Come l’agenda condivisa migliora l’efficienza del reparto sales

La sincronizzazione tra i team pre-sales, post-vendita e assistenza è essenziale per il successo di qualsiasi strategia commerciale. Senza una pianificazione chiara e condivisa, infatti, il rischio di sovrapposizioni, ritardi e comunicazioni inefficaci aumenta significativamente.

È per questo motivo che l’agenda condivisa rappresenta uno strumento imprescindibile per facilitare una visione d’insieme delle attività e degli impegni e promuovere una collaborazione fluida tra i diversi reparti, assicurando che ogni membro del team sia allineato sugli obiettivi comuni.

Se, poi, l’agenda condivisa è integrata a un sistema CRM, le imprese possono raggiungere la massima efficienza e aumentare significativamente la soddisfazione dei propri clienti.

Ne parliamo in questo articolo.

Cos’è un’agenda condivisa e come crearla

Un’agenda condivisa è uno strumento di pianificazione collaborativa che consente a più membri di un team di visualizzare, aggiornare e gestire eventi, appuntamenti e scadenze in tempo reale.

In un contesto aziendale, in particolare per il reparto sales, questo strumento diventa essenziale per facilitare la coordinazione tra i team pre-sales, post-vendita e assistenza, assicurando che tutti i membri siano informati e allineati su attività e impegni.

Ma come si crea un’agenda condivisa in azienda?

È possibile farlo ricorrendo a diversi strumenti.

• Online: esistono diverse tipologie di agende condivise online integrate in software collaborativi che offrono funzionalità di condivisione di informazioni, con gestione personalizzata dei permessi.
• CRM: si tratta sicuramente della soluzione più completa per le imprese. L’integrazione dell’agenda condivisa direttamente all’interno del CRM aziendale permette una visione centralizzata delle attività di vendita e di follow-up, migliorando la sincronizzazione tra pianificazione interna e interazioni con i clienti.

Perché l’agenda condivisa è essenziale per il reparto sales

Come già accennato, in un’azienda dove ogni interazione con il cliente può fare la differenza, una gestione coordinata e trasparente delle attività consente di mantenere elevati standard di servizio e di rispondere tempestivamente alle esigenze dei clienti.

Per il reparto sales, l’agenda condivisa è essenziale per diversi motivi.

• Permette di coordinare le attività tra i vari team: ad esempio, se il team pre-sales sta pianificando una dimostrazione del prodotto, può annotare l’appuntamento in modo che i team vendita e post-vendita ne siano a conoscenza e possano prepararsi per eventuali seguiti.
• Evita sovrapposizioni o conflitti di pianificazione poiché ogni membro del team può vedere gli impegni e le scadenze degli altri colleghi.
• Aiuta a gestire meglio le risorse e il tempo, assegnando e monitorando le attività e le scadenze in modo che le risorse siano allocate in modo efficiente.
• Riduce il bisogno di comunicazioni ripetitive e conferme via email o telefono, poiché tutte le informazioni rilevanti sono centralizzate e accessibili a tutti i membri del team.
• Permette di tenere traccia dei follow-up e delle attività post-vendita: se un cliente richiede un follow-up dopo una vendita, l’evento può essere programmato e monitorato facilmente.
• Aiuta a ottimizzare i processi interni e a ridurre i tempi di risposta.

Agenda condivisa online o CRM: cosa scegliere

Come abbiamo visto, ci sono diversi strumenti che possono essere utilizzati per realizzare l’agenda condivisa del reparto commerciale delle aziende.

Va detto, però, che tra le diverse opzioni, affidarsi a un CRM con agenda condivisa integrata rappresenta la scelta più adeguata per le imprese.

Il motivo? Rispetto a un’app o a un’agenda condivisa online, che può gestire solo la pianificazione e i promemoria, un CRM combina più informazioni: la pianificazione degli appuntamenti, la gestione delle relazioni con i clienti, la registrazione delle interazioni e l’analisi delle vendite.

