Come ottimizzare la gestione di una commessa edile

L’accurata gestione di una commessa edile rappresenta un processo chiave per il successo delle imprese nel settore construction. La stella polare verso cui guarda chi opera in questo ambito ha quattro direttrici principali: ottimizzare i processi, aumentare l’efficienza, ridurre i rischi e individuare nuove opportunità di crescita. Per questo motivo gestire una commessa edile richiede un’organizzazione attenta e la capacità di coordinare al meglio risorse, tempi e costi. In un settore che progressivamente sta volgendo lo sguardo verso la digitalizzazione, cogliendo i vantaggi in termini di fatturato, profitti e utile netto, il ricorso a un software per la gestione delle commesse rappresenta uno dei metodi per affrancarsi dai sistemi tradizionali e assicurarsi un vantaggio competitivo. Vediamo allora cos’è una commessa edile, come ottimizzare il processo, quali sono i metodi tradizionali di gestione e quali le soluzioni moderne. 

Cos’è una commessa edile

Cosa si intende per commessa edile? Nel settore delle costruzioni viene definita “commessa” un incarico contrattuale che coinvolge l’esecuzione di lavori di costruzione, ristrutturazione o manutenzione di edifici e infrastrutture. Essa comprende la pianificazione, la gestione delle risorse, il coordinamento delle attività operative e l’assicurazione della conformità a specifiche tecniche, normative di sicurezza e tempistiche prestabilite. La commessa edile è gestita attraverso un insieme di documenti tecnici, economici e amministrativi che definiscono i requisiti del progetto, i costi stimati e gli obblighi delle parti coinvolte. 

Quando si parla di gestione di una commessa edile, dunque, si abbraccia un ecosistema decisamente ampio e che comprende, tra i tanti aspetti:  

• scelta dei materiali, delle attrezzature e delle macchine; 

• definizione dei costi; 

• redazione di un preventivo; 

• pianificazione degli approvvigionamenti; 

• confronto tra le offerte; 

• scelta dei fornitori; 

• fatturazione.  

L’insieme di questi elementi confluisce nella vera e propria gestione delle attività in cantiere.  

Rientrano nella gestione, però, anche tutta la gestione documentale che occorre possedere in cantiere e la modulistica per restare sempre in regola nei confronti degli adempimenti burocratici.  

Va da sé che per affrontare una commessa e per provvedere a un’adeguata gestione, sia necessario procedere con una pianificazione accurata e una budgettizzazione dei costi e dei ricavi, in relazione ai tempi di esecuzione del lavoro e commisurati alle potenzialità dell’impresa. 

Gestione di una commessa edile: cosa significa?

Come appena accennato, la gestione di una commessa edile racchiude tutta una serie di attività fondamentali, ciascuna con un ruolo specifico nel garantire la corretta esecuzione del progetto. Le principali componenti sono: 

• descrizione e pianificazione del progetto con definizione degli obiettivi; 

• capitolato d’appalto; 

• piano economico-finanziario con analisi dei costi; 

• contratto di appalto;  

• cronoprogramma; 

• gestione delle risorse (capitale umano, materiali e attrezzature); 

• controllo sicurezza e salute; 

• verifica di autorizzazioni e permessi; 

• controllo qualità; 

• documentazione di fine lavori. 

Queste componenti lavorano insieme per assicurare che la commessa edile sia gestita in modo efficiente, conforme alle normative e che il risultato finale soddisfi le aspettative del committente. Pertanto, la comunicazione deve comprendere tutte le parti in causa: dal team operativo al cliente finale, passando per fornitori, appaltatori, responsabili di cantiere e project manager. 

Gestione di una commessa edile: i metodi tradizionali 

Tradizionalmente la gestione delle commesse edili si basava su metodi manuali e cartacei. Strumenti come registri cartacei, fogli di calcolo e comunicazioni telefoniche, però, sebbene a basso costo, si sono rivelati un ostacolo all’efficienza e alla trasparenza dell’intero processo, con ricadute negative su operatività e competitività. 

Il ricorso a queste soluzioni pone infatti le aziende davanti a una serie di criticità: 

• errori umani sempre dietro l’angolo; 

• conseguenti ritardi; 

• costi supplementari; 

• difficoltà a tenere traccia delle informazioni in assenza di una centralizzazione che fornisca una visione completa; 

• una comunicazione inefficace, frammentaria e disorganizzata; 

• anche monitoraggio e analisi dei dati ne risentono: senza strumenti adeguati è complicato verificare lo stato di avanzamento del lavoro e il rispetto di tempi e costi, mentre le analisi delle performance fatte a mano non agevola l’identificazione di aree di miglioramento. 

Questi sono solo alcuni dei limiti dei metodi tradizionali di gestione di una commessa. 

Gestione digitalizzata di una commessa edile

L’utilizzo di software gestionali ad hoc, cioè appositamente progettati per imprese di diverse dimensioni e portata, risponde invece all’esigenza di avere una gestione della commessa efficace.  

Per tracciare la strada del cambiamento, le imprese devono acquisire piena consapevolezza del valore dell’innovazione digitale in tutti i processi, soprattutto quando la commessa riguarda grandi imprese che operano a livello nazionale o internazionale e nelle Grandi Opere Pubbliche. 

La competitività aziendale dipende in larga misura dall’efficienza operativa: l’adozione di un software per la gestione delle commesse consente una gestione più efficace dei costi, una risposta precisa e tempestiva alla domanda, un monitoraggio più preciso e una centralizzazione ottimale delle informazioni. 

Ad esempio, un software per la gestione delle commesse come TeamSystem Construction Project Management (CPM), permette di raccogliere tutte le informazioni del progetto in un’unica piattaforma, accessibile facilmente da tutte le figure coinvolte. Le mansioni possono essere automatizzate, abbattendo il rischio di errori e liberando tempo prezioso per attività operative e strategiche. Ne beneficia anche la comunicazione, grazie all’integrazione che facilita il coordinamento tra tutti gli attori del progetto. Senza contare la possibilità di monitorare i lavori in tempo reale dalla dashboard, di archiviare digitalmente tutti i documenti utili e di effettuare analisi predittive accurate, migliorando così la pianificazione dei progetti futuri.  

Un software di questo tipo accompagna l’impresa dall’avvio della commessa fino al completamento delle attività, semplificando la gestione quotidiana e permettendo di ottenere rapidamente analisi tecnico-economiche dettagliate per ogni fase della lavorazione. 

Inoltre, TeamSystem CPM offre la possibilità di integrazione con altre piattaforme, sistemi contabili e software specifici per il superbonus, facilitando così la collaborazione con soggetti esterni all’organizzazione, quali professionisti, subappaltatori e fornitori.