Come funziona la fatturazione elettronica alla Pubblica Amministrazione

Già dal 2014 le Agenzie Fiscali, i Ministeri e gli Enti di Previdenza non possono più accettare ed emettere fatture che non siano trasmesse esclusivamente in forma elettronica, nel 2015 tale obbligo è stato esteso a tutte le Pubbliche Amministrazioni, ivi comprese le scuole, le Università, i Comuni, le Regioni, le Camere di Commercio, le Aziende Sanitarie, ecc.

Fatturazione elettronica PA: cosa sapere

Ormai dal 2015 è necessario seguire un processo specifico per gestire le transazioni finanziarie con la Pubblica Amministrazione.

In tale contesto la fatturazione elettronica, in conformità con le disposizioni del Ministero dell’Economia e delle Finanze, è d’obbligo per tutti coloro che intrattengono rapporti con la Pubblica Amministrazione. Questo significa che i Ministeri, le Agenzie Fiscali, gli Enti Nazionali di Previdenza e tutti gli altri Enti Pubblici, come scuole, università, comuni, regioni, camere di commercio, aziende sanitarie e altro, non possono accettare fatture emesse su supporto cartaceo. Allo stesso modo, non è possibile effettuare alcun pagamento, nemmeno parziale, per documenti che non siano stati trasmessi in formato elettronico.

Di conseguenza, la fattura elettronica verso PA diventa una pratica obbligatoria per tutte le Partite IVA, indipendentemente dal regime fiscale adottato, compresi i contribuenti forfettari. Questo vale soprattutto per le aziende e imprese di costruzioni, che operano spesso con le PA come committenti. Il consiglio per avere sempre una gestione del cantiere impeccabile, compresa la gestione finanziaria collegata, è quello di affidarsi a un software gestione cantiere come TeamSystem CPM.

Cos’è la Fattura elettronica verso PA

La fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione (FEPA) è una fattura creata, trasmessa e ricevuta in formato elettronico attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), con caratteristiche e modalità specifiche definite dal legislatore. La normativa prevede inoltre la Conservazione Sostitutiva di questi documenti e la corresponsione dell’imposta di bollo. Ad eccezione di chi opera nel “regime dei minimi”, il pagamento dell’imposta relativa alle fatture, agli atti, ai documenti e ai registri emessi o utilizzati durante l’anno va effettuata tramite modalità telematica (F24) e in un’unica soluzione, a 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio fiscale.

Creazione della Fattura Elettronica

Come creare una fattura elettronica verso PA senza errori? Ecco un breve vademecum per impostarla al meglio.

Nel caso in cui la Pubblica Amministrazione sia il destinatario della fattura, è necessario inserire un codice univoco di 6 caratteri che identifica l’ufficio pubblico. Ogni ufficio della PA, infatti, ha un proprio codice univoco composto da 6 caratteri tra numeri e lettere, a differenza di privati o altri titolari di Partita IVA, il cui codice è composto da 7 caratteri.

Se il codice univoco non viene comunicato dalla PA, è comunque possibile reperirlo sul portale IPA che contiene informazioni sugli Enti Pubblici.

In seconda battuta ci sono due ulteriori codici alfanumerici da inserire nella fattura elettronica destinata alla PA, molto importanti perché aiutano a tracciare i pagamenti da parte delle PA. Eccoli:

• Il CIG (Codice Identificativo di Gara), formato da 10 caratteri alfanumerici, che identifica univocamente una gara d’appalto;
• Il CUP (Codice Unico di Progetto), composto da 15 caratteri alfanumerici, che identifica un progetto di investimento pubblico.

Questi dati assicurano la tracciabilità dei pagamenti da parte delle Pubbliche Amministrazioni.

Ultimo aspetto importante da considerare nella creazione di una fattura elettronica PA è lo Split Payment. Si tratta di meccanismo che consente alle PA di versare direttamente l’IVA all’erario, senza versarla al fornitore.

Nello specifico, lo Split Payment viene applicato dalle seguenti entità da tutte le Amministrazioni Pubbliche, dalle società e dagli enti controllati dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri, dai Ministeri e dalle Amministrazioni Pubbliche (Centrali o Locali), dagli Enti, dalle fondazioni e dalle società partecipate dalle PA con una percentuale superiore al 70% e dalle società quotate inserite nel FTSE MIB.

Invio della fattura elettronica alla PA: cosa può succedere?

Come inviare la fattura elettronica alla PA dopo averla creata? Il sistema che permette questa transazione è lo SdI, ovvero Sistema di Interscambio. Qui la fattura affronta diversi step prima di essere recapitata al destinatario, nel nostro caso la Pubblica Amministrazione.

Vi è una cosa molto importante da considerare; se nelle normali fatture una volta che l’SdI ha accettato la fattura il destinatario non le può rifiutare, questo non succede con le PA, le quali possono infatti rifiutare una fattura elettronica anche dopo l’approvazione del Sistema d’Interscambio.

Durante l’invio delle fatture elettroniche alle PA è possibile ricevere alcune notifiche relative allo stato della consegna. Eccone alcune tra le più comuni:

• la notifica di scarto indica che la fattura non ha superato la verifica del SdI. In tal caso è necessario capire l’errore, apportare le modifiche necessarie alla fattura e inviarla nuovamente entro 5 giorni dalla ricezione della notifica;
• la notifica di mancata consegna è il messaggio che indica che la fattura non è stata consegnata correttamente alla PA;
• la notifica di scarto esito indica che l’esito della PA è sostanzialmente o formalmente errato;
• l ‘attestazione di avvenuta trasmissione si riceve nel caso in cui il recapito della fattura alla PA non sia andato a buon fine, riceverai questo messaggio dopo 10 giorni. Può essere utile per informare la Pubblica Amministrazione che hai trasmesso la fattura tramite SdI, richiedere una verifica del documento e l’eventuale liquidazione dello stesso.
• la ricevuta di consegna conferma che la fattura ha superato i controlli del SdI ed è stata consegnata correttamente alla PA;
• la notifica di esito (accettata o rifiutata) informa se la PA ha accettato o rifiutato la fattura. In caso di rifiuto, dovrai emettere una nota di credito e creare una nuova fattura.
• la notifica di decorrenza termini indica se la PA ha ricevuto la fattura ma non ha fornito alcun esito (accettazione o rifiuto) entro 15 giorni, riceverai la notifica di decorrenza termini.

Fattura elettronica alla PA in regime forfettario

In merito alla fatturazione elettronica verso PA dei forfettari è importante fare una precisazione, che può rivelarsi utili anche alle aziende edili e costruttrici.

In particolare, è necessario sottolineare che i forfettari che, come abbiamo visto, hanno l’obbligo di fare fattura elettronica verso le PA, non devono applicare lo Split Payment. Questo perché in fattura non addebitano l’IVA e, non versando l’IVA, non fanno le liquidazioni.

Di conseguenza i forfettari dovranno compilare la fattura nelle modalità sopra descritte, ma devono evitare di riportare la dicitura “Split Payment ai sensi dell’articolo 17 DPR 633/1972”.

Come funziona il processo d’invio?

Per Fattura PA s’intende la Fattura Elettronica che, attraverso il Sistema di Interscambio (Sdl), deve essere inviata alle Pubbliche Amministrazioni.

La Fattura PA deve:

• essere inviata in formato XML (extensible markup language), che è l’unico formato assettato dall’Sdl;
• essere firmata elettronicamente, al fine di garantirne l’integrità e l’origine del contenuto;
• presentare il codice identificativo univoco IPA dell’ufficio destinatario della fattura;
• essere trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio (Sdl).

La Fattura PA contiene dei campi specifici:

• il CUP (Codice Unitario Progetto), che è un Codice che caratterizza i progetti di investimento pubblico e viene gestito dal CIPE (Comitato interministeriale per la programmazione economica);
• il CIG (Codice Identificativo della Gara);
• il Codice IPA (Indice Pubbliche Amministrazioni), ovvero il Codice Univoco dell’ufficio di destinazione della fattura (vedi sopra).

La fattura PA può essere trasmessa al Sistema di Interscambio (Sdl) attraverso le seguenti modalità:

• Posta Elettronica Certificata;
• on-line attraverso l’applicazione specifica messa a disposizione dallo SdI. Per accedere alla piattaforma è necessario essere accreditati presso Fisconline o Entratel, oppure avere la Carta Nazionale dei Servizi (CNS) già abilitata ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate;
• Altri servizi (per i quali è comunque necessario accreditarsi): ftp, Sistema Pubblico di Connettività-