Come gestire i documenti per subappalti con le nuove soluzioni digitali

Nel settore edile, la gestione dei subappalti è una componente critica per il successo dei progetti e, pertanto, deve essere affrontata con la massima attenzione e precisione. Una corretta amministrazione della documentazione per subappalto non solo tutela la sicurezza dei lavoratori, ma garantisce anche la qualità del progetto. Questo approccio permette di conformarsi alle normative vigenti, riducendo anche il rischio di sanzioni e migliorando l’efficienza complessiva dell’opera. L’introduzione di nuovi strumenti e norme, come la cosiddetta “patente a punti”, rende la gestione dei documenti per subappalti sempre più articolata, richiedendo un controllo sistematico della documentazione delle imprese subappaltatrici. In un settore in cui già il 52% delle imprese utilizza strumenti digitali avanzati nei suoi processi, tra chi opera nei grandi cantieri e chi lo fa a livello regionale o locale, percorrere la strada della digitalizzazione si rivela un’arma vincente per migliorare l’efficienza e ridurre gli errori, consentendo una gestione centralizzata e automatizzata della documentazione, nonché un monitoraggio costante della conformità normativa. Ne parliamo in questo articolo.

Quali sono i documenti per un subappalto?

Il Titolo IV del D.Lgs. 81/08 (Testo Unico Sicurezza) ha reso ogni impresa responsabile in solido della verifica dell’idoneità tecnico professionale dei subappaltatori e dei loro lavoratori. L’autorizzazione all’accesso al cantiere avviene in base alla verifica della documentazione e della sua validità.

Per quanto riguarda la documentazione obbligatoria per l’impresa affidataria e per tutte le imprese subappaltatrici, questa comprende:

• DURC;
• DVR;
• C.I.A.;
• regolarità contributiva;
• DPI;
• idoneità formativa;
• idoneità sanitaria.

I documenti necessari per il subappalto ricoprono un ruolo essenziale per assicurare il rispetto delle normative e la qualità del lavoro svolto. Ma quali sono?

• Contratti: un contratto di subappalto stabilisce condizioni, termini e responsabilità tra committente e impresa subappaltatrice. Va redatto in modo tale da evitare ambiguità e includere dettagli specifici riguardo la qualità dei materiali, le modalità operative, i tempi di consegna e le clausole di sicurezza.
• Certificazioni di sicurezza: il Documento Unico di Valutazione dei Rischi da Interferenze (DUVRI, art. 26 del D.Lgs 81/08) e l’attestazione di formazione per la sicurezza dei lavoratori sono documenti essenziali per accertare che le imprese subappaltatrici rispettino le normative vigenti. La mancanza di documentazione adeguata e completa può avere gravi conseguenze per il committente, sia sul piano civile che penale.
• Attestazioni di idoneità tecnica: certificano la capacità delle imprese subappaltatrici di eseguire i lavori affidati. Possono includere verifiche sulle qualifiche e sull’esperienza professionale del personale, oltre che sulla disponibilità di macchinari adeguati.
• Assicurazioni: comprendono la copertura contro danni a terzi e polizze di responsabilità civile, offrendo una protezione economica per i danni che possono essere cagionati da eventuali infortuni o incidenti durante l’esecuzione dei lavori.
• Autorizzazioni: questi documenti possono essere di varia natura, da quelli strettamente legati al settore edilizio a quelli ambientali. Resta responsabilità del committente o del direttore dei lavori accertarsi che ogni autorizzazione sia stata ottenuta prima dell’avvio dei lavori.

Controllo documentazione subappalti: a chi spetta?

La gestione e il controllo della documentazione dei subappalti è una responsabilità che grava su diverse figure professionali, ma spetta principalmente a:

• Direttore dei lavori: è il garante principale della corretta esecuzione del progetto, in conformità alle specifiche tecniche e alle normative vigenti. Oltre alla supervisione dei contratti e della documentazione tecnica, ha l’obbligo di verificare che l’impresa subappaltatrice rispetti tempistiche e modalità operative concordate.
• Responsabile della sicurezza: è incaricato di garantire che ogni attività venga svolta nel rispetto delle norme di sicurezza sul lavoro. Ha il compito di verificare la presenza e la validità delle certificazioni di sicurezza, dei piani operativi e dei dispositivi di protezione.

