Gestione Documentale

Per Gestione documentale applicata al mondo del software si intende lo sviluppo di applicazioni specificamente pensate per rendere semplice ed efficace la creazione e la condivisione collaborativa dei documenti emessi e ricevuti da un’azienda.

Questo vale anche per un’impresa edile, che ha la necessità sempre più impellente di utilizzare un software gestione cantiere, in modo da digitalizzare tutte le fasi documentali di una commessa, dalle richieste d’acquisto alla contabilità industriale, passando per i rapportini di cantiere.

Cos’è un DMS?

Questi software, definiti DMS (Document Management System), sono in grado di gestire i processi di acquisizione, archiviazione e consultazione di tutti i tipi di documenti di un’azienda, sia cartacei che già prodotti in formato digitale: corrispondenza, preventivi, ordini, contratti, fatture, disegni, foto, verbali, documenti contabili e fiscali.

I software per la gestione documentale consento in genere le seguenti attività:

• Creare documenti e archiviarli automaticamente con creazione di una cartella pratica/commessa o cliente
• Autocomporre il documento o perfino l’e-mail a partire da modelli con i dati
  del cliente e della pratica/commessa, risparmiando tempo prezioso nelle
  comunicazioni di routine
• Collegare file di qualunque tipo, ad esempio quelli ricevuti dalla posta elettronica o scansioni di documenti cartacei, alle pratiche o attività/eventi
• Catalogare documenti preesistenti, anche in blocco, cartella per cartella
• Protocollare la corrispondenza in arrivo o i documenti di terzi ricevuti in custodia
• Catalogare le e-mail ricevute e spedite da Outlook/Entourage. Si ha il duplice vantaggio di farne una copia di backup e di registrarne l’attività per poterla successivamente documentare per statistiche e verifiche
• Controllare l’accesso al documento, che può essere riservato all’autore, ai referenti delle pratica/commessa o ad un gruppo di persone selezionate
• Gestire il ciclo di vita del documento e delle sue revisioni, con possibilità di duplicarlo e rinominarlo per associarlo ad altra pratica/commessa o cliente

TeamSystem Enterprise DMS è un’applicazione web per la gestione documentale. Si tratta di una soluzione, integrata in modo nativo con il software TeamSystem, che permette la creazione di un archivio aziendale centralizzato, riducendo tempo e costi per la gestione della documentazione.

Le principali funzionalità sono:

• Gestione Documentale (Archiviazione e Workflow)
• Conservazione sostitutiva
• Storicizzazione (gestione dell’archivio storico)
• Gestione del cartaceo Barcode OCR
• Protocollo informatico
• Mobile su tablet e iPad

Nel campo della gestione documentale vi è anche le funzionalità di Gestione e Archiviazione documenti all’interno di TeamSystem Construction Gestione Studio , il software che rende la gestione operativa e amministrativa di dati, documenti e contabilità dello studio un passaggio semplice ed efficiente, utile a migliorarne la produttività e l’efficienza.