Lo smart working nella professione legale prende avvio
Lo smart working in pochi mesi ha dapprima rappresentato una necessità per poter continuare a lavorare nonostante l’emergenza sanitaria e poi ha cominciato a rappresentare una valida alternativa organizzativa per gli studi e le aziende. In poche settimane l’Italia è passata da 570mila lavoratori in smart working ad oltre 6milioni. Con l’arrivo dell’estate e l’affievolirsi della crisi epidemiologica, molte attività sono tornate ad organizzarsi in presenza, spesso facendo un mix tra lavoro agile e lavoro in presenza. Dall’autunno le cose sono nuovamente cambiate e la necessità ha portato studi professionali e aziende a doversi servire in modo massiccio dello smart working per coniugare le attività lavorative con le esigenze sanitarie. Questa volta, però, lo spirito è stato diverso, nel senso che se in primavera eravamo stati colti tutti di sorpresa e quindi lo smart working aveva rappresentato una forma di remote working, o telelavoro, interamente svolto a distanza e spesso senza i mezzi adeguati, nella seconda ondata la situazione ha preso un’altra piega, perché l’esperienza precedente aveva già fatto toccare con mano anche i vantaggi del lavoro agile e a molti era piaciuto, alla luce di comodità e ritmi di vita più salutari.
La conseguenza, anche nell’ambito dell’attività forense, è stata la creazione – in molti casi – di un vero e proprio studio legale telematico, che grazie a software in Cloud per avvocati è in grado di dare forma a un unico ecosistema lavorativo tra chi lavora in presenza e chi opera in modalità agile.
Il nuovo smart working
Nella prima fase dello smart working si era stati travolti ed erano saltati tutti i confini tra vita privata e professionale e di smart c’era effettivamente stato poco e niente. In questa seconda ondata, invece, memori degli errori precedenti, i professionisti e in generale i lavoratori, erano molto più preparati al lavoro smart, sia dal punto di vista organizzativo, che di mentalità. Ecco che l’approccio al lavoro agile ha cominciato a cambiare anche per i più restii ai cambiamenti e fautori della teoria che si può lavorare in studio solo in presenza e che a distanza si perde il senso del team e del lavoro. Le grandi aziende, le multinazionali, hanno fatto da apripista verso una nuova organizzazione del lavoro non solo in momenti di emergenza, ma come nuovi standard organizzativi e produttivi. Queste aziende hanno monitorato la produttività dei propri collaboratori durante il periodo dello smart working giungendo a verificare che questa era aumentata in alcuni casi anche del 20-30% a parità di orario di lavoro. Al quesito sul perché di questo fenomeno, la risposta unanime è stata la maggior soddisfazione e felicità delle persone che in questo modo sono riuscite a coniugare hobby e lavoro, vita privata e lavoro, business e life.
Smart working nello studio legale
Gli studi legali che hanno dovuto fare di necessità virtù, hanno anch’essi cominciato a toccare con mano le grandi possibilità che lo smart working può offrire se adeguatamente gestito.
I vantaggi dello studio legale sono su entrambi i versanti: lato titolari e lato collaboratori. Diversi studi miei clienti, che seguo da tempo nel marketing e organizzazione, mi hanno confermato grandi risparmi economici nei mesi di smart working. Tali risparmi sono stati legati ad un minor uso delle risorse di studio, dalle fotocopie alle trasferte; lo smart working ha necessariamente spinto l’uso del cloud e della digitalizzazione documentale, con conseguente risparmio enorme di fogli, stampe e derivati che prima intasavano uffici e scaffali. Si è così toccato con mano che il cloud funziona e bene; si è avuto modo di verificare quanto spesso la stampa di un documento fosse più un’abitudine che una necessità (per buona pace anche dell’ambiente, oltre che del portafogli).
Oggi a causa della distanza fisica tra le persone, quasi il 100% dei documenti viaggiano in formato elettronico, sono archiviati digitalmente e anche i Tribunali hanno dovuto capitolare sull’esigenza della carta e del fascicolo cartaceo, adottando la versione digitale sia dei primi che dei secondi, seguita dal deposito digitale, dalle notifiche digitali, firma digitale e tutto il relativo seguito. Certo, il sistema da questo punto di vista è solo agli inizi e appare farraginoso e arretrato, ma da qualche parte bisognava pur iniziare. Anche le udienze, tra mille polemiche e difficoltà, cominciano laddove possibile a trasformarsi in videoconferenze.
Come tutte le cose, il sistema va affinato, deve trovare un equilibrio ed essere raffinato perché possa funzionare efficacemente. Ora è un sistema emergenziale che deve permettere di evitare la paralisi completa. A regime, inoltre, si potrà trovare il giusto equilibrio tra ciò che si può opportunamente svolgere a distanza e ciò che invece necessita la presenza fisica. Un grande errore è passare dal bianco al nero, da un eccesso all’altro: da sempre in presenza a mai in presenza. Come sempre la virtù è nel mezzo, per cui diamo tempo al tempo per trovare questo equilibrio senza cercar di riportare le cose a.C. (ante Covid).
Per quanto riguarda l’altro versante, quello dei collaboratori, i vantaggi sono innumerevoli: si evitano spostamenti inutili da e per l’ufficio (che per alcuni voleva dire ore di viaggio), ottimizzando così il tempo e le energie; si evitano trasferte che possono perfettamente essere gestite da videocall; pensate che prima ci si spostava in treno, macchina e aereo anche solo per incontrare un cliente per un confronto, quando oggi si può ottenere lo stesso risultato comodamente seduti in poltrona mediante Skype, Zoom o altra piattaforma di video riunioni, che permette di vedersi, dialogare e anche lavorare contemporaneamente sullo stesso documento. L’ambiente, il nostro portafogli e lo stress non possono che gioire di tutto ciò. Pensate che in Italia si è già affermata una evoluzione dello smart working, chiamata south working, cioè lavoro dal sud. Si è infatti constatato che molti professionisti del sud Italia che collaborano con studi legali del nord Italia hanno lavorato efficacemente anche durante il periodo del lockdown direttamente dalle proprie abitazioni, dove erano tornati per i mesi di blocco delle udienze. Ciò ha fatto pensare ad aziende e studi che si potesse immaginare una collaborazione a distanza, che comprendesse momenti in presenza presso lo studio, laddove necessario, e periodo di lavoro a distanza. Di tutto ciò ne hanno beneficiato entrambi, in termini di risparmio di tempi, di stress, di risorse economiche.
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Limiti allo smart working legale
Va da sé che non tutte le attività possono essere svolte a distanza e che la necessità di fare squadra, di condividere esperienze resta intatta. Il praticante, per esempio, deve necessariamente avere contatti con il suo mentore, altrimenti verrebbe a mancare tutto l’apprendimento attraverso l’esperienza e il modeling.
Stesso discorso vale per alcune figure di studio, come personale di segreteria, che solo in parte può svolgere la propria attività da remoto, necessitando di vivere un certo ambiente per entrare nelle sue dinamiche e poter così offrire prestazioni adeguate. Stesso discorso per i legali che sono focalizzati su alcune aree tematiche come il penale, per esempio, piuttosto che le attività giudiziali: in questi casi la presenza fisica è indispensabile o altamente consigliata per poter esercitare la professione. Empatia, capacità di cogliere le sfumature della relazione, intuito e relazione sono e restano fattori determinanti per la professione.
L’avvocato d’affari, invece, che si occupa principalmente di consulenza, può operare decisamente con maggiori margini di autonomia e quindi a distanza, restando sempre opportuno e utile la relazione personale per tutto ciò che riguarda empatia e comprensione delle dinamiche dentro cui si inserisce la consulenza legale: organizzazione dell’azienda cliente, relazione tra i manager, valori e vision del cliente.
Conclusioni
Lo smart working, in definitiva, possiamo affermare che rappresenti decisamente una evoluzione dell’organizzazione anche della professione legale. La tecnologia oggi permette tutto questo e offre strumenti per migliorare la qualità di vita e di lavoro delle persone, nelle aziende come negli studi. Voler dunque demonizzare lo smart working per la professione, o al contrario, voler vedere in esso la soluzione a tutti i mali è un errore. Anche lo studio può e deve apprendere nuovi modelli organizzativi, nuovi tempi e luoghi della professione, perché un periodo storico è terminato e uno nuovo si sta aprendo e questo è un dato inconfutabile. Come ogni cambiamento, porta con sé disagi, paure, ma anche prospettive e speranze. Passare dal bianco al nero non ha senso e l’equilibrio, il buon senso, l’apertura mentale devono essere i criteri organizzatori della futura organizzazione. Alla base di tutto ciò ci deve essere un cambio di mentalità per l’avvocato: lo studio individuale di un tempo sta finendo, sostituito dallo studio-impresa, dove si fa team, si lavora in rete e ci si organizza tecnologicamente per poter erogare la prestazione in ogni dove e con flessibilità. Questo richiederà il mercato del futuro e questo lo studio legale deve essere pronto ad offrire. Irrigidirsi non ha senso, così come fare polemica; i tempi cambiano e così come oggi non usiamo più la carrozza con i cavalli per andare dai clienti, come facevano i legali di metà ottocento, allo stesso modo in futuro avremo team di avvocati, studi multidisciplinari che offriranno prestazioni “tutte intorno a te” per l’azienda cliente; prestazioni veloci, di qualità, fruibili, multidisciplinari, specialistiche. Tra vent’anni si chiederanno com’era possibile fare l’avvocato negli anni ’90 senza cellulare, senza sito web, senza collaborazioni in rete, banche dati aggiornate quotidianamente e l’agenda elettronica in tasca.
Ultimo passaggio di mentalità riguarderà la relazione tra i professionisti: tra soci, bisognerà considerare il cliente dello studio e non più mio o tuo e tra capi e collaboratori non ci sarà più la logica del controllo e dl lavoro a tempo, ma del risultato.
Insomma, ci aspetta un bel futuro se sapremo interpretarlo nel migliore dei modi e cogliere tutte le opportunità che offre, dallo smart working in poi.
