La digitalizzazione della contabilità tenuta dal Direttore dei Lavori

Il nuovo codice dei contratti pubblici (Decreto legislativo 31 marzo 2023, n. 36) nella parte VI dedicata all’esecuzione del contratto contempla all’art. 114 la figura del direttore dei lavori (il DL), riservando altresì all’Allegato II.14 la disciplina delle attività e dei compiti ad esso demandati.

Il direttore dei lavori è preposto alla direzione e controllo dell’esecuzione dei contratti e deve essere nominato, prima dell’inizio della procedura di affidamento, dalle stazioni appaltanti su proposta del RUP.

Il DL opera in piena autonomia nel rispetto delle disposizioni di servizio impartite dal RUP valutando e curando i profili tecnici, contabili e amministrativi al fine di garantire l’esecuzione efficiente e sollecita dell’intervento.

Il direttore dei lavori – che in caso di interventi complessi, può essere anche coadiuvato da un ufficio di direzione dei lavori, costituito da uno o più direttori operativi e da ispettori di cantiere – svolge dunque la funzione di controllo tecnico, contabile e amministrativo dell’esecuzione dell’intervento, anche mediante metodi e strumenti di gestione informativa digitale affinché i lavori vengano eseguiti a regola d’arte e in conformità al progetto e al contratto.

I compiti del Direttore dei Lavori

Tra i vari compiti, la figura in esame è tenuta al controllo della spesa relativa all’esecuzione dell’opera o dei lavori, compilando con precisione e tempestività i previsti documenti contabili, che sono atti pubblici a tutti gli effetti di legge, con i quali si realizza l’accertamento e la registrazione dei fatti producenti spesa.

Pertanto, il DL provvede alla classificazione e alla misurazione di tutte le lavorazioni eseguite, nonché a trasferire i rilievi effettuati sul registro di contabilità e per le conseguenti operazioni di calcolo che consentono di individuare il progredire della spesa. Tali attività di accertamento dei fatti producenti spesa devono essere eseguite contemporaneamente al loro accadere e, quindi, devono procedere di pari passo con l’esecuzione dei lavori.

Di conseguenza il D.L. (o i direttori operativi o gli ispettori di cantiere, se delegati) svolge attività di verifica e controllo attraverso la redazione dei documenti contabili i quali devono essere firmati contestualmente alla compilazione rispettando la cronologia di inserimento dei dati.

I documenti contabili sono:

1. il giornale dei lavori che monitora l’andamento tecnico ed economico dell’opera;
2. i libretti di misura delle lavorazioni e delle provviste che contengono la misurazione e la classificazione delle lavorazioni effettuate dal direttore dei lavori;
3. il registro di contabilità che contiene le trascrizioni delle annotazioni presenti nei libretti delle misure, nonché le domande che l’esecutore ritiene di fare e le motivate deduzioni del direttore dei lavori;
4. lo stato di avanzamento lavori (SAL) che riassume tutte le lavorazioni e tutte le somministrazioni eseguite dal principio dell’appalto sino ad allora;
5. il conto finale dei lavori, compilato dal direttore dei lavori a seguito della certificazione dell’ultimazione degli stessi e trasmesso al RUP unitamente a una relazione, in cui sono indicate le vicende alle quali l’esecuzione del lavoro è stata soggetta, allegando tutta la relativa documentazione.

Può essere previsto anche un sommario del registro di contabilità che, nel caso di lavori a misura, riporta ciascuna partita e la classifica secondo il rispettivo articolo di elenco e di perizia; nel caso di lavori a corpo, il sommario specifica ogni categoria di lavorazione secondo lo schema di contratto, con l’indicazione della rispettiva aliquota di incidenza rispetto all’importo contrattuale a corpo.

La digitalizzazione della contabilità tenuta dal DL

Il codice ha previsto che la redazione dei documenti contabili debba avvenire attraverso l’ausilio di strumenti informatici anche al fine di assicurare l’autenticità della documentazione e dei dati inseriti.

Infatti l’articolo 12 dell’allegato II.14 del dlgs 36/2023 al comma 10 prevede che “La contabilità dei lavori è effettuata mediante l’utilizzo di strumenti elettronici specifici, che usano piattaforme, anche telematiche, interoperabili a mezzo di formati aperti non proprietari, al fine di non limitare la concorrenza tra i fornitori di tecnologie. Tali strumenti elettronici devono essere in grado di garantire l’autenticità, la sicurezza dei dati inseriti e la provenienza degli stessi dai soggetti competenti”.

Pertanto le piattaforme telematiche utilizzate devono essere interoperabili nel senso che devono consentire lo scambio di tutti i dati rendendo gli stessi disponibili a tutti i soggetti coinvolti, garantendo altresì che ogni per ogni attività compiuta sia identificabile il soggetto che l’ha realizzata.

Qualora il DL sia un professionista esterno, i programmi informatizzati utilizzati dovranno essere preventivamente autorizzati da RUP che ne verifica l’idoneità alle prescrizioni previste dalla legge.

Nel caso in cui non vengano utilizzati programmi di contabilità informatici, il mancato utilizzo deve essere congruamente motivato dalla stazione appaltante e comunicato all’ANAC, ma ciò solo per il tempo strettamente necessario per la stazione appaltante di adeguarsi.

In questo caso, le annotazioni delle lavorazioni e delle somministrazioni devono essere trascritte dai libretti delle misure in un apposito registro, le cui pagine devono essere preventivamente numerate e firmate dal RUP e dall’esecutore.

Inoltre, il comma 11 del richiamato articolo stabilisce che la compilazione dei libretti delle misure possa essere effettuata – sempre mediante l’utilizzo di programmi di contabilità computerizzata – anche attraverso la registrazione delle misure rilevate direttamente in cantiere dal personale incaricato in apposito verbale e in contraddittorio con l’esecutore. Nei casi in cui è consentita l’utilizzazione di programmi per la contabilità computerizzata, preventivamente accettati dal responsabile del procedimento, la compilazione dei libretti delle misure può essere effettuata sulla base dei dati rilevati nel verbale, anche se non espressamente richiamato.

Da quanto innanzi discende la necessaria ed imprescindibile dotazione di software dedicati con requisiti specifici che rispettino le prescrizioni imposte dalla legge.