In sostanza, il CRM consente una visione olistica delle attività e delle esigenze dei clienti e include anche funzionalità di reportistica e monitoraggio che offrono dati analitici e insight avanzati.
Diversi, infatti, sono i vantaggi di utilizzare un CRM per coordinare le attività del team sales.

1. Centralizza la pianificazione degli appuntamenti

Lo scopo dell’agenda condivisa è migliorare l’organizzazione e la gestione. Questo, però, è possibile solo se le informazioni vengono centralizzate per evitare la dispersione di informazioni tra diversi strumenti o calendari.

Il CRM consente di fare proprio questo: tutti i membri del team possono accedere a un calendario condiviso, visualizzare gli appuntamenti programmati e sincronizzare le loro attività con quelle dei colleghi, eliminando il rischio di doppie prenotazioni e conflitti di calendario.

2. Facilita l’assegnazione di compiti specifici

Suddividere correttamente il lavoro e assicurare che ciascun membro del team sappia esattamente quali sono le proprie responsabilità e scadenze è essenziale per una buona gestione dei clienti.

Il CRM aiuta a raggiungere tali obiettivi grazie all’assegnazione di compiti specifici: ogni attività o progetto può essere associato a un responsabile, con dettagli su cosa deve essere fatto, scadenze e priorità.

Inoltre, il monitoraggio diventa molto più semplice, dal momento che è possibile assicurarsi che tutte le attività siano completate in tempo e secondo gli standard prefissati.

3. Monitora le scadenze in tempo reale

Strettamente collegato al punto precedente, va detto che i CRM includono anche strumenti per il monitoraggio delle scadenze in tempo reale. Grazie ai promemoria automatici e alle notifiche, i membri del team possono rimanere aggiornati sulle date limite e sulle attività imminenti, con una significativa riduzione del rischio di dimenticanze e ritardi.

Tutto ciò aiuta a mantenere il flusso di lavoro regolare e a garantire che tutte le scadenze siano rispettate, per una gestione più efficace delle attività e delle relazioni con i clienti.

Gestire l’agenda condivisa con CRM in Cloud

Avere a disposizione un calendario condiviso e, al contempo, curare il rapporto tra azienda e cliente dalla A alla Z, migliorando i processi e aumentando la soddisfazione della clientela. Sono questi gli obiettivi che si pone CRM in Cloud, il Customer Relationship Management ideato da TeamSystem per rispondere alle esigenze delle PMI.

CRM in Cloud è uno strumento completo che permette alle aziende di curare al meglio la relazione con il cliente tramite una vasta gamma di funzionalità. In particolare, per ottimizzare l’organizzazione e l’efficienza del team sales, CRM include diversi strumenti.

Tra questi:

• pianificazione degli appuntamenti, che include anche la possibilità di impostare promemoria e notifiche sulle prossime attività;
• monitoraggio della cronologia di quanto già fatto con il cliente (contatti, trattative e attività) e pianificazione futura;
• gestione del team, con la possibilità di assegnare obiettivi ai diversi gruppi di lavoro o ai singoli commerciali, con un’agenda condivisa multi-utente che consente di monitorare attività e appuntamenti;
• piano di lavoro per gestire e pianificare le attività dei collaboratori, gestendo l’avanzamento delle stesse e visualizzandone le scadenze.

Oltre a queste funzionalità, CRM in Cloud si presenta come uno strumento completo anche per la gestione della relazione con il cliente, includendo altre funzionalità per il monitoraggio delle vendite, le campagne di automation marketing e l’analisi della produttività.

Nonostante la completezza, CRM in Cloud si presenta come uno strumento intuitivo e semplice da utilizzare, la soluzione ideale anche per le piccole e medie imprese che, nella maggior parte dei casi, non dispongono di figure specializzate per l’utilizzo di strumenti informatici avanzati.