Avv. Franco Toffoletto

Fondamentalmente la consapevolezza che, con la crescita dimensionale dell’attività e la sua distribuzione sul territorio fosse indispensabile dotarci di uno strumento evoluto di governo dell’organizzazione, che includesse però tutte le funzioni che a suo tempo, e in molti casi ancora oggi, venivano gestite da molteplici applicativi con le conseguenti difficoltà in termini di sincronizzazione e interoperabilità. Queste stesse considerazioni ci hanno guidato anche nella fase di collaborazione allo sviluppo di EASYLEX, permettendoci di arricchirlo di funzionalità peculiari che tutt’oggi lo rendono una soluzione pressoché unica sul mercato nella sua natura non di semplice gestionale, ma di vero e proprio strumento di controllo della qualità dei processi aziendali.

Direi che le invenzioni più importanti di EASYLEX sono due: la prima, l’idea che le prestazioni in agenda, come gli appuntamenti, le email, i fax, le telefonate, le udienze sono al tempo stesso elementi della to do list e time sheet. Solo un click è sufficiente a dare l’eseguito e ad inviare la prestazione in parcella. La seconda, le «attività standard» e le «procedure standard» che consentono di inserire in un singolo insieme più dati relativi ad una prestazione (valori economici della prestazione, descrizioni, spese) e di riunire poi tali insiemi in ulteriori insiemi.

Ciò semplifica e velocizza drammaticamente il data entry e consente un controllo di qualità dei processi. Inoltre l’aver attributo all’agenda il ruolo di baricentro funzionale dell’applicativo. L’Agenda, da sempre è il punto di partenza fondamentale per qualsiasi avvocato. Una centralità interpretata al meglio da EASYLEX, grazie a una serie di funzioni e strumenti che proprio nell’Agenda trovano il loro snodo centrale. 

Ad esempio, tutta l’attività inevasa dei giorni precedenti viene sempre portata ad oggi evitando di dover sfogliare all’indietro l’agenda, e con la tecnica del Preavviso l’attività che sta per iniziare può essere visualizzata un numero a piacere di giorni prima senza dover duplicare la registrazione come sarebbe necessario fare su un’agenda cartacea; un contatore di giorni indica col segno meno il tempo rimanente prima dell’inizio dell’attività e, se l’attività è già iniziata ma non conclusa, il tempo di ritardo rispetto alla data fine prevista.

Sempre dall’agenda posso vedere quali documenti devo ancora produrre e aprire quelli già redatti per un immediato controllo, senza perdere tempo con ricerche nelle cartelle documenti. Cosa ancor più importante, tutti i dati – dalle anagrafiche ai documenti, passando per le comunicazioni – vengono inseriti, aggiornati e sincronizzati per tutte le funzioni, creando un archivio unico senza ridondanze, duplicazioni e errori; allo stesso modo tutti i processi vengono registrati in maniera univoca, rimanendo disponibili e aggiornati per tutti i soggetti coinvolti in un’attività.

È difficile indicarne una nello specifico perché EASYLEX, proprio attraverso l’agenda,  gestisce pressoché ogni aspetto del lavoro dello studio: dalla gestione delle chiamate attraverso il centralino alle attività di supporto ai professionisti associati, dalla già citata agenda alla registrazione di ogni singola attività, dai time sheet alle parcelle, passando per contabilità, controllo di gestione e document management.

Questo ci ha consentito di semplificare enormemente tutti i processi tenendone al contempo sotto stretto controllo i vari passaggi e traducendoli, in ultima istanza, in  servizi e attività fatturate al cliente. Da non sottovalutare anche le funzionalità di analisi della redditività e controllo di gestione, strategiche in quanto indicatori significativi del buon funzionamento dello studio.

Senza dubbio la possibilità offerta dall’applicativo di mettere online tutti gli atti - verbali, udienze, ecc. - relativi a una pratica, a disposizione del cliente tramite una semplice chiave di accesso, è un’opzione di sicuro interesse, che semplifica notevolmente il trasferimento di informazioni. Altrettanto interessante è la possibilità di dialogare con l’intero sistema tramite dispositivi mobili come tablet e smartphone che, in quanto costantemente sincronizzati con l’agenda e tutte le informazioni, consentono la gestione in remoto di una serie di attività quotidiane, come ad esempio la gestione degli appuntamenti.

Tutte quelle che rientrano nel generale concetto di knowledge management, funzione che attualmente gestiamo, sia pure in sincronia con EASYLEX GSL, tramite altri software che da questo attingono i dati necessari. Si tratta di un’area oggi vitale in qualsiasi studio di una certa dimensione, in cui la condivisione delle informazioni fra tutti i membri deve essere completa, continua e immediata.