Registro della Contabilità, documento per la contabilità dei lavori in cantiere

In tempi di marginalità ridotte e forte concorrenza il controllo dei costi è un aspetto chiave per la salute finanziaria delle imprese e la gestione virtuosa dei lavori. Fortunatamente gli strumenti non mancano, e uno dei più efficaci è la contabilità di cantiere; una forma specializzata di contabilità analitica che ha come obiettivo la determinazione del prezzo di appalto in relazione alle opere eseguite e agli accordi contrattuali esistenti tra appaltante e appaltatore.

Il complesso di queste operazioni deve rispettare una serie di regole prestabilite che, per quanto riguarda gli appalti pubblici, sono disciplinate da leggi dello Stato (R.D. 25 maggio 1895 n.350, DPR 554/99).

Le modalità normative per la redazione della contabilità si rivolgono a tre operazioni principali:

• individuazione, classificazione e misura delle opere eseguite;
• applicazione dei corrispettivi alle misure;
• liquidazione del credito.

Tra i documenti amministrativi inerenti alla contabilità dei lavori a cura del responsabile del cantiere il più importante è il Registro di contabilità che ha la funzione di offrire la documentazione cronologica dell’opera nel suo svolgimento, per accertarne quantità, classificazioni, prezzi e importo.
I dati contenuti nel libretto delle misure e nelle liste settimanali confluiscono nel Registro di contabilità, con l’aggiunta dei relativi prezzi unitari. Questo documento consente, quindi, di determinare il credito maturato dall’appaltatore nei vari stadi della lavorazione. Nel Registro di contabilità l’appaltatore deve indicare le proprie eventuali riserve, se le ritiene opportune, altrimenti queste decadono.

Registro di Contabilità: cos’è e a cosa serve

Il Registro della Contabilità è uno strumento di fondamentale importanza per la gestione economica e amministrativa del cantiere edile; si tratta di un documento ufficiale che consente di tenere traccia di tutte le operazioni finanziarie e contabili riguardanti il cantiere. Grazie al Registro della Contabilità il responsabile di cantiere può effettuare un costante monitoraggio delle entrate e delle uscite finanziarie, registrare puntualmente le spese e i pagamenti effettuati, e tracciare i costi complessivi del progetto.

Per la contabilità di cantiere il Registro si rivela uno strumento essenziale. Se correttamente compilato fornisce infatti una panoramica chiara e dettagliata della situazione finanziaria in ogni fase dell’opera perché consente di evitare di incappare in disavanzi finanziari, permette di identificare potenziali fonti di risparmio e facilita la rendicontazione delle spese al committente. C’è di più: un Registro di Contabilità di cantiere rappresenta anche un valido supporto in caso di ispezioni o verifiche da parte degli organi competenti.

Compilazione del Registro della Contabilità

Il Registro della Contabilità deve essere compilato regolarmente e cronologicamente durante l’intera durata del cantiere edile. La compilazione avviene con cadenza periodica, che può essere quotidiana o settimanale, in modo da garantire un aggiornamento costante delle informazioni finanziarie e una panoramica sempre aggiornata della contabilizzazione dell’opera. Nel registro si inserisce ogni operazione finanziaria legata al cantiere, come le spese per i materiali, la manodopera, le attrezzature e i servizi.

A tal proposito il Registro della Contabilità deve contenere informazioni dettagliate su ogni movimento finanziario:

• data dell’operazione;
• descrizione della spesa o dell’entrata;
• importo, numero della fattura o del documento di riferimento;
• nominativi delle parti coinvolte.

Inoltre, dovrebbero essere evidenziate le voci contabili, come i costi diretti e indiretti, i costi generali, le spese accessorie e i contributi ricevuti.

La responsabilità della compilazione del Registro della Contabilità spetta al Direttore dei lavori, che deve provvedere alla compilazione in modo pertinente e preciso, per evitare di esporsi a responsabilità amministrative e penali. Il Registro della Contabilità è, infatti, a tutti gli effetti un atto pubblico.

Per non incappare in problematiche è utile affidarsi a uno specifico software per gestione progetti, come TeamSystem CPM, in grado di aiutare il direttore lavori a gestire al meglio la contabilità di cantiere, qualsivoglia siano le dimensioni o la complessità.

Avanzamento lavori e Registro

Il registro della contabilità è strettamente legato allo Stato di avanzamento dei lavori ovvero lo strumento attraverso il quale è possibile pagare gli acconti alle imprese impegnate ad eseguire lavori sia pubblici che privati.

In vista di questo collegamento particolarmente importante è la forma da dare al Registro di contabilità. Quest’ultimo può essere su supporto puramente cartaceo, o elaborato con strumenti informatici. In ogni caso, per il Registro di contabilità, le norme stabiliscono che il frontespizio dello stesso deve essere firmato dal Responsabile del Procedimento, e tutte le pagine dello stesso devono essere preventivamente numerate e firmate dal RUP. La bollatura e la numerazione obbligatoria devono essere effettuate dall’Ufficio del Registro delle Imprese, istituito per la sua funzione presso la Camera di Commercio.

Registro e Lavori Pubblici

Nei lavori per conto di Pubbliche Amministrazioni è obbligatoria la tenuta di due registri (Libretto misure e Registro contabilità), ma spesso per lavori per conto di privati può essere redatto un solo registro che contiene le annotazioni di entrambi, il cosiddetto Consuntivo dei lavori. Quando i registri sono separati, il Libretto delle misure rappresenta il registro di campagna, perché viene compilato in cantiere dall’assistente ai lavori, mentre il Registro di contabilità è il documento di ufficio, perché viene redatto a tavolino e personalmente dal D.L.

Dal Registro di contabilità si può desumere, man mano che procedono le opere, l’importo dei lavori eseguiti. Quando questo importo (al netto delle ritenute di legge) raggiunge l’ammontare della rata di acconto stabilito dal Capitolato Speciale, il registro viene chiuso con l’indicazione dell’importo totale dei lavori e firmato dall’impresa e dal D.L. Subito dopo viene annotato sul registro il pagamento della rata di acconto, riportando l’importo pagato nella relativa colonna. Con lo stesso sistema, si prosegue fino alla ultimazione dei lavori.

Documenti per la gestione contabile del cantiere

Come attivare una corretta contabilità in cantiere? Il Registro di Contabilità è solo uno degli strumenti che il Direttore dei lavori deve predisporre durante lo svolgimento delle opere. Per una gestione impeccabile del cantiere è importante aggiornare con costanza i seguenti atti contabili:

• giornale dei lavori;
• libretti di misura dei lavori e delle provviste;
• registro di contabilità e sommario;
• documenti di spesa ed entrata;
• contratti e gli ordini di acquisto;
• Stato Avanzamento Lavori;
• certificati di pagamento;
• conto finale;
• libro Paga.