Come prevedere lo sforamento di tempi e costi di progetto
Per concludere la serie legata ai tempi ed ai costi di un progetto, avendo prima compreso le modalità di redazione di un budget o baseline dei costi, poi come misurare le performance di una commessa, controllando le varianze e gli indici, ora analizzeremo come usare tutte queste informazioni per ottenere delle proiezioni a finire del nostro progetto che ci indicheranno, secondo l’andamento in un determinato momento, quanto spenderà il nostro progetto al termine dei lavori e quale sarà la data di fine.
Le stime dei costi a finire del progetto secondo il metodo Earned Value, anche con riferimento alla figura, si possono riassumere come segue:
- BAC (Budget at completion): budget al completamento o ammontare complessivo del valore pianificato per completare tutte le attività, punto di arrivo della curva PV;
- ETC (Estimate to complete), stima a finire: lavoro ancora necessario per concludere il progetto. In funzione di diverse ipotesi può assumere diversi valori:
- ETC1 = BAC – EV. Si ipotizza che per le attività future il costo sarà quello previsto in budget per la parte che resta del lavoro;
- ETC2 = (BAC-EV)/CPI. La suddetta differenza BAC-EV viene corretta o divisa per il valore attuale (o stimato) di CPI. In questo modo si avrà una stima più credibile, funzione della produttività prevista (se il fattore sarà > di 1 si ipotizza invece un recupero sul budget);
- ETC3 = (BAC – EV)/(CPI*SPI). Equivale al caso precedente, ma tiene in considerazione anche il fattore dei tempi.
Questi tre indici in particolare ci aiutano a capire quanto sia importante il potere valutativo del project manager che nonostante i risultati può decidere se gli scostamenti siano una cosa temporanea, quindi facilmente rimediabili oppure nelle stime future si debbano tenere in considerazione i ritardi dei tempi o gli extra costi accumulati.
- EAC (Estimate at Completion). Stima di costo totale al completamento: pari alla somma del consuntivo al Time now + la stima a finire ETC dei costi, ottenuta con una delle tecniche precedenti del calcolo dell’ETC: EAC = AC+ETC.
Questo valore ci dirà quindi quanto ci costerà il nostro progetto o cantiere avendo scelto uno degli ETC.
Nel qual caso ci fosse uno scostamento consistente che non possiamo accettare dopo avere fatto un’analisi accurata (Top Down) di dove o su quali lavorazioni si è verificato lo scostamento altri indici ci dicono quale è il trend che dovrei avere per riportare il lavoro così come pianificato. Uno di questi indici è TCPI (To Complete Performance Index). Indice di prestazione a finire: esprime la stima-obiettivo del livello di performance che deve essere conseguito per riportare il progetto in linea con il budget: TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC), cioè rapporto Lavoro rimanente/Fondi rimanenti. Questa formula tiene in considerazione il pianificato e non gli scostamenti, quindi è più rigida ed inflessibile. Altrimenti come lavoro rimanente si deve assumere altro valore realistico con budget ripianificato (BACR), ovvero: (BACR – EV), in cui EAC > BACR > BAC.
Earned Value Management e Earned Schedule Management
Per un’organizzazione, sia essa pubblica o privata, riuscire ad arrivare all’analisi di questi dati rappresenta un traguardo importantissimo. Non solo budget in fase di programmazione ma anche il monitoraggio costante di tempi e costi per evitare sforamenti o per tamponare eventuali problemi insorti in fase di esecuzione, ma anche quali potrebbero essere gli scenari economici e temporali se si intraprende una scelta piuttosto che un’altra.
Tutte le considerazioni fin qui declinate fanno parte dell’Earned Value Management e si basano tutte sul dato economico dei costi di progetto. La recente evoluzione del project management ci insegna che vi sono altre considerazioni che partono dalla base dati del tempo ovvero l’Earned Schedule Management. Tale approccio è da considerarsi di complemento al primo in quanto, assieme ad esso, riesce a dare elementi di controllo e proiezioni a finire dei tempi più attendibili rispetto a quello dei soli costi. Gli studi sull’argomento si stanno sempre più affinando entrando in merito ad esempio alla natura dei costi, dove e come si generano distinguendo diretti e indiretti (centri di costo iniziati, non iniziati o terminati) che possono impattare sulla velocità di spesa produttiva dell’intero progetto dunque sulle proiezioni a finire. Il project management si evolve assieme dunque alla rispettiva professionalità che ne deriva, in una attività continua di ricerca e sviluppo.
Building Information Modelling
Con l’introduzione del BIM (Building Information Modelling), si possono apprezzare altre metodologie che concorrono al raggiungimento degli obbiettivi. In effetti il project management nella sua accezione “classica” a volte risulta essere un po’ imbrigliato per alcune fasi cruciali di un progetto, come quello della progettazione e quello dell’esecuzione cantieristica. Ecco quindi che si bisogno di ricorrere a metodologie Agile, magari attraverso lo Scrum® piuttosto che al Lean con il Last Planner System®.
I valori VAC che rappresenta la varianza al completamento rispetto al preventivato, l’ ETC ci mostra il costo rimanente a fine progetto in base a quanto stiamo spendendo. Il BAC che rappresenta il nostro budget preventivato. L’ EAC invece è quanto ci verrà a costare l’intero progetto continuando a spendere nello stesso modo e alla stessa velocita del momento del controllo.
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