eppure, si tratta di uno dei metodi migliori per tenere sempre traccia degli impegni presi. Ci sono diversi strumenti, software e App per appuntamenti di lavoro che permettono di attivare le notifiche.

4. Utilizzare un solo strumento/agenda

Nel tentativo di ricordare ogni singolo appuntamento, si finisce spesso per fare un errore ancor più grave: appuntare alcune date e orari su post-it, altri sulla propria agenda personale, altri ancora sullo smartphone.

Così facendo, si rischia di perdere del tutto cognizione del numero di appuntamenti in una stessa giornata o settimana. È molto meglio puntare su un unico strumento per avere un’idea chiara e completa di tutti gli appuntamenti giornalieri, settimanali e mensili.

5. Scegliere un’agenda condivisa

La tecnologia offre un aiuto fondamentale per molte attività lavorative, in particolare per l’organizzazione degli appuntamenti di lavoro, specie quando le esigenze sono particolarmente complesse, come l’organizzazione degli appuntamenti di lavoro per la rete vendita di un’azienda.

Da questo punto di vista, utilizzare un’agenda condivisa è un’ottima idea non solo per organizzare gli appuntamenti in modo semplice e veloce, ma anche per rendere note a tutti (team di lavoro e clienti) eventuali modifiche nella pianificazione degli incontri.

App e strumenti per la gestione degli appuntamenti di lavoro

Molte sono le app e gli strumenti da poter utilizzare per migliorare l’organizzazione dell’agenda personale e degli appuntamenti condivisi con i colleghi e i clienti.

Il software di gestione CRM in Cloud di Team System, ad esempio, dispone di una serie di utili funzionalità che semplificano l’organizzazione degli appuntamenti di lavoro della rete vendita.

• Pianificatore degli appuntamenti: permette di condividere la disponibilità attraverso un comodo link, affinché il cliente possa scegliere una data ottimale per entrambi, riducendo inutili scambi di e-mail.
• Vista calendario e gestione attività: per pianificare gli appuntamenti, tenere traccia di eventuali variazioni e monitorare le attività su un unico planner di facile consultazione.
• Timeline: per monitorare la cronologia di quanto fatto con il cliente e di tutta la pianificazione futura.
• Reminder e promemoria: per ricevere notifiche sulle prossime attività in programma tramite e-mail o in app sullo smartphone.
• Agenda condivisa multi-utente: per una gestione delle attività e degli appuntamenti condivisa con i membri del team autorizzati a visualizzare specifiche informazioni.

Con CRM in Cloud, in pochi semplici step, si ha a disposizione tutto ciò che serve per pianificare e gestire le attività e gli appuntamenti di lavoro, senza rischiare di perdere nessuna opportunità.

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