È qui che entra in gioco Matteo Banzi, Dottore Commercialista iscritto all’Ordine di Parma dal 2007, con ultra decennale esperienza anche in ambito informatico, nonché primo utente entusiasta delle versioni più recenti dei software per l’automazione delle attività dello studio.

Banzi è il promotore della partnership ormai consolidata tra Studio Pomelli e TeamSystem:

"Già da molto tempo utilizziamo gli strumenti TeamSystem e ci adoperiamo per far sì che anche i nostri clienti possano godere dei vantaggi portati dalla digitalizzazione. L’obbligo della fatturazione elettronica, però, ha cambiato le regole del gioco, e ora non è più solo una questione di cercare un vantaggio competitivo negli strumenti tecnologici, ma anche di riuscire a essere conformi alle nuove regole."

"Oggi, grazie all'elevata informatizzazione, Studio Pomelli si può considerare “un passo avanti” rispetto ad altre realtà, e, comunque, non si ferma qui: "In un futuro che reputo molto vicino", continua Matteo Banzi, "mi piacerebbe che tutti i nostri clienti utilizzassero - prima - i sistemi di fatturazione attiva e -poi - anche quelli per la gestione passiva, in modo tale da eliminare quasi completamente qualsiasi tipo di attività manuale”.

"Abbiamo ormai acquisito la consuetudine di proporre ai nostri clienti la soluzione TeamSystem per il ciclo attivo della contabilità, dice Banzi. Ad oggi abbiamo oltre 150 Aziende pienamente operative su Fatture In Cloud, circostanza che ci consente di importare e registrare in prima nota tutte le fatture, le note di credito e i corrispettivi emessi dal Cliente, in modo veloce e sicuro."

Lo Studio Pomelli naturalmente non si ferma a questo primo step e adotta e promuove anche TeamSystem Digital, la piattaforma Teamsystem per la gestione digitale automatizzata anche del ciclo passivo (un obbligo a partire dal 2019).

“TeamSystem Digital è una piattaforma completa”, spiega Banzi, “che permette di operare sia sulle fatture clienti sia su quelle dei fornitori, interfacciandosi senza problemi anche con i documenti digitali prodotti dalle soluzioni delle altre software house”.

Con Fatture in Cloud e TeamSystem Digital Invoice, Studio Pomelli è in grado di operare con i clienti in due diverse modalità, a seconda del livello di digitalizzazione raggiunto dall'impresa o dal professionista: le fatture del cliente “connesso” possono essere contabilizzate senza disturbarlo, mentre quelle del cliente “gestito” vengono trattate integralmente dallo studio con TeamSystem Digital, liberando l’azienda da tutte le incombenze di carattere contabile.

Per quanto riguarda la gestione documentale, anche questa realizzata con gli strumenti messi a disposizione da Teamsystem, il terreno su cui si muove lo Studio Pomelli è decisamente fertile e solido:

“Archiviamo in modalità sostitutiva da una decina di anni, risparmiando tempo e spazio”, racconta Banzi, “quindi per noi la digitalizzazione dei documenti è già una realtà consolidata da tempo. Ciò che è cambiato è la facilità e l’efficienza con cui si riescono a scannerizzare e conservare i documenti: prima ci volevano settimane per organizzare un archivio digitale, oggi bastano pochi click”.

Da anni lo Studio Pomelli ha implementato una metodologia decisamente innovativa per archiviare digitalmente tutte le fatture: una volta registrata in contabilità, sulla fattura (di acquisto o di vendita) viene apposta un’etichetta con un codice a barre specifico e ne viene eseguita la successiva scansione in formato PDF.

L’etichetta contiene tutte le informazioni di base che servono a collegare il documento digitalizzato alla Prima Nota. In questo modo, le fatture possono essere recuperate e visualizzate in pochi secondi, direttamente da un mastrino contabile o dal menu di gestione della singola registrazione.