Digital transformation e innovazione tecnologica dello studio legale
La quarta rivoluzione per il genere umano è quella tecnologica. Iniziata con il nuovo millennio, la l’innovazione digitale sta attraversando diverse fasi, sancendo il passaggio dall’analogico al digitale in tutti i campi e in ogni fase di produzione e commercializzazione di prodotti e servizi.
Come per le precedenti rivoluzioni (la stampa a caratteri mobili di Gutenberg nel 1453, che apre la strada alla democrazia del sapere, la rivoluzione industriale di fine ‘700, con l’utilizzo del carbone e l’urbanizzazione, la rivoluzione industriale di fine ‘800, con la scoperta del petrolio e il motore termico), la rivoluzione tecnologica modifica il modo di pensare e di vivere delle persone e non solo i processi produttivi. Cambiano le relazioni sociali, la composizione della società, le dinamiche economiche e con esse le dinamiche del lavoro. Insomma, queste quattro innovazioni non sono settoriali, ma globali cambiamenti nel modo di vivere delle persone.
La rivoluzione tecnologica
Torniamo dunque all’ultima rivoluzione, di cui noi siamo protagonisti e spettatori. Chi ha qualche capello bianco ricorda di aver intrapreso la professione dell’avvocato (così come le altre professioni intellettuali) con la macchina da scrivere manuale o elettrica, le ricevute delle raccomandate rigorosamente spedite in posta, la carta carbone, le veline per le copie, i fascicoli cartacei, le code in cancelleria e dinanzi agli uffici dell’ufficiale giudiziario per richiedere o prendere ricevute di notifiche giudiziarie. Per non parlare delle udienze, necessariamente in presenza, degli incontri con i clienti, anch’essi in presenza, delle riunioni in studio intorno al tavolo della sala riunione, delle lettere scritte e spedite per posta con tanto di francobolli. Con la fine degli anni ’90 queste modalità cominciano a cambiare di pari passo con l’introduzione della tecnologia più moderna e innovativa che il genere umano abbia mai conosciuto: Internet. Partito in sordina già dagli anni ’70 solo per pochi appassionati e studiosi, si diffonde inizialmente con molta lentezza, perché non si capiscono subito le implicazioni che potrebbe avere. Il vento cambia negli anni ’90 dove accanto a Internet comincia ad affermarsi il digitale: appaiono i primi display al quarzo, i primi cruscotti di auto senza le classiche lancette, così come gli orologi e via via questa nuova tecnologia comincia a sostituire l’analogico. In tutti i campi si affermano nuove modalità di diffusione dei contenuti, dalla musica, dove di passa dagli LP ai CD-Rom e per i dati ai Floppy Disk, dal nastro delle musicassette e videocassette ai bit della tecnologia digitale.
La rivoluzione digitale
Le professioni non restano certo estranee a questa rivoluzione e si passa dai libri di carta ai libri con allegati cd e floppy da inserire nei primi computer che compaiono in studio a sostituire le macchine da scrivere. Alle riviste cartacee ricevute in abbinamento per posta, si sostituiranno ben presto le riviste digitali in abbonamento, così come ai codici cartacei quelli digitali e le banche dati, per giungere ai software gestionali di studio, nuovo cervello organizzativo dello studio professionale. Internet intanto prende il suo posto d’onore nel mondo del business e anche nella professione; ogni studio comincia a dotarsi di un proprio ufficio digitale, il sito Internet di studio, sempre operativo e con visibilità illimitata sul pubblico non più solo locale. I social network sostituiscono man mano le piazze cittadine, i circoli, le associazioni e i club; il passaparola, motore della professione per decenni viene sostituito dal passaparola digitale e altri canali di business development si affiancano al passaparola. Il nome del professionista diventa brand e il marketing diventa un’esigenza anche per l’avvocato, che fino ad allora si era chiamato fuori da queste dinamiche comunicative e di business.
Internet e professione
Ed eccoci all’evento eccezionale che ha scompigliato ulteriormente le carte, accelerando in modo improvviso quell’evoluzione che l’innovazione tecnologica aveva già avviato da due decenni: il Covid. Poiché è storia recente, tanto recente che stiamo ancora vivendo la coda di questa situazione che si studierà nei libri di scuola tra qualche anno, non mi dilungherò nel raccontare quali modifiche ulteriori abbia apportato al mondo del lavoro, del business e al modo di vivere delle persone in tutto il mondo. Limitandoci all’ambito professionale, concentriamo la nostra attenzione al fenomeno del lavoro flessibile che la pandemia ha necessariamente fatto scegliere a tutti: professionisti, aziende, enti pubblici. La necessità di lavorare a distanza (sostenibilità sociale) e poi di combinare lavoro e vita privata (sostenibilità individuale), tutela dell’ambiente con lo sviluppo del business (sostenibilità green) ha portato una accelerazione incredibile nel processo di digitalizzazione già in atto e che in alcuni ambiti, come quello della giustizia andava molto a rilento. La pubblica amministrazione all’inizio della pandemia contava un analfabetismo tecnologico pari al 70% degli impiegati, una arretratezza nelle infrastrutture imbarazzante, rispetto a molti paesi europei, e una politica di investimenti per innovazione e modernizzazione del settore praticamente vicino al nulla.
Il software che rende telematico lo studio legale: in cloud, semplice, multipiattaforma e sicuro.
La professione legale smart
Oggi ogni studio professionale, anche i più piccoli e di provincia lavora in cloud, si avvale dello smart working, ha un sito Internet di Studio o quantomeno ne sente l’esigenza, ha una presenza sui social network, sta passando dal fascicolo cartaceo a quello digitale e utilizza o conta di utilizzare a breve un gestionale di studio e banche dati on line.
La digital transformation è questa: il passaggio da un’organizzazione basata sulla carta, sulla presenza nello stesso luogo di tutti gli stakeholder, ad una organizzazione basata sulla smaterializzazione del contenuto, che perde un supporto fisico e guadagna in velocità, fruibilità, economicità, aggiornamento, condivisione. Digitale vuol dire senza fisicità, a portata di dito, di click, di mouse. Il documento da cartaceo diventa digitale, così come il fascicolo di udienza, la notifica dell’ufficiale giudiziario; la lettera diventa email, la raccomandata pec; i codici da cartacei diventano anch’essi digitali, aggiornati in tempo reale; le riviste e i massimari diventano banche dati con motori di ricerca al proprio interno; l’agenda legale da cartacea rilegata in pelle diventa digitale su mobile, computer, in cloud tutto coordinato e aggiornato in tempo reale.
La relazione con il cliente passa dalla presenza sempre e comunque al rapporto a distanza mediante telefono, email, videoconference e solo nei casi necessari in presenza. Persino l’udienza diventa digitale su piattaforme di videoconference, per non parlare dei corsi di formazione, tutti in modalità webinar, della pratica professionale, in buona parte svolta a distanza e in alcuni casi persino degli esami sostenuti in dad.
Strumenti e cultura digitale
Oggi la professione forense non può più fare a meno del digitale e della tecnologia, ma sconta ancora una mancanza di cultura del digitale. In altri termini, un conto è avere a disposizione gli strumenti di lavoro e di comunicazione tecnologici, un altro è avere le competenze tecniche e la cultura per utilizzarli al meglio delle possibilità e in modo opportuno.
Riassumiamo in conclusione quali strumenti tecnologici è opportuno che ciascuno studio legale, e non solo, adotti al proprio interno per ottimizzare e razionalizzare le risorse nello svolgimento dell’attività professionale:
server di studio come repository di documenti e archivio in backup di sicurezza; in alternativa servizi in cloud professionali;
software aggiornati per lo svolgimento delle attività quotidiane dentro e fuori lo studio: il pacchetto Office, in sostanza (word, excel, power point, outlook);
piattaforme di videoconference (Teams, Zoom, Webex etc.) per le riunioni on line con colleghi e clienti;
piattaforme webinar (Zoom webinar, GoToWebinar etc.) per la formazione on line;
gestionali di studio per l’organizzazione delle attività, la gestione dell’amministrazione, la gestione dei collaboratori;
banche dati, editoria elettronica (abbonamenti a riviste digitali), portali giuridici, per l’aggiornamento normativo e giurisprudenziale;
sito Internet di studio, per la visibilità sul web, con aree riservate per la gestione della documentazione con i clienti;
account social, a cominciare dalla company page di Linkedin per lo studio, ai profili Linkedin dei singoli professionisti di studio;
App di studio per la gestione semplificata di una serie di attività con la propria clientela.
In conclusione, la digitalizzazione porta una serie di vantaggi indubbi in termini di:
- velocità nello svolgimento delle attività;
- comodità, in quanto permette di avere tutta la documentazione sempre con noi in ogni luogo grazie al cloud, aprendo la strada al lavoro flessibile svolto non solo in studio;
- tempestività di risposte al cliente e di evasione delle richieste;
- economicità, in quanto richiede meno spazi fisici per l’archiviazione; ma pensate oggi quanto è più semplice ed economico organizzare un webinar, rispetto al corso in aula di un tempo;
- condivisione, in quanto è molto più semplice il confronto su un documento digitale, che non su uno cartaceo.
A fronte di questi innumerevoli vantaggi, l’innovazione digitale in studio richiede qualche investimento economico iniziale, la buona volontà di imparare un nuovo modo di lavorare e un nuovo linguaggio introdotto dalla tecnologia.