Va inoltre ricordato che sono autorizzati ad accedere al cantiere soltanto gli addetti e i mezzi per i quali sia stata verificata l’idoneità e che questa verifica deve essere possibile da parte dei preposti alla sicurezza dell’impresa esecutrice e dei responsabili della sicurezza in cantiere.

La patente a punti come strumento di controllo delle imprese subappaltatrici

Il D.L. n.19 del 2 marzo 2024 ha introdotto la patente a crediti per tutti coloro che operano nei cantieri temporanei o mobili. Questo strumento è finalizzato a migliorare la qualità del lavoro e la sicurezza in cantiere, prevedendo che le imprese subappaltatrici siano sottoposte a un sistema di monitoraggio continuo, con attribuzione di punti e penalità per violazioni normative.
La patente dei cantieri parte con un punteggio di 30 punti, che può essere incrementato grazie all’assenza di incidenti o al conseguimento di certificazioni di sicurezza. Tuttavia, il punteggio può anche essere decurtato, fino a portare alla chiusura dell’attività per 12 mesi.
Questo sistema ha reso il controllo della documentazione un processo ancora più stringente, stimolando un atteggiamento preventivo nei confronti delle violazioni, con un vantaggio per i committenti e i lavoratori. Alla luce di questo decreto-legge, inoltre, il committente avrà l’obbligo di verificare anche la patente dei subappaltatori.

Perché digitalizzare la gestione dei subappaltatori?

La digitalizzazione della gestione dei subappaltatori si rivela una scelta strategica per semplificare e rendere più efficiente la raccolta della documentazione.

Il ricorso alla digitalizzazione permette di:

• tenere traccia dei documenti e monitorare le scadenze;
• accelerare e semplificare la fase di raccolta dei dati;
• ottenere un accesso immediato e distribuito alle informazioni;
• utilizzare strumenti incrociati di verifica delle identità e delle autorizzazioni;
• raccogliere la documentazione già in formato digitale;
• condividere informazioni e dati in tempo reale con tutti gli attori coinvolti in un progetto;
• semplificare la verifica delle competenze dei dipendenti delle imprese subappaltatrici;
• migliorare il controllo degli accessi, monitorando la presenza dei lavoratori e garantendo che solo il personale autorizzato possa operare;
• creare scadenzari e avvisi automatici, riducendo il rischio di errori, ritardi e dimenticanze.

Dunque, utilizzare software per la gestione dei subappalti permette di centralizzare e automatizzare la gestione della documentazione, assicurando un monitoraggio costante della conformità normativa.

Quale software scegliere per la gestione dei subappalti?

In questo scenario complesso e articolato, TeamSystem Safety&Compliance si rivela un prezioso alleato per la gestione dei subappalti e la verifica dell’idoneità tecnica dei subappaltatori.

Dotato di due moduli (Verifica Imprese e Controllo di Cantiere), il software di TeamSystem crea per ogni impresa un fascicolo per la raccolta della documentazione specifico per tipologia, assicurando il censimento delle imprese appaltatrici e subappaltatrici. Consente di inserire un’anagrafica unica del subappaltatore, che può caricare in autonomia i propri dati e i documenti sul cloud. La soluzione permette a ogni impresa subappaltatrice di inserire a sistema i dati e la documentazione richiesta dal committente e di indicare, per ciascun appalto, le risorse assegnate. Tutte le informazioni inserite vengono rese disponibili ai soggetti interessati – dall’ufficio controllo ai responsabili verifica I.T.P. della committenza o dell’impresa esecutrice – per consultazione o verifica.
Con TeamSystem Safety&Compliance, una volta associato il subappaltatore ai cantieri o agli appalti, non sarà più necessario caricare le informazioni per ogni cantiere, ma queste verranno ereditate dall’anagrafica centrale, con una notevole riduzione di tempo e un’ottimizzazione delle risorse.