Facility Manager in Edilizia: compiti e requisiti

L’IFMA (International Facility Management Association) lo definisce così: “È la disciplina aziendale che coordina lo spazio fisico di lavoro con le risorse umane e l’attività propria dell’azienda. Integra i principi della gestione economica e finanziaria d’azienda, dell’architettura e delle scienze comportamentali e ingegneristiche”. 

Cos’è il Facility Management

Alla luce della definizione offerta dall’IFMA possiamo definire il Facility Management (FM) come una disciplina aziendale che si occupa della gestione integrata e strategica degli spazi e delle risorse all’interno di un edificio o di un complesso di edifici, al fine di garantire un ambiente di lavoro efficiente, sicuro e confortevole per gli occupanti e gli utenti. L’obiettivo del Facility Management è assicurare la massima operatività e funzionalità degli immobili, ottimizzando le risorse e riducendo i costi di gestione. La figura chiave del Facility Management è il Facility Manager, ovvero colui che ha la responsabilità di orchestrare e coordinare tutte le attività legate alla gestione e manutenzione degli immobili.

Questo professionista può ottimizzare la sua attività con il supporto di un programma gestione immobiliare come quello proposto da TeamSystem. Nel dettaglio, riferendoci alla gestione e manutenzione degli spaz, la soluzione ideale è affiancarsi a un software gestione manutenzione immobili, come TeamSystem Asset Management.

Di cosa si occupa il Facility Management

Sebbene nella prassi quotidiana l’espressione venga spesso usata per riferirsi alla gestione della sede fisica di un’azienda (impianti di condizionamento, servizi di pulizia, rete elettrica, ecc.), nella sua accezione più estesa il Facility Management riguarda tutte le attività non strettamente riguardanti il core-business di una determinata azienda, dalle telecomunicazioni alla sicurezza.

Esso si configura come il processo di progettazione, implementazione e controllo attraverso il quale le facility (ovvero gli edifici e i servizi necessari a supportare l’attività dell’azienda) sono gestite, allo scopo di garantire i livelli di servizio idonei a soddisfare le esigenze aziendali, creando nel contempo un ambiente di lavoro di qualità, alle migliori condizioni economiche possibili.

Un lavoro sicuramente innovativo, ma anche complesso. Il Facility Manager può ottimizzare utilizzando uno specifico software di asset management, come Asset Management Immobili di TeamSystem.

Facility Management come approccio integrato

Quello del Facility Management è perciò un approccio integrato, finalizzato a gestire servizi di supporto all’attività principale dell’azienda e quindi a contribuire ad aumentarne l’efficienza.

Di seguito i tre aspetti principali che caratterizzano il Facility Management:

• Aspetto strategico: riguarda ogni decisione ascrivibile alla politica di gestione e reperimento dei servizi, di distribuzione delle risorse da impiegare per supportare gli obiettivi corporate, di scelta del fornitore, ecc.
• Aspetto analitico: concerne la comprensione delle necessità dei clienti in merito ai servizi, al controllo dei risultati della gestione e dell’efficienza nell’erogazione del servizio, all’individuazione di nuove tecniche e tecnologie che supportino il business aziendale
• Aspetto gestionale-operativo: si riferisce alla gestione ed al coordinamento dei servizi, dei sistemi e delle procedure di erogazione

I compiti del Facility Manager

Le aree di intervento e operatività del Facility Manager sono diverse ed eterogenee, toccando vari ambiti di competenza. Ecco i principali compiti che deve affrontare colui che opera nel Facility Management:

• Pianificazione e gestione degli spazi: questa è una delle skill più importanti che deve possedere un Facility Manager, perché deve essere in grado di ottimizzare e organizzare gli spazi all’interno dell’edificio, in modo da renderli efficienti e ideali per lo svolgimento delle attività lavorative. Spesso e volentieri questa attività preventiva richiede anche la ridefinizione degli spazi, attraverso ristrutturazioni o riorganizzazioni delle aree di lavoro;
• Gestione dei servizi di supporto e manutenzione: questa include l’organizzazione e la cura di tutti quei servizi che consentono all’edificio di funzionare correttamente. Tra i più importanti chiaramente la fornitura delle utenze principali (acqua, energia elettrica, gas, ventilazione) ma anche scale, scale mobili, ascensori o sistemi antiincendio. È importante che il Facility Manager organizzi ispezioni regolari, per verificare il corretto funzionamento dei servizi e per garantire che tutto sia sempre in massima sicurezza;
• Supervisione e gestione del personale e delle risorse: uno dei compiti principali del Facility Manager è anche la supervisione del personale coinvolto nella gestione degli immobili, tra cui il personale di manutenzione, i custodi e altri professionisti del settore che operano all’interno dell’immobile. In questo caso il Facility Manager deve saper garantire un’adeguata formazione del personale, nonché assicurare che lo stesso sia provvisto delle risorse necessarie per svolgere le proprie mansioni in modo efficace.
• Gestione dei costi: la gestione dei costi riguarda le intere attività sopra elencate. Il Facility Manager è infatti responsabile della gestione del budget assegnato per le attività di Facility Management e il suo compito è quello di ottimizzare i costi cercando di raggiungere gli obiettivi prefissati.

I requisiti per diventare Facility Manager

Non è sicuramente semplice proporsi come Facility Manager, perché bisogna essere in grado di integrare diverse competenze e conoscenze, dalla materia ingegneristica fino a quella di HR, passando per la capacità di gestire in modo ottimizzato le risorse finanziarie.

In linea di massima, per svolgere al meglio le funzioni in capo al proprio ruolo, un Facility Manager deve possedere questi requisiti:

• Competenze tecniche: conoscenza approfondita delle strutture e delle infrastrutture dell’edificio, compresi i sistemi di riscaldamento, ventilazione, aria condizionata e sicurezza. Deve essere in grado di comprendere le esigenze degli occupanti e risolvere eventuali problemi tecnici che possono sorgere.
• Skill organizzative: il Facility Manager pianifica, organizza e coordina attività di diversa tipologia, cercando di integrare il tutto in uno sviluppo efficiente.
• Skill relazionali: il lavoro del Facility Manager prevede interazioni con diverse altre competenze e persone, che siano i dipendenti dell’azienda, gli imprenditori a cui far riferimento o i fornitori di servizi.
• Conoscenza normativa: è necessario essere a conoscenza delle normative e delle regolamentazioni relative alla sicurezza e alla gestione degli edifici.
• Capacità di problem-solving: per garantire la massima efficienza del proprio lavoro il Facility Manager deve saper affrontare le problematiche e trovare rapidamente soluzioni, che possano essere ottimali per qualsiasi area del Facility Management.

TeamSystem Construction Asset Management: il support Perfetto per il Facility Manager

TeamSystem Construction Asset Management è la nuova piattaforma che offre soluzioni innovative per la gestione integrata dei patrimoni immobiliari e il Facility Management. arricchisce ulteriormente le già ampie funzionalità della piattaforma gestionale TeamSystem Construction con nuove opzioni volte alla gestione pianificata degli interventi manutentivi sulle opere realizzate e completa la copertura funzionale delle proprie soluzioni informatiche sull’intero ciclo di vita del manufatto.

TeamSystem Construction Asset Management permette di gestire le Attività Programmate e le Richieste di Intervento, “aprendo” la richiesta e in seguito monitorando tutti i passaggi che portano alla soluzione del problema.