Le attività di controllo per le imprese alberghiere

Oltre alle scritture contabili ed ai documenti previsti dalla normativa fiscale, l’azienda alberghiera tiene generalmente anche una contabilità dei servizi, costituita da quel complesso di registrazioni destinate a seguire il funzionamento dei singoli reparti (camere, ristorante, settore fitness, estetica, ecc.).

Sul software di gestione alberghiera vengono riportati giornalmente gli addebiti ai clienti in relazione ai servizi da questi usufruiti.

La gestione di un albergo prevede generalmente un sistema di comunicazioni esterne (con le agenzie, con la questura) ed interne (con la cucina) di cui rimane traccia documentale e/o, più frequentemente ormai, negli archivi informatici.

Da alcuni anni determinate categorie di imprenditori e professionisti cercano di attrarre nuovi potenziali clienti attraverso l’adesione a circuiti commerciali di c.d. “social shopping”. Per il tramite di siti web dedicati ai gruppi di acquisto, infatti, vengono proposti coupon per offerte speciali limitate nel tempo. I consumatori che aderiscono alle offerte on-line ricevono dal gestore del sito (che opera quale intermediario) un coupon utilizzabile entro un termine definito di validità. Al riguardo, si precisa che la certificazione fiscale – collegata all’acquisto del bene o servizio – deve essere emessa dall’esercente o dal professionista al momento dell’incasso del coupon per il suo intero ammontare.

A tracciare alcune delle linee di condotta che devono essere seguite dall’Amministrazione Finanziaria in sede di controllo sono le metodologie di controllo previste per “Alberghi e pensioni”.

In particolare, le citate metodologie di controllo stabiliscono l’esigenza di procedere con le seguenti attività di verifica:

1. controllare l’esistenza di un eventuale sito Internet non rilevato durante la fase preparatoria al controllo dell’azienda, attraverso l’esame della documentazione reperita;
2. acquisire copia dell’autorizzazione amministrativa rilasciata nel rispetto del T.U.L.P.S.;
3. rilevare le tariffe praticate, desumibili dagli avvisi esposti nelle camere o presso la “reception”;
4. rilevare i prezzi praticati nei bar, nei ristoranti e negli altri servizi (lavanderie, fitness, estetica, ecc.), desumibili dai menù e dai listini;
5. rilevare le presenze risultanti nel giorno dell’accesso ed il numero delle camere utilizzate;
6. acquisire le eventuali convenzioni stipulate con stabilimenti balneari, “tour operators”, agenzie di viaggio, enti pubblici, ecc.;
7. rilevare quali carte di credito vengono accettate in pagamento, anche dalle etichette esposte sulle vetrine o presso la cassa o da altri avvisi alla clientela;
8. inventariare le materie prime, le merci, gli altri beni in giacenza ed acquisire le distinte analitiche utilizzate per la determinazione delle rimanenze dell’esercizio precedente;
9. controllare l’esistenza e la corretta tenuta della contabilità;
10. rilevare e controllare i dati utilizzati e dichiarati dal contribuente ai fini dell’applicazione degli Studi di Settore/ISA;
11. richiedere alla parte, con contestuale verbalizzazione delle dichiarazioni rese, notizie relative a:
    • misura e modalità di riconoscimento di eventuali sconti ai clienti;
    • frequenza di rinnovo della dotazione del bagno (saponi-schiuma da bagno-biancheria);
    • frequenza del cambio delle lenzuola e degli asciugamani;
    • modalità di lavaggio della biancheria (lenzuola, tovaglie, tovaglioli);
    • tipo di controllo interno esercitato sui vari servizi;
    • misura e modalità dei consumi per vitto ed alloggio dell’imprenditore, dei collaboratori, dei soci, dei dipendenti. Di ciò si dovrà tenere conto nella quantificazione dei consumi ai fini della determinazione indiretta dei ricavi;
    • l’eventualità di prendere in locazione degli appartamenti al fine di sistemare la clientela in eccesso nei periodi di particolare affluenza. Tale dato può trovare riscontro nella documentazione extracontabile (corrispondenza, prenotazioni, caparre, ecc.).

Le seguenti ulteriori informazioni potranno essere acquisite anche dopo l’accesso, al fine di inquadrare la potenzialità reddituale dell’esercizio:

1. titolo di possesso dell’esercizio;
2. capitale complessivamente investito;
3. epoca ed importo delle ristrutturazioni più recenti;
4. segnalazioni dell’esercizio su guide specializzate (Michelin, Touring, ecc.);
5. spese di pubblicità (radiofoniche, televisive, su “Pagine Gialle” o “Pagine utili” ecc.);
6. abbonamenti a pay-tv;
7. periodo di apertura nell’anno;
8. potenzialità ricettiva in termini di stanze e di posti letto a disposizione della clientela, indicando, altresì, la presenza di locali destinati a riunioni, congressi, intrattenimento, parcheggio, ecc.;
9. qualità degli arredi;
10. camere utilizzate dall’imprenditore, dai collaboratori, dai soci e dal personale dipendente;
11. ubicazione territoriale (centro storico, periferia, zona extraurbana);
12. posizione rispetto ai centri di interesse della clientela (mare, impianti sciistici, centro commerciale, ecc.);
13. servizi offerti in camera (telefono, tv, frigo bar, cassaforte, aria condizionata, ecc.);
14. servizi vari (lavanderia, parrucchiere, negozi, navetta trasporti, ecc.);
15. presenza di impianti sportivi (piscina, tennis, palestra, sauna, ecc.);
16. presenza di cure termali;
17. periodi in cui viene eventualmente fornito il servizio di animazione;
18. servizio bar e di ristorazione (numero potenziale di coperti, modalità nel cambio dei tovaglioli per colazione e pasti) specificando se accessibile anche a clienti extralberghieri;
19. attività congressuali (modalità di svolgimento);
20. mezzi di trasporto utilizzati anche nel caso in cui si effettuano delle escursioni, e modalità di addebito del corrispettivo;
21. circostanze favorevoli e non, che hanno influenzato la gestione nel periodo di riferimento (ad esempio passaggi di categoria).

I servizi di pernottamento eventualmente non contabilizzati potranno essere individuati, anche in via preventiva, dal confronto tra il numero delle presenze risultanti dalle fatture e ricevute emesse e:

• il numero dei clienti registrati nel libro o nelle schede tenute per i controlli della P.S. ed i Modd. I.S.T.A.T. (C/59, C/60, tavole di spoglio, ecc.);
• i dati rilevabili dalla documentazione extracontabile e dagli archivi magnetici che vanno sottoposti ad attenta lettura;
• il numero di lenzuola e/o federe lavate, tenendo ovviamente conto della frequenza del cambio;
• i consumi dei prodotti monouso (saponette, bagnoschiuma, ecc.);
• le eventuali tessere club, qualora nell’albergo sia presente il servizio di animazione in taluni periodi dell’anno, considerando che dalle stesse sono esonerati i bambini al di sotto di una certa età.

Si ribadisce l’opportunità di distribuire nel tempo le presenze contabilizzate e di verificarne la congruità in coincidenza con avvenimenti che dovrebbero avere determinato maggiore affluenza di clientela (fiere, congressi, ecc.).

Infine, può essere utile raffrontare l’indice medio di occupazione delle strutture alberghiere, rilevato per il periodo considerato presso la locale azienda di soggiorno o presso il Comune, con l’indice medio di occupazione dell’albergo oggetto di controllo calcolato sulla base delle presenze contabilizzate.

Si precisa al riguardo che:

• la capacità ricettiva potenziale dell’albergo è espressa dal numero dei posti letto moltiplicato per i giorni di apertura accertata dell’esercizio;
• l’indice di occupazione è il rapporto tra il numero delle presenze e la capacità ricettiva potenziale dell’albergo